Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Comment régler un litige avec un avocat ?

Vérifié le 01 janvier 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Le règlement d'un conflit entre un justiciable et son avocat diffère suivant l'objet du conflit (litige sur les frais, faute déontologique...).

Tout replier

Tout déplier

Frais de l'avocat

Le litige sur les frais d'un avocat peut porter sur les honoraires (rémunération fixée librement) et/ou les émoluments, frais et débours (encadrés par la loi).

Honoraires

Si vous contestez les honoraires d'un avocat, vous devez introduire une procédure de taxation d'honoraires auprès du bâtonnier de l'ordre auquel est rattaché cet avocat. Mais vous pouvez aussi saisir au préalable le médiateur de la consommation de la profession d'avocat.

•   Saisir le médiateur de la consommation de la profession d'avocat

  Le rôle du médiateur de la consommation de la profession d'avocat est de vous aider, de manière neutre et impartiale, à trouver un accord amiable avec l'avocat.

  Avant de saisir le médiateur, vous devez formuler au préalable une réclamation écrite auprès de votre avocat, pour tenter de résoudre le conflit à l'amiable. En cas d'échec de cette démarche, vous pouvez saisir le médiateur de la consommation de la profession d'avocat, mais vous devez le faire dans un délai maximum d'un an. La saisine peut se faire en ligne, ou par simple courrier postal.

  Une fois saisi, le médiateur vérifie d'abord si vous remplissez les conditions requises pour qu'il puisse exercer sa mission. Ensuite, il informe les parties en conflit de sa saisine et sollicite leur adhésion à la médiation. Si les parties en conflit sont d'accord, le médiateur recherche une solution qu'il soumet à leur approbation. L'approbation de l'accord par les parties met fin au conflit.

  Lorsque le médiateur considère que les conditions ne sont pas réunies pour qu'il puisse intervenir, ou que l'avocat avec qui vous êtes en conflit refuse de prendre part au processus de médiation ou d'approuver l'accord proposé, vous avez la possibilité de saisir le bâtonnier de l'ordre des avocats dont il relève.

  Modèle de document
  Saisir le médiateur ou le bâtonnier pour contester les honoraires de son avocat

  Permet d'exercer un recours devant le médiateur de la profession d'avocat ou devant le bâtonnier de l'ordre des avocats du barreau au sein duquel votre avocat est inscrit.

  Accéder au modèle de document  

  Institut national de la consommation (INC)

•   Saisir le bâtonnier de l'ordre des avocats

  En cas de saisine du bâtonnier, votre contestation doit obligatoirement être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise directement à l'ordre des avocats concerné, contre récépissé.

  Modèle de document
  Saisir le médiateur ou le bâtonnier pour contester les honoraires de son avocat

  Permet d'exercer un recours devant le médiateur de la profession d'avocat ou devant le bâtonnier de l'ordre des avocats du barreau au sein duquel votre avocat est inscrit.

  Accéder au modèle de document  

  Institut national de la consommation (INC)

  Où s’adresser ?

  Barreau des avocats

  Si le bâtonnier répond à la requête dans le délai de 4 mois de sa réception, son arbitrage peut faire l'objet (en cas de désaccord) d'un recours devant le 1er président de la Cour d'appel compétente dans le délai d'1 mois.

  Si le bâtonnier ne répond pas la requête, son silence ouvre au requérant le droit de saisir directement le 1er président de la Cour d'appel compétente dans le délai d'1 mois suivant l'échéance des 4 mois.

  Dans les 2 cas, le 1er président doit être saisi par par lettre recommandée avec accusé de réception.

  Où s’adresser ?

  Cour d'appel

Émoluments, droits et débours

La procédure à utiliser pour contester les émoluments, droits et débours de votre avocat diffère suivant que l'affaire pour laquelle vous avez eu recours à l'avocat a déjà fait l'objet d'une décision de justice ou pas.

•   Une décision de justice a été rendue

  Pour contester le coût de la prestation d'un avocat, une demande de vérification peut être déposée devant le secrétaire vérificateur du tribunal qui a jugé le litige. Le secrétaire vérificateur peut être le directeur des services de greffe judiciaire, voire un greffier.

  Vous devez apporter au tribunal compétent les pièces relatives aux frais demandés par votre avocat et que vous contestez. Vous pouvez aussi envoyer vos pièces par courrier.

  Après une éventuelle rectification du compte, le secrétaire vérificateur doit vous remettre un certificat de vérification. Celui-ci doit être notifié à l'avocat et peut faire l'objet de recours devant le président du tribunal.

•   Aucune décision de justice n'a été rendue

  Pour contester le coût de la prestation d'un avocat, une demande de vérification peut être déposée devant le secrétaire vérificateur du tribunal compétent pour juger l'affaire.

  Vous devez apporter à ce tribunal les pièces relatives aux frais contestés demandés par votre avocat. Vous pouvez aussi envoyer vos pièces par courrier.

  Si aucune décision de justice n'a été rendue, le secrétaire compétent est celui :

  • du tribunal judiciaire ou du tribunal de proximité pour les litiges inférieurs à 10 000 €,
  • ou du tribunal judiciaire dans les autres cas.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

  Après une éventuelle rectification du compte, le secrétaire vérificateur doit vous remettre un certificat de vérification. Celui-ci doit être notifié à l'avocat et peut faire l'objet de recours devant le président du tribunal.

Changement d'avocat

Vous êtes libre de changer d'avocat à tout moment de la procédure. Vous devrez néanmoins lui payer les frais déjà dus.

Votre ancien avocat devra également vous restituer votre dossier.

En cas de litige sur la restitution de pièces, vous devez saisir le bâtonnier de l'ordre des avocats par lettre

• recommandée avec demande d'avis de réception
• ou remise contre récépissé.

Le bâtonnier compétent est celui du barreau où est inscrit l'avocat concerné.

Où s’adresser ?

Barreau des avocats

Autres cas de litiges (retards, absence à l'audience...)

Vous pouvez rencontrer d'autres difficultés avec votre avocat : retards inexpliqués, absence de réponse à des correspondances, refus répétés de rendez-vous, absence de l'avocat à l'audience, renvois d'audience inexpliqués, absence d'explications, absence de compte-rendu, etc.

Dans ce cas, vous pouvez saisir le bâtonnier de l'ordre auquel appartient l'avocat en cause. Vous pouvez lui remettre un simple courrier expliquant le litige.

Où s’adresser ?

Barreau des avocats

Textes de référence

• Loi n°71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques

  Rôle du barreau des avocats

• Décret n°91-1197 du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat 

  Litiges sur les frais : articles 174 à 179

• Décret n°2005-790 du 12 juillet 2005 relatif aux règles de déontologie de la profession d'avocat

  Restitution du dossier

Services en ligne et formulaires

• Saisir le médiateur ou le bâtonnier pour contester les honoraires de son avocat

  Modèle de document

Questions ? Réponses !

• Un avocat peut-il exiger de l'argent d'un bénéficiaire d'aide juridictionnelle ?

• Comment sont fixés les honoraires d'un avocat ?

• Un avocat peut-il prendre un pourcentage sur l'argent gagné grâce à un procès ?

Et aussi

• Avocat

  Justice

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