Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Prestation de compensation du handicap (PCH)

Vérifié le 04 septembre 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

La prestation de compensation du handicap (PCH) est une aide financière versée par le département. Elle permet de rembourser les dépenses liées à votre perte d'autonomie.

La PCH comprend 5 formes d'aides (humaine, technique, aménagement du logement ou transport, aide spécifique ou exceptionnelle, animalière).

Son attribution dépend de votre degré d'autonomie, de votre âge, de vos ressources et de votre résidence.

Nous vous présentons les informations à connaître.

La PCH est une aide financière versée par les services du département.

Elle permet de financer certaines dépenses liées à votre handicap (par exemple, aménagement de votre logement ou véhicule, recours à une tierce personne pour vous aider dans les actes de la vie quotidienne).

C'est une aide personnalisée qui est adaptée à vos besoins.

Pour toucher la PCH, vous devez respecter des conditions de perte d'autonomie, d'âge, de ressources et de résidence.

Autonomie

Vous devez être dans l'une des situations suivantes :

  • Vous rencontrez une difficulté absolue pour la réalisation d'une activité importante du quotidien parmi un référentiel d'activités (par exemple, se laver). La difficulté est qualifiée d'absolue si vous ne pouvez pas du tout réaliser l'activité.
  • Vous rencontrez une difficulté grave pour la réalisation d'au moins 2 activités importantes du quotidien parmi un référentiel d'activités (par exemple, se laver et marcher). La difficulté à accomplir ces activités est qualifiée de grave si vous pouvez difficilement réaliser ces activités.

Âge

  • Vous devez avoir moins de 60 ans pour demander la PCH.

    Vous pouvez toutefois demander la PCH au-delà de 60 ans et sans limite d'âge si vous remplissiez déjà les conditions d'attribution avant 60 ans ou si vous continuez à travailler.

  • Vous pouvez bénéficier de la PCH si votre enfant a moins de 20 ans et si vous percevez l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé (AEEH).

Ressources

La PCH est attribuée sans condition de ressources. Toutefois, vos ressources sont prises en compte pour déterminer le taux de prise en charge de vos dépenses pour compenser votre situation de handicap.

Ainsi, vos dépenses sont prises en charge à 100 % de leur tarif si vos ressources annuelles sont inférieures ou égales à 29 061,72 €, ou 80 % si elles sont supérieures.

Résidence

Vous pouvez toucher la PCH si vous vivez à votre domicile ou en établissement.

  À savoir

si vous êtes sans domicile stable, vous devez faire une démarche de domiciliation pour pouvoir obtenir la PCH.

  • Pour toucher la PCH, vous devez résider en France.

    Si vous êtes étranger, vous devez résider en France depuis au moins 3 mois. Cette condition de 3 mois n'est pas exigée si vous êtes étudiant ou en formation professionnelle.

    Vous devez également avoir un titre de séjour en cours de validité.

  • Vous pouvez obtenir la PCH si vous êtes hébergé en établissement social ou médico-social ou hospitalisé en établissement de santé.

    Si vous n'avez pas pu obtenir un établissement en France et que vous êtes hébergé dans un établissement situé en Belgique, Luxembourg, Allemagne, Suisse, Italie ou Espagne, vous pouvez également toucher la PCH.

    C'est la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH) qui doit décider de votre hébergement dans l'un de ces pays.

    Votre séjour doit être d'une durée comprise entre 1 et 5 ans et donner lieu à une prise en charge par l'Assurance maladie ou par l'aide sociale du département.

    La demande de PCH se fait alors avant votre départ de France.

La CDAPH se réunit ensuite pour se prononcer sur votre demande de PCH.

Sa réponse intervient généralement dans un délai de 4 mois à partir de la date de dépôt de votre demande.

En l'absence de réponse au-delà de 4 mois, la demande est considérée comme rejetée.

La PCH comprend 5 formes d'aides :

  • Humaine
  • Technique
  • Aménagement du logement ou du véhicule, ou surcoûts liés aux transport
  • Charges spécifiques ou exceptionnelles liées au handicap
  • Animalière

Aide humaine

L'aide humaine sert à couvrir l'intervention d'une tierce personne, assurée par un aidant familial (membre de la famille qui n'est pas salarié pour cette aide), un salarié ou un service prestataire d'aide à domicile.

Taux de prise en charge de l'aide humaine

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2023 l'aide humaine peut être attribuée si vous éprouvez des difficulés telles que :

  • Gérer votre stress face à l'imprévu
  • Gérer les interactions sociales
  • Planifier, organiser, entamer, exécuter et gérer le temps d'activités habituelles ou inhabituelles
  • Effectuer des tâches multiples de la vie quotidienne, comme préparer un repas ou se rendre à un rendez-vous médical

Vous pouvez également être accompagné dans les transports.

