Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Vie en prison : règles de sécurité, activités, liens avec l'extérieur
Vérifié le 31 décembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Les droits et devoirs de la personne détenue sont fixés par le règlement de la prison. Le détenu a notamment un droit de visite et de correspondance. Il peut également téléphoner vers l'extérieur. Ces droits peuvent être restreints si le détenu est en détention provisoire. La personne condamnée et la personne en détention provisoire peuvent faire un recours en justice si elles s'estiment victimes de mauvaises conditions de détention.
Condamné
Détenu provisoire
Dans chaque prison, un règlement intérieur détermine les droits et devoirs des détenus. Il est mis à leur disposition à la médiathèque de l’établissement.
Les principales dispositions du règlement sont reprises dans le guide des droits et devoirs de la personne détenue remis dès l'arrivée. Si le détenu ne sait pas lire, le règlement intérieur doit lui être lu dans sa langue d'origine avec au besoin l'aide d'un interprète.
Les fouilles intégrales des personnes détenues ne doivent être effectuées que si les fouilles par palpation ou l'utilisation des moyens de détection électronique sont insuffisantes.
Il ne doit pas y avoir d'investigations corporelles internes, sauf si elles sont justifiées par un impératif spécialement motivé. Dans ce cas, il faut faire appel à un médecin externe à la prison, désigné par l'autorité judiciaire.
Fouille intégrale d'entrée
Pour des raisons de sécurité, les détenus qui accèdent à l'établissement pénitentiaire sont systématiquement soumises à une fouille intégrale. Exception faite de ceux qui étaient restés sous la surveillance constante des agents pénitentiaires ou des forces de l'ordre.
Fouille intégrale justifiée par le comportement du détenu
Le comportement d'un détenu peut justifier que des fouilles intégrales lui soit appliquées dans l'un des cas suivants :
Le détenu est soupçonné d'avoir commis une infraction en prison
Le détenu a un comportement qui fait courir des risques à la sécurité des personnes et au maintien du bon ordre dans l'établissement
Les fouilles ne doivent pas être permanentes et systématiques, mais adaptées à la personnalité du détenu et à l'objectif de sécurité de l'établissement.
Elles peuvent néanmoins être réalisées de façon systématique lorsque les nécessités de l'ordre public et les contraintes du service public pénitentiaire l'imposent. Dans ce cas, le chef d'établissement doit prendre une décision pour une durée maximale de 3 mois renouvelable après un nouvel examen de la situation de la personne détenue.
Fouille intégrale justifiée par l'entrée d'objets interdits
Les fouilles intégrales peuvent être effectuées sur les détenus qui ne sont pas personnellement mis en cause, lorsqu'il existe des raisons sérieuses de soupçonner l'introduction au sein de l'établissement pénitentiaire :
d'objets ou de substances interdits
ou d'objet constituant une menace pour la sécurité des personnes ou des biens.
Ces fouilles doivent être strictement nécessaires et proportionnées. Elles doivent être spécialement motivées et faire l'objet d'un rapport circonstancié transmis au procureur de la République territorialement compétent et à la direction de l'administration pénitentiaire.
Une personne incarcérée a droit au maintien de ses liens familiaux. Le fait de recevoir des visites de personnes extérieures à la prison lui permet de bénéficier de ce droit.
Droit de visite
Toute personne condamnée a le droit de recevoir des visites
de sa famille au sens large (époux ou concubin, enfants, parents, frères et sœurs, etc...)
ou de son tuteur
au moins une fois par semaine.
D'autres visites peuvent être autorisées si elles paraissent contribuer à sa réinsertion.
Par exemple, un visiteur de prison, des amis ou des personnes qui soutiennent la personne détenue.
Toute personne rendant visite à un détenu doit obtenir un permis de visite.
La demande de permis de visite peut être faite en ligne ou par écrit.
La demande peut se faire en ligne pour certains établissements pénitentiaires, et par courrier pour tous les établissements.
En ligne
Par écrit
La demande se fait via le service en ligne suivant :
Service en ligne Demande en ligne de permis de visite ou de parloir
Le chef d'établissement peut refuser de délivrer un permis de visite à un membre de la famille de la personne détenue pour des raisons d'ordre et de sécurité ou tenant à la prévention des infractions.
Pour les personnes n'appartenant pas à la famille de la personne détenue, l'octroi d'un permis de visite peut être refusé pour les mêmes motifs. Mais également s'il apparaît que les visites font obstacle à la réinsertion de la personne condamnée.
Si la personne condamnée est hospitalisée, les permis doivent être délivrés par le préfet.
La décision est notifiée à la personne ayant fait la demande de permis.
Un mineur de moins de 16 ans qui rend visite à quelqu'un en prison doit avoir l’autorisation d'un titulaire de l'autorité parentale. Il doit être accompagné d’une personne majeure, elle-même titulaire d’un permis de visite.
Le mineur de plus de 16 ans peut venir sans accompagnateur si les titulaires de l'autorité parentale ont donné leur accord écrit et si la visite concerne son père ou sa mère.
