Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Télétravail dans la fonction publique
Vérifié le 01 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous souhaitez savoir comment en tant qu'agent de la fonction publique vous pouvez télétravailler ? Vous voulez connaître vos droits et vos obligations quand vous êtes en télétravail ? Nous vous présentons les règles concernant le télétravail dans la fonction publique.
Fonction publique d'État (FPE)
Territoriale (FPT)
Hospitalière (FPH)
Le télétravail est une forme d'organisation du travail qui vous permet de travailler ailleurs que dans vos locaux de travail habituels grâce aux technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail est mis en place à votre demande.
Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail peut aussi être mis en place à la demande de l'administration pour assurer la continuité du service public et la protection des agents.
Attention :
Les astreintes (c'est-à-dire les périodes pendant lesquelles vous devez rester chez vous, à disposition de votre administration) et les interventions pendant une astreinte ne constituent pas du télétravail.
Vous pouvez exercer une partie de votre activité en télétravail, que vous soyez fonctionnaire ou contractuel, si cette activité peut être réalisée à distance, aux moyens d'outils informatiques.
Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées par arrêté ministériel.
Cet arrêté fixe les points suivants :
Activités pouvant être exercées en télétravail
Liste et localisation des locaux professionnels éventuellement mis à disposition par l'administration pour l'exercice des fonctions en télétravail, nombre de postes de travail qui y sont disponibles et équipements
Règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de protection des données
Règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé
Conditions d'accès sur le lieu du télétravail aux instances chargées de veiller à la bonne application des règles en matière d'hygiène et de sécurité
Conditions de contrôle et de comptabilisation du temps de travail
Conditions de prise en charge, par l'administration, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications, outils, maintenance de ces équipements)
Conditions de formation aux équipements et outils nécessaires au télétravail
Conditions d'établissement de l'attestation de conformité des installations aux spécifications techniques si vous télétravaillez chez vous ou dans un autre lieu privé
Télétravail régulier ou ponctuel
L'autorisation de télétravail peut être accordée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail.
Elle peut prévoir l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois.
Vous pouvez informer votre supérieur hiérarchique de votre nécessité de venir sur site un jour pour lequel vous bénéficiez d'une autorisation de télétravail et demander à déplacer ce jour de télétravail.
En cas de nécessité ou de facilité pour l'organisation ou la réalisation de votre travail, vous pouvez décider d'effectuer vos activités sur votre lieu de travail.
Votre administration peut demander à ce que vous en informiez votre supérieur hiérarchique.
L'autorisation de télétravail peut aussi prévoir l'attribution d'un nombre de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an que vous pouvez demander à utiliser auprès de votre responsable hiérarchique.
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Lieu de télétravail
Vous pouvez travailler chez vous, dans un autre lieu privé ou dans un autre local professionnel (tel qu'un télécentre).
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Nombre de jours de télétravail autorisés
Le nombre maximum de jours de télétravail est fixé à 3 jours par semaine pour un agent à temps plein.
Le nombre de jours de travail dans le service ou les locaux habituels ne peut pas être inférieur à 2.
Ces seuils peuvent être calculés sur une base mensuelle.
Toutefois, si votre état de santé ou un handicap le justifient, vous pouvez demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine, pendant 6 mois maximum renouvelables, après avis du médecin du travail.
Vous pouvez aussi demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine dans les cas suivants :
Temporairement en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site
Matériel
Votre administration employeur prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice de vos fonctions en télétravail : coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils.
Votre administration employeur assure aussi la maintenance des matériels.
Les conditions de cette prise en charge sont définies par arrêté ministériel.
L'administration n'est pas obligée de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail (en cas de télétravail en télécentre).
Si vous êtes handicapé, l'administration peut effectuer, sur votre lieu de télétravail, les aménagements de poste nécessaires.
Toutefois, ces aménagements ne doivent pas engendrer des dépenses disproportionnées par rapport aux aides financières dont l'administration peut bénéficier.
Si vous demandez l'utilisation des jours flottants de télétravail ou si vous demandez à télétravailler temporairement, l'administration peut vous autoriser à utiliser votre équipement informatique personnel.
Demande
Vous devez formuler votre demande de télétravail par écrit.
Vous devez préciser quelles sont les conditions de télétravail souhaitées : recours régulier ou ponctuel, lieu(x), nombre de jours souhaités.