Le temps d'aide humaine peut atteindre 3 heures par jour. Il est attribué sous la forme de crédit temps capitalisé sur une durée de 12 mois. Ce temps consiste à vous accompagner dans la réalisation de ses activités, sans les réaliser à votre place.

L'aide humaine comprend également la possibilité de rémunérer une personne pour vous aider dans les actes quotidiens pour élever votre enfant si vous êtes en situation de handicap.

Enfin, si vous êtes atteint de surdité supérieure à 70 décibels et que vous avez besoin d'un dispositif de communication nécessitant l'aide d'une personne, vous pouvez bénéficier d'une aide de 455,91 € par mois.

Si vous êtes atteint de cécité (vous avez une vision centrale nulle ou inférieure à 1/20 de la vision normale), vous pouvez bénéficier d'un forfait de 50 heures par mois, soit 759,85 € par mois.

  À savoir

depuis le 1 er janvier 2023, si vous êtes atteint des 2 déficiences (surdité et cécité) vous pouvez bénéficier d'un forfait d’aide humaine correspondant à un temps d’aide de 30, 50 ou 80 heures par mois.

Aide technique

L'aide technique est destinée à l'achat ou la location d'un matériel pour compenser votre situation de handicap (par exemple, fauteuil roulant).

Le niveau de remboursement diffère selon que l'aide figure ou non sur la liste des produits et prestations remboursables (LPPR) par la Sécurité sociale. Pour le savoir, il faut se renseigner auprès de votre caisse d'assurance maladie.

Taux de prise en charge de l'aide technique

Où s’adresser ?

Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM)

L'aide technique comprend également la possibilité de prendre en charge le matériel de puériculture (par exemple, table à langer, poussette) pour votre enfant dès sa naissance et à son 3e et 6e anniversaire.

Aide à l'aménagement du logement

L'aide à l'aménagement du logement est destinée à prendre en charge une partie des travaux de votre logement pour compenser votre situation de handicap.

Si vous êtes hébergé, les travaux d'aménagement du domicile de la personne qui vous héberge peuvent également être pris en charge. Pour cela, vous devez être dans l'une des istuations suivantes :

  • Vous résidez chez un ascendant, descendant ou un collatéral jusqu'au 4e degré
  • Vous résidez chez un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu'au 4e degré de votre conjoint, concubin ou partenaire de Pacs

Les frais de déménagement peuvent également être pris en charge.

  • Aménagement du logement
  • En cas de nécessité de déménagement
Taux de prise en charge de l'aménagement du logement

Lorsque l'aménagement du logement est impossible ou trop coûteux et que vous faites le choix de déménager dans un logement répondant aux normes d'accessibilité, les frais peuvent être pris en charge. Cette prise en charge est d'au maximum 3 000 € par période de 10 ans.

Aide au transport 

L'aide comprend l'aménagement de votre véhicule et les surcoûts liés aux trajets.

Pour en bénéficier, il faut être titulaire du permis portant la mention restrictive d'un poste de conduite adapté.

Les surcoûts liés aux trajets peuvent également être pris en charge lorsqu'il s'agit de l'un ou l'autre cas :

  • Transports réguliers, fréquents ou correspondants à un départ annuel en congés
  • Déplacements entre votre domicile et l'établissement médico-social dès lors qu'ils sont effectués par un tiers ou lorsque la distance aller-retour est supérieure à 50 km
Taux de prise en charge de l'aide au transport

Aides spécifiques ou exceptionnelles

Les charges spécifiques sont des dépenses permanentes et prévisibles liées au handicap et non prises en compte par un des autres éléments de la PCH. Il peut s'agir par exemple des frais d'entretien d'un fauteuil roulant.

Les charges exceptionnelles sont des dépenses ponctuelles liées au handicap et non prises en compte par un des autres éléments de la PCH. Il peut s'agir, par exemple, de frais de réparations d'un lit médicalisé.

Taux de prise en charge de l'aide spécifique ou exceptionnelle

Aide animalière

L'aide animalière est destinée à l'acquisition et à l'entretien d'un animal (par exemple, chien d'aveugle). Dans ce cas, l'animal doit avoir été éduqué par des éducateurs qualifiés.

Le remboursement peut aller jusqu'à 100 % des frais en cas de prise en charge à taux plein (80 % à taux partiel) dans la limite de 6 000 € par période de 10 ans.

La PCH est attribuée à vie si votre état de santé ne peut pas s'améliorer.

Sinon, elle est attribuée pour 10 ans maximum.

Les sommes qui vous sont versées n'ont pas à être remboursées par vos héritiers à votre décès.

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