Déroulement de la visite
Les personnes condamnées peuvent être visitées au moins une fois par semaine.
Le permis de visite est soit permanent, soit valable pour un nombre limité de visites.
Dans tous les cas, le permis précise les éventuelles mesures particulières applicables (parloir avec dispositif de séparation entre la personne détenue et le visiteur par exemple).
Les visites se déroulent généralement en parloir sans dispositif de séparation.
Le visiteur est contrôlé (pièce d’identité, détecteur de métaux) et doit déposer ses effets personnels dans une consigne. Il peut apporter certains objets (linge, livres….) dont la liste est à demander à l’établissement.
Pendant la visite, le surveillant n'est pas tenu d'être physiquement présent, mais doit pouvoir entendre les conversations.
Le visiteur doit parler en français ou dans une langue que le surveillant peut comprendre. Sinon, une autorisation écrite préalable est exigée de la part du directeur de la prison. La demande doit être faite en même temps que le permis de visite.
Les visites peuvent également se dérouler sans surveillance continue et directe de l'administration pénitentiaire lorsqu'elles ont lieu dans le cadre de parloirs familiaux (d'une durée de 6 heures au plus en journée) ou d'unités de vie familiales (d'une durée de 72 heures au plus).
Tout incident mettant en cause un visiteur peut entraîner la suspension ou le retrait du permis de visite.
À savoir
lorsque des personnes autres que les détenus sont suspectées d'avoir commis près de la prison des délits pouvant compromettre la sécurité de l'établissement, des agents spécialement habilités peuvent contrôler leur identité. Ces agents peuvent aussi procéder à la palpation des personnes concernées et, si elles sont d'accord, à leur fouille. En cas d'opposition au contrôle d'identité, les agents peuvent user de la force pour retenir les personnes dans l'attente de l'arrivée des forces de l'ordre.
À son arrivée, un kit courrier est remis au détenu (papier, enveloppe, timbre et crayon).
Le détenu est autorisé à écrire tous les jours et sans limitation à toute personne de son choix et à recevoir des lettres de toute personne, sous réserve de dispositions différentes prises par le juge.
La correspondance du détenu avec sa famille ne peut pas être interdite.
La correspondance peut être traduite et contrôlée par le chef d'établissement.
Le courrier reste confidentiel quand il est destiné à certaines personnes : avocat, directeur interrégional des services pénitentiaires, contrôleur général des lieux de privation de liberté, aumônier de l'établissement, autorités administratives et judiciaires.
Autorisation de téléphoner
L'accès au téléphone est fixé par le règlement de l'établissement.
Les personnes détenues peuvent passer gratuitement un appel dans les premières heures de leur détention. elles peuvent appeler gratuitement la Croix Rouge Ecoute Détenu (Cred) et l'Association réflexion action prison justice (Arapej).
Les personnes détenues sont autorisées à appeler, à leurs frais, leurs familles, leurs proches (titulaires ou non d'un permis de visite) ainsi que leur avocat. Le chef d'établissement peut, sur décision motivée, refuser ou retirer cette autorisation. Les personnes condamnées peuvent être autorisées à téléphoner à d'autres personnes en vue de la préparation de leur réinsertion sociale.
La détention et l'utilisation de téléphones portables est interdite.
Contrôle des appels
Les conversations téléphoniques, à l'exception de celles avec les avocats, le contrôleur général des lieux de privation de liberté, la Cred et l'Arapej, peuvent, sous la responsabilité du chef de l'établissement :
être écoutées,
être enregistrées,
et être interrompues par le personnel de surveillance désigné.
À savoir
les cellules des détenus peuvent aussi être sonorisées afin de permettre l'écoute des conversations, si cela est nécessaire pour prévenir les évasions et assurer la sécurité et le bon ordre dans la prison.
La personne détenue peut recevoir de l'argent en prison. Elle peut aussi et envoyer de l'argent depuis la prison.
En cas d'évasion d'un détenu, son argent est utilisé pour l'indemnisation des victimes ou versé au Trésor public.
Réception d'argent
La personne détenue peut recevoir en prison de l'argent de ses proches.
L'envoi doit se faire par virement bancaire ou par mandat postal par les proches ayant un droit de visite ou par les proches autorisés par le directeur de la prison.
Le compte du détenu est crédité 2 à 4 jours ouvrés après le virement ou le mandat.
Ce délai est réduit si les virements sont réguliers.
Si vous souhaitez recevoir un virement d'un proche, vous devez lui envoyer les éléments suivants :
RIB de l'établissement pénitentiaire (à demander à la régie des comptes nominatifs de la prison)
Votre numéro d'écrou
Votre identité (nom et prénom)
Le proche qui fait le virement doit indiquer dans la zone « facultative » ou « libre » du virement le motif de l'envoi.
Le virement sera rejeté par l'administration pénitentiaire s'il manque certaines des informations indiquées ci-dessus, ou s'il elles sont incomplètes, illisibles ou fausses.
En cas de rejet, le virement est renvoyé à celui qui l'a fait.
Pour tout complément d'information, vous pouvez contacter la régie des comptes nominatifs de la prison.
Attention :
la personne détenue peut être privée du droit de recevoir de l'argent par le juge chargé du dossier ou par le chef de la prison.
Envoi d'argent
La personne détenue peut envoyer de l'argent à des proches à l'extérieur de la prison. L'envoi doit se faire uniquement par virement bancaire.
La procédure d'envoi est expliquée à la personne détenue à son arrivée dans l'établissement.
Affectation de l'argent en cas d'évasion
Si une personne détenue s'évade, le régisseur des comptes nominatifs de la prison doit transférer son argent disponible à la justice, pour qu'il serve à l'indemnisation des victimes.
S'il reste un solde après l'indemnisation des victimes, le régisseur doit le verser au Trésor public.
Le solde transféré au Trésor public peut être reversé sur la part disponible du compte nominatif de la personne détenue, si elle est reprise.
Pour obtenir cette restitution, la personne détenue doit faire une demande auprès du directeur interrégional des services pénitentiaires du lieu de l'évasion.
Si la demande est acceptée, la décision est notifiée à la personne détenue et au régisseur. Ce dernier procèdera alors au reversement de la somme sur son compte nominatif.
En l'absence de reprise de la personne détenue évadée à la fin d'un délai d'1 an, le régisseur doit verser les sommes qui sont sur son compte nominatif au Trésor public. Il doit également remettre ses objets personnels à l'administration des Domaines.
À moins d'en être privé par mesure disciplinaire, tout détenu peut acheter divers objets ou denrées supplémentaires à la cantine. Les prix pratiqués à la cantine doivent être portés à la connaissance des détenus.
Les titulaires d'un permis de visite ou les personnes autorisées par le chef d'établissement peuvent envoyer de l'argent par virement bancaire. Ils doivent pour cela contacter la prison concernée et indiquer l'identité et le numéro d'écrou du détenu pour obtenir le numéro de compte du destinataire du virement.
Des mandats postaux peuvent être envoyés par les titulaires d'un permis de visite ou personnes autorisées par le chef d'établissement. Le mandat doit être envoyé par courrier à la prison en indiquant l'identité et le numéro d'écrou du détenu.
Les services de la prison se chargeront d'encaisser l'argent pour le détenu.
Attention :
il n'est pas possible de recevoir de l'argent liquide au parloir ou par courrier.
Médiathèque
Chaque établissement possède au moins une médiathèque dont l'accès direct et régulier doit être favorisé.
Les publications sont mises gratuitement à la disposition des personnes détenues.
Les détenus peuvent échanger entre eux échanges leurs livres personnels.
Activités sportives
Une programmation d'activités sportives est mise en œuvre dans chaque établissement.
Tout détenu doit pouvoir pratiquer les activités physiques et sportives parmi celles offertes par son établissement, sauf pour des raisons de sécurité, disciplinaires ou contre-indication médicale.
Participation du détenu
Tout détenu peut être associé à l'organisation et à l'animation d'activités sous le contrôle du service pénitentiaire d'insertion et de probation.
Dispositif
Les agents pénitentiaires nommément désignés peuvent être autorisés à porter des caméras individuelles dans les situations suivantes :
Exécution d'une mission en contact avec des détenus dangereux
Crainte d'incident ou d'évasion
Les agents peuvent utiliser les caméras pour filmer lorsqu'un incident se produit ou lorsqu'ils estiment qu'il y a un risque d'incident.
Agents concernés
Les agents désignés par le chef de la prison, le directeur interrégional des services pénitentiaires ou le directeur de l'administration pénitentiaire peuvent porter des caméras.
Exploitation des images
Les images peuvent être exploitées uniquement pour :
prévenir des incidents et des évasions,
constater des infractions et permettre la poursuite de leurs auteurs
et former des agents pénitentiaires.
Les enregistrements ne peuvent pas être consultés à distance en temps réel, mais seulement à la fin de l'intervention et après qu'elles ont été transférées sur un support informatique sécurisé.
Les seules personnes qui sont habilitées à visionner les images et à les transférer sont :
le chef de la prison, le directeur interrégional des services pénitentiaires et le directeur de l'administration pénitentiaire et leurs adjoints
et les agents pénitentiaires qu'ils ont désignés pour effectuer cette mission.
Les enregistrements peuvent être utilisés par les personnes suivantes, dans le cadre de leurs missions :
Officiers et agents de police judiciaire de la police nationale et de la gendarmerie nationale
Membres de l'inspection générale de la justice
Personnels du ministère de la justice en charge de traiter, pour le compte du ministère, les recours administratifs et les contentieux, lorsque ces recours et contentieux concernent des faits ayant donné lieu ou ayant pu donner lieu à un enregistrement
Personnels participant à l'exercice du pouvoir disciplinaire envers les agents
Personnes participant à l'exercice du pouvoir disciplinaire envers les détenus
Personnels chargés de la formation des agents et de l'élaboration des supports pédagogiques
La personne condamnée peut faire un recours en justice si elle considère qu'elle subit de mauvaises conditions de détention.
Juge compétent
Le juge compétent pour examiner le recours pour mauvaises conditions de détention est le juge de l'application des peines (JAP).
Le recours doit être présenté devant le JAP du tribunal judiciaire dont dépend la prison.
Pour les personnes condamnées pour des actes de terrorisme, le recours doit être présenté devant le JAP du tribunal judiciaire de Paris.
Comment saisir le juge compétent ?
Le recours se fait par une demande écrite signée par la personne détenue ou par son avocat.
La demande peut être déposée au greffe du tribunal judiciaire (sur place ou par lettre recommandée avec avis de réception) ou auprès du chef de la prison.
Examen de la recevabilité du recours
Le juge de l'application des peines doit d'abord se prononcer sur la recevabilité de la demande. Cela veut dire qu'il doit vérifier si le recours est introduit selon les règles et s'il peut être étudié.
Le juge dispose d'un délai de 10 jours calendaires à compter de la réception de la demande pour prendre sa décision.
Si le le juge de l'application des peines déclare la demande recevable, il prend une ordonnance de recevabilité. Il l'envoie sans délai au chef de la prison.
Le chef de la prison doit transmettre au JAP rapidement ses observations écrites et tous les éléments utiles à l'examen de la demande.
Il dispose d'un délai minimum de 3 jours ouvrables, mais il doit répondre au plus tard 10 jours calendaires après avoir reçu l'ordonnance du JAP.
L'ordonnance du JAP et les observations du chef de la prison sont envoyées à l'auteur du recours ou à son avocat. Ils doivent présenter leurs observations le plus rapidement possible.
Lorsque la personne détenue a demandé à être entendue et que sa requête a été déclarée recevable, le JAP doit l'entendre.
Le JAP informe l'auteur du recours et son avocat par tout moyen de la date et du lieu de l'audition.
Si le le juge de l'application des peines l'ordonnance déclare la demande irrecevable, il prend une ordonnance qui est notifiée sans délai au demandeur.
La décision du juge de l'application des peines peut faire l'objet d'un appel dans un délai de 10 jours à compter de sa notification.
L'appel peut être fait par une demande écrite et signée par l'auteur du recours ou par son avocat.
La demande doit être déposée au greffe de la juridiction qui a rendu la décision ou auprès du chef de la prison.
Examen du bien fondé du recours
Le JAP doit d'abord enquêter pour vérifier si les conditions de détention de l'auteur du recours sont contraires à la dignité humaine ou non.
Ensuite, il doit prendre sa décision dans les 10 jours calendaires qui suivent la date où il a pris l'ordonnance de recevabilité.
Si le JAP déclare le recours fondé, il doit indiquer les conditions de détention qui sont contraires à la dignité humaine et donner un délai au chef de la prison pour y remédier.
Le chef de la prison et l'administration pénitentiaire doivent prendre des mesures urgentes pour faire cesser les mauvaises conditions de détention. Ils doivent envoyer au JAP un rapport sur les mesures prises avant l'expiration du délai d'un mois.
Le JAP s'appuie sur le rapport pour vérifier si le directeur de la prison et l'administration pénitentiaire ont réussi à faire cesser les mauvaises conditions ou non.
Si le problème persiste, le JAP peut prendre une des mesures suivantes :
Transfèrement de la personne détenue vers une autre prison proposée par l'administration
Mesure de semi-liberté
Remise en liberté immédiate (si nécessaire avec des aménagements)
À savoir
le transfèrement vers une autre prison doit prendre en compte la vie privée et familiale de la personne détenue.
La décision du juge de l'application des peines peut faire l'objet d'un appel.
La personne détenue peut faire appel elle-même ou via son avocat, mais le procureur de la République peut aussi faire appel.
L'appel se fait par une demande écrite déposée au greffe du tribunal qui a pris la décision ou auprès du chef de la prison.
Le JAP doit prendre une décision 10 jours calendaires après l'expiration du délai d'un mois.
Le JAP peut prendre une des mesures suivantes :
Transfèrement de la personne détenue vers une autre prison proposée par l'administration
Mesure de semi-liberté
Remise en liberté immédiate (si nécessaire avec des aménagements)
À savoir
le transfèrement vers une autre prison doit prendre en compte la vie privée et familiale de la personne détenue.
La décision du juge de l'application des peines peut faire l'objet d'un appel.
L'appel doit être effectué dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la notification de la décision.
La personne détenue peut faire appel elle-même ou via son avocat, mais le procureur de la République peut aussi faire appel.
L'appel se fait par une demande écrite déposée au greffe du tribunal qui a pris la décision ou auprès du chef de la prison.
Si le le juge de l'application des peines l'ordonnance déclare la demande non fondée, il prend une ordonnance qui est notifiée sans délai au demandeur.
La décision du juge de l'application des peines peut faire l'objet d'un appel dans un délai de 10 jours calendaires à compter de sa notification.
L'appel peut être fait par une demande écrite et signée par l'auteur du recours ou par son avocat.
La demande doit être déposée au greffe de la juridiction qui a rendu la décision ou auprès du chef de la prison.
Une personne en détention provisoire (lors d'une information judiciaire) peut voir ses droits restreints par le juge d'instruction (courriers, appels....).
Dans chaque prison, un règlement intérieur détermine les droits et devoirs des détenus. Il est mis à leur disposition à la médiathèque de l’établissement.
Les principales dispositions sont reprises dans un guide des droits et devoirs de la personne détenue remis dès l'arrivée. Si le détenu ne sait pas lire le français, le règlement intérieur doit lui être lu dans sa langue d'origine avec au besoin l'aide d'un interprète.
Les fouilles intégrales des personnes détenues ne doivent être effectuées que si les fouilles par palpation ou l'utilisation des moyens de détection électronique sont insuffisantes.
Il ne doit pas y avoir d'investigations corporelles internes, sauf si elles sont justifiées par un impératif spécialement motivé. Dans ce cas, il faut faire appel à un médecin externe à la prison, désigné par l'autorité judiciaire.
Fouille intégrale d'entrée
Pour des raisons de sécurité, les détenus qui accèdent à l'établissement pénitentiaire sont systématiquement soumises à une fouille intégrale. Exception faite de ceux qui étaient restés sous la surveillance constante des agents pénitentiaires ou des forces de l'ordre.
Fouille intégrale justifiée par le comportement du détenu
Le comportement d'un détenu peut justifier que des fouilles intégrales lui soit appliquées dans l'un des cas suivants :
Le détenu est soupçonné d'avoir commis une infraction en prison
Le détenu a un comportement qui fait courir des risques à la sécurité des personnes et au maintien du bon ordre dans l'établissement.
Les fouilles ne doivent pas être permanentes et systématiques, mais adaptées à la personnalité du détenu et à l'objectif de sécurité de l'établissement.
Elles peuvent néanmoins être réalisées de façon systématique lorsque les nécessités de l'ordre public et les contraintes du service public pénitentiaire l'imposent. Dans ce cas, le chef d'établissement doit prendre une décision pour une durée maximale de trois mois renouvelable après un nouvel examen de la situation de la personne détenue.
Fouille intégrale justifiée par l'entrée d'objets interdits
Les fouilles intégrales peuvent être effectuées sur les détenus qui ne sont pas personnellement mis en cause, lorsqu'il existe des raisons sérieuses de soupçonner l'introduction au sein de l'établissement pénitentiaire :
d'objets ou de substances interdits
ou d'objet constituant une menace pour la sécurité des personnes ou des biens.
Ces fouilles doivent être strictement nécessaires et proportionnées. Elles doivent être spécialement motivées et faire l'objet d'un rapport circonstancié transmis au procureur de la République territorialement compétent et à la direction de l'administration pénitentiaire.
Une personne incarcérée a droit au maintien de ses liens familiaux. Le fait de recevoir des visites de personnes extérieures à la prison lui permet de bénéficier de ce droit.
Droit de visite
La personne détenue est en droit de recevoir des visites, au moins 3 fois par semaine.
Toutefois, le juge d'instruction peut prendre à son encontre une mesure d'interdiction de communiquer avec l'extérieur. Dans ce cas, les visites sont interdites, même pour la famille, mais il y a une exception pour l'avocat qui peut continuer à rencontrer le détenu.
Demande de permis de visite
Toute personne rendant visite à un détenu doit obtenir un permis de visite. Pour l'obtenir, il convient de remplir le formulaire cerfa n°13960*02.
La demande doit être envoyée par courrier au juge d'instruction chargé de l'affaire, avec les documents suivants :
Formulaire rempli
Pièce justificative de sa parenté ou de sa situation
Photocopie d'une pièce d'identité
2 photos de moins de 3 mois,
Enveloppe affranchie au tarif en vigueur avec vos noms et adresse
La décision du juge d'instruction est notifiée à la personne qui a fait la demande de permis. À l'expiration d'un délai d'un mois à compter du placement en détention, en cas de refus, le juge d'instruction rend une décision motivée qui peut fait l'objet d'un recours devant le président de la chambre de l'instruction.
Un mineur de moins de 16 ans qui rend visite à quelqu'un en prison doit avoir l’autorisation d'un titulaire de l'autorité parentale. Il doit être accompagné d’une personne majeure, elle-même titulaire d’un permis de visite.
Le mineur de plus de 16 ans peut venir sans accompagnateur si les titulaires de l'autorité parentale ont donné leur accord écrit et si la visite concerne son père ou sa mère.
Les permis sont délivrés
de façon permanente (jusqu'à la condamnation définitive)
ou pour un nombre limité de visites.
Déroulement de la visite
Les visites se déroulent généralement en parloir sans dispositif de séparation.
Le visiteur est contrôlé (pièce d’identité, détecteur de métaux) et doit déposer ses effets personnels dans une consigne. Il peut apporter certains objets (linge, livres….) dont la liste est à demander à l’établissement.
Pendant la visite, le surveillant n'est pas tenu d'être physiquement présent, mais doit pouvoir entendre les conversations.
Le visiteur doit parler en français ou dans une langue que le surveillant peut comprendre. Sinon, une autorisation écrite préalable est exigée de la part du juge d'instruction. La demande doit être faite en même temps que le permis de visite.
Les visites peuvent également se dérouler sans surveillance continue et directe de l'administration pénitentiaire lorsqu'elles ont lieu dans le cadre
de parloirs familiaux (d'une durée de 6 heures au plus en journée)
ou d'unités de vie familiales (d'une durée de 72 heures au plus).
Tout incident mettant en cause un visiteur peut entraîner la suspension ou le retrait du permis de visite.
À savoir
lorsque des personnes autres que les détenus sont suspectées d'avoir commis près de la prison des délits pouvant compromettre la sécurité de l'établissement, des agents spécialement habilités peuvent contrôler leur identité. Ces agents peuvent aussi procéder à la palpation des personnes concernées et, si elles sont d'accord, à leur fouille. En cas d'opposition au contrôle d'identité, les agents peuvent user de la force pour retenir les personnes dans l'attente de l'arrivée des forces de l'ordre.
Droit de visite du bâtonnier
Le bâtonnier des avocats ou son délégué spécialement désigné au sein du conseil de l'ordre sont autorisés à visiter à tout moment les lieux de privation de liberté :
Locaux de garde à vue (commissariat, gendarmerie)
Locaux de retenue douanière
Lieux de rétention administrative (centre de rétention des étrangers illégaux),
Zones d'attente (aéroport, port ...)
À son arrivée en prison, le détenu reçoit un kit courrier (papier, enveloppe, timbre et crayon).
Il est autorisé à écrire tous les jours et sans limitation à toute personne de son choix et à recevoir des lettres de toute personne.
La correspondance peut être traduite et contrôlée par le chef d'établissement. Le courrier reste confidentiel quand il est destiné à certaines personnes : avocat, directeur interrégional des services pénitentiaires, contrôleur général des lieux de privation de liberté, aumônier de l'établissement...
Le juge d'instruction, le procureur de la République ou le procureur général peuvent toutefois prononcer une interdiction de communiquer de façon générale avec l'extérieur, pour 20 jours maximum, ou s'opposer à la communication écrite avec un ou plusieurs destinataires nommément désignés.
Cette interdiction ne s'applique pas aux courriers envoyés par la personne détenue à son avocat.
La décision doit être motivée et notifiée par tout moyen et sans délai à la personne qui en fait l'objet.
Elle peut faire l'objet d'un recours écrit auprès du président de la chambre de l'instruction, qui doit statuer dans un délai d'un mois, par une décision écrite et motivée, mais non susceptible de recours.
Autorisation de téléphoner
L'accès au téléphone est fixé par le règlement de l'établissement.
Les personnes détenues peuvent passer gratuitement un appel dans les premières heures de leur détention. Elles peuvent appeler gratuitement la Croix-Rouge Écoute Détenu (Cred) et l'Association réflexion action prison et justice (Arapej).
Les personnes détenues peuvent téléphoner, à leur frais, aux membres de leur famille et à d’autres personnes pour préparer leur défense ou leur réinsertion sociale.
Les appels doivent être passés depuis les téléphones de la prison. Les téléphones portables sont interdits.
Le juge d'instruction peut toutefois prononcer une interdiction de communiquer avec l'extérieur pour 20 jours maximum. Cette interdiction ne s'applique pas aux appels de la personne détenue à son avocat. Ensuite, le juge d'instruction peut refuser, suspendre ou retirer l'autorisation de téléphoner par une décision motivée, susceptible de recours.
Contrôle des appels
Les conversations téléphoniques, à l'exception de celles avec les avocats, le contrôleur général des lieux de privation de liberté, la Cred et l'Arapej, peuvent être :
Écoutées,
Enregistrées,
Et interrompues par les surveillants
À savoir
les cellules des détenus peuvent aussi être sonorisées afin de permettre l'écoute des conversations, si cela est nécessaire pour prévenir les évasions et assurer la sécurité et le bon ordre dans la prison.
La personne détenue peut recevoir de l'argent en prison. Elle peut aussi et envoyer de l'argent depuis la prison.
Réception d'argent
La personne détenue peut recevoir en prison de l'argent de ses proches.
L'envoi doit se faire uniquement par virement bancaire. Le compte du détenu est crédité 2 à 4 jours ouvrés après le virement. Ce délai est réduit si les virements sont réguliers.
Si vous souhaitez recevoir un virement d'un proche, vous devez lui envoyer les éléments suivants :
RIB de l'établissement pénitentiaire (à demander à la régie des comptes nominatifs de la prison)
Votre numéro d'écrou
Votre identité (nom et prénom)
Le proche qui fait le virement doit indiquer dans la zone « facultative » ou « libre » du virement le motif de l'envoi.
Le virement sera rejeté par l'administration pénitentiaire s'il manque certaines des informations indiquées ci-dessus, ou s'il elles sont incomplètes, illisibles ou fausses.
En cas de rejet, le virement est renvoyé à celui qui l'a fait.
Pour tout complément d'information, vous pouvez contacter la régie des comptes nominatifs de la prison.
Attention :
la personne détenue peut être privée du droit de recevoir de l'argent par le juge chargé du dossier ou par le chef de la prison.
Envoi d'argent
La personne détenue peut envoyer de l'argent à des proches à l'extérieur de la prison. L'envoi doit se faire uniquement par virement bancaire.
La procédure d'envoi est expliquée à la personne détenue à son arrivée dans l'établissement.
Affectation de l'argent en cas d'évasion
Si une personne détenue s'évade, le régisseur des comptes nominatifs de la prison doit transférer son argent disponible à la justice, pour qu'il serve à l'indemnisation des victimes.
S'il reste un solde après l'indemnisation des victimes, le régisseur doit le verser au Trésor public.
Le solde transféré au Trésor public peut être reversé sur la part disponible du compte nominatif de la personne détenue, si elle est reprise.
Pour obtenir cette restitution, la personne détenue doit faire une demande auprès du directeur interrégional des services pénitentiaires du lieu de l'évasion.
Si la demande est acceptée, la décision est notifiée à la personne détenue et au régisseur. Ce dernier procèdera alors au reversement de la somme sur son compte nominatif.
En l'absence de reprise de la personne détenue évadée à la fin d'un délai d'1 an, le régisseur doit verser les sommes qui sont sur son compte nominatif au Trésor public. Il doit également remettre ses objets personnels à l'administration des Domaines.
À moins d'en être privé par mesure disciplinaire, tout détenu peut acheter divers objets ou denrées supplémentaires à la cantine. Les prix pratiqués à la cantine doivent être portés à la connaissance des détenus.
Les titulaires d'un permis de visite ou les personnes autorisées par le chef d'établissement peuvent envoyer de l'argent par virement bancaire. Ils doivent pour cela contacter la prison concernée et indiquer l'identité et le numéro d'écrou du détenu pour avoir le numéro de compte destinataire du virement.
Des mandats postaux peuvent être envoyés aux détenus par les titulaires d'un permis de visite ou les personnes autorisées par le chef d'établissement. Le mandat doit être envoyé par courrier à la prison en indiquant l'identité et le numéro d'écrou du détenu.
Les services de la prison se chargeront d'encaisser l'argent pour le détenu.
Les titulaires d'un permis de visite ou les personnes autorisées par le chef d'établissement peuvent également envoyer de l'argent par virement bancaire. Ils doivent pour cela contacter la prison concernée et indiquer l'identité et le numéro d'écrou du détenu pour avoir le numéro de compte destinataire du virement.
Attention :
il n'est pas possible de recevoir de l'argent liquide au parloir ou par courrier.
Médiathèque
Chaque établissement possède au moins une médiathèque dont l'accès direct et régulier doit être favorisé.
Les publications sont mises gratuitement à la disposition des personnes détenues.
Les détenus peuvent échanger entre eux leurs livres personnels.
Activités sportives
Une programmation d'activités sportives est mise en œuvre dans chaque établissement.
Tout détenu doit pouvoir pratiquer les activités physiques et sportives parmi celle offerte par son établissement, sauf pour des raisons de sécurité, disciplinaires ou contre-indication médicale.
Le temps réservé au sport peut être imputé sur le temps de promenade.
Participation du détenu
Tout détenu peut être associé à l'organisation et à l'animation d'activités, sous le contrôle du service pénitentiaire d'insertion et de probation.
Restrictions
Le juge d'instruction peut toutefois restreindre ces activités et interdire tout contact avec les autres détenus.
Dispositif
Depuis le 26 décembre 2019, les agents pénitentiaires nommément désignés peuvent être autorisés à porter des caméras individuelles dans les situations suivantes :
Exécution d'une mission en contact avec des détenu dangereux
Crainte d'incident ou d'évasion.
Les agents peuvent utiliser les caméras pour filmer lorsqu'un incident se produit ou lorsqu'ils estiment qu'il y a un risque d'incident.
Agents concernés
Les agents désignés par le chef de la prison, le directeur interrégional des services pénitentiaires ou le directeur de l'administration pénitentiaire peuvent porter des caméras.
Exploitation des images
Les images peuvent être exploitées uniquement pour :
prévenir des incidents et des évasions,
constater des infractions et permettre la poursuite de leurs auteurs
et former des agents pénitentiaires.
Les enregistrements ne peuvent pas être consultés à distance en temps réel, mais seulement à la fin de l'intervention et après qu'elles ont été transférées sur un support informatique sécurisé.
Les seules personnes qui sont habilitées à visionner les images et à les transférer sont :
le chef de la prison, le directeur interrégional des services pénitentiaires et le directeur de l'administration pénitentiaire et leurs adjoints
et les agents pénitentiaires qu'ils ont désignés pour effectuer cette mission
Les enregistrements peuvent être utilisés par les personnes suivantes, dans le cadre de leurs missions :
Officiers et agents de police judiciaire de la police nationale et de la gendarmerie nationale
Membres de l'inspection générale de la justice
Personnels du ministère de la justice en charge de traiter, pour le compte du ministère, les recours administratifs et les contentieux, lorsque ces recours et contentieux concernent des faits ayant donné lieu ou ayant pu donner lieu à un enregistrement
Personnels participant à l'exercice du pouvoir disciplinaire envers les agents
Personnes participant à l'exercice du pouvoir disciplinaire envers les détenus
Personnels chargés de la formation des agents et de l'élaboration des supports pédagogiques.
La personne condamnée peut faire un recours en justice si elle considère qu'elle subit de mauvaises conditions de détention.
Juge compétent
Le juge compétent pour examiner le recours pour mauvaises conditions de détention est le juge des libertés et de la détention (JLD).
Le recours doit être présenté devant le JLD du tribunal judiciaire chargé de l'affaire dans laquelle la personne détenue est impliquée.
Comment saisir le juge compétent ?
Le recours se fait par une demande écrite signée par la personne détenue ou par son avocat.
La demande doit être déposée ou envoyée par lettre recommandée :
Au greffe du juge d'instruction (si une instruction est en cours)
Au secrétariat du procureur de la République (si le tribunal correctionnel est saisi)
Au secrétariat du procureur général (si la chambre des appels correctionnels ou la cour d'assises est saisie ou si un pourvoi est en cours)
Au chef de la prison (dans tous les cas)
Examen de la recevabilité du recours
Le JLD doit d'abord se prononcer sur la recevabilité de la demande.
Cela veut dire qu'il doit vérifier si le recours est introduit selon les règles et s'il peut être étudié.
Le JLD dispose d'un délai de 10 jours calendaires à compter de la réception de la demande pour prendre sa décision.
Si le JLD déclare la demande recevable, il prend une ordonnance de recevabilité qu'il envoie sans délai au chef de la prison.
Le chef de la prison doit transmettre au JLD rapidement ses observations écrites et tous les éléments utiles à l'examen de la demande.
Il dispose d'un délai minimum de 3 jours ouvrables, mais il doit répondre au plus tard 10 jours calendaires après avoir reçu l'ordonnance du JLD.
L'ordonnance du JLD et les observations du chef de la prison sont envoyées à l'auteur du recours ou à son avocat. Ils doivent présenter leurs observations le plus rapidement possible.
Lorsque la personne détenue a demandé à être entendue et que sa requête a été déclarée recevable, le JLD doit l'entendre.
Le JLD informe l'auteur du recours et son avocat par tout moyen de la date et du lieu de l'audition.
Si le JLD déclare la demande irrecevable, il prend une ordonnance qui est notifiée sans délai au demandeur.
La décision du JLD peut faire l'objet d'un appel dans un délai de 10 jours calendaires à compter de sa notification.
L'appel peut être fait par une demande écrite et signée par l'auteur du recours ou par son avocat.
La demande doit être déposée au greffe de la juridiction qui a rendu la décision ou auprès du chef de la prison.
Examen du bien fondé du recours
Le JLD doit d'abord enquêter pour vérifier si les conditions de détention de l'auteur du recours sont contraires à la dignité humaine ou non.
Ensuite, il doit prendre sa décision dans les 10 jours calendaires qui suivent la date où il a pris l'ordonnance de recevabilité.
Si le JLD déclare le recours fondé, il doit indiquer les conditions de détention qui sont contraires à la dignité humaine et donner un délai au chef de la prison pour y remédier.
Le chef de la prison et l'administration pénitentiaire doivent prendre des mesures urgentes pour faire cesser les mauvaises conditions de détention. Ils doivent envoyer au JLD un rapport sur les mesures prises avant l'expiration du délai d'un mois.
Le JLD s'appuie sur le rapport pour vérifier si le directeur de la prison et l'administration pénitentiaire ont réussi à faire cesser les mauvaises conditions ou non.
Si le problème persiste, le JLD peut prendre une des mesures suivantes :
Transfèrement de la personne détenue vers une autre prison proposée par l'administration
Mesure de semi-liberté
Remise en liberté immédiate (si nécessaire avec des aménagements)
À savoir
le transfèrement vers une autre prison doit prendre en compte la vie privée et familiale de la personne détenue.
La personne détenue peut faire appel elle-même ou via son avocat, mais le procureur de la République peut aussi faire appel.
L'appel se fait par une demande écrite déposée au greffe du tribunal qui a pris la décision ou auprès du chef de la prison.
Le JLD doit prendre une décision 10 jours calendaires après l'expiration du délai d'un mois.
Le JLD peut prendre une des mesures suivantes :
Transfèrement de la personne détenue vers une autre prison proposée par l'administration
Mesure de semi-liberté
Remise en liberté immédiate (si nécessaire avec des aménagements)
À savoir
le JLD peut refuser de prendre une de ces mesures si la personne détenue a refusé un transfèrement qui lui a été proposé par l'administration pénitentiaire.