Si vous souhaitez télétravailler chez vous ou dans un autre lieu privé, vous devez fournir une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques.
Si vous changez de fonctions, vous devez présenter une nouvelle demande de télétravail.
Examen par l'administration de votre demande
Votre administration employeur examine la compatibilité de votre demande avec la nature de vos activités et l'intérêt du service.
Votre administration vous fait connaître sa décision par écrit dans le mois suivant la date de réception de votre demande.
Lorsque votre administration organise une campagne de recensement des demandes, elle répond dans le mois suivant la date limite de dépôt des demandes.
Décision de l'administration
Acceptation
Refus
L'autorisation d'exercer vos fonctions en télétravail peut prévoir une période d'adaptation de 3 mois maximum.
L'autorisation comporte les informations suivantes :
Fonctions exercées en télétravail
Lieu(x) de télétravail
Conditions de mise en œuvre du télétravail et, s'il y a lieu, durée et plages horaires pendant lesquelles vous exercez vos activités en télétravail, êtes à la disposition de votre administration employeur et pouvez être joint, conformément à votre cycle de travail ou aux amplitudes horaires de travail habituelles
Date de début du télétravail
L'autorisation écrite de télétravail est accompagnée d'un document d'information indiquant les conditions d'application du télétravail à votre situation professionnelle.
Ce document précise notamment la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation de votre temps de travail.
Il précise également les équipements mis à votre disposition et leurs conditions d'installation et de restitution.
Ce document précise leurs conditions d'utilisation, de renouvellement et de maintenance et quel est l'appui technique fourni par l'administration.
L'autorisation écrite de télétravail est aussi accompagnée des documents suivants :
Copie des conditions de mise en place du télétravail fixées par arrêté ministériel
Document rappelant vos droits et obligations en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité
Le refus doit présenter les motifs et être précédé d'un entretien.
Vous pouvez saisir la CAP, si vous êtes fonctionnaire, ou la CCP, si vous êtes contractuel, en cas de refus à une 1re demande ou à une demande de renouvellement de télétravail.
Temps de travail
Votre durée et votre charge du travail restent identiques que vous travailliez sur site ou en télétravail.
Votre supérieur hiérarchique fixe, en concertation avec vous, les plages horaires pendant lesquelles il peut vous contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans votre service.
En cas d'horaires variables pendant la période télétravaillée, les plages horaires d'appel sont définies dans l'autorisation de télétravail.
Lors de l'entretien d'évaluation annuel, votre supérieur hiérarchique doit avoir un échange avec vous sur les conditions de votre activité en télétravail et votre charge de travail.
Accident de travail
Vous bénéficiez des mêmes droits et obligations qu'un agent qui travaille dans les locaux de l'administration.
Un accident qui survient pendant les heures de télétravail et dans le cadre des fonctions que vous exercez en télétravail est considéré comme un accident de travail.
Un accident peut être considéré comme un accident de trajet dans les situations suivantes :
Trajet entre votre domicile et votre lieu de télétravail (si votre lieu de télétravail est différent de votre domicile), y compris lors de détours du trajet pour les nécessités de la vie courante (dépose et reprise des enfants, etc.)
Trajet entre votre lieu de télétravail et le service, en cas de retour exceptionnel temporaire dans votre service un jour de télétravail
Trajet entre votre lieu de télétravail et votre lieu de restauration habituel, au cours de la journée de travail
Prise en charge de vos frais
Vous avez droit à une indemnité contribuant au remboursement des frais engagés en raison du télétravail.
Cette indemnité prend la forme d'une allocation forfaitaire appelée forfait télétravail.
Le forfait télétravail peut vous être versé si vous télétravaillez dans un télécentre à condition que ce local n'offre pas un service de restauration collective financé par votre administration employeur.
Le montant du forfait télétravail est fixé à 2,88 € par journée de télétravail effectuée dans la limite de 253,44 € par an.
Le forfait télétravail est versé à la fin de chaque trimestre.
Le forfait télétravail est versé sur la base du nombre de jours de télétravail que vous avez demandé et qui vous ont été autorisés.
S'il y a lieu, il peut faire l'objet d'une régularisation en fonction des jours de télétravail réellement effectués au cours de l'année.
Cette régularisation intervient à la fin du 1er trimestre de l'année suivante.
Frais de repas
Vos frais de repas les jours télétravaillés sont à votre charge.
Toutefois, si vous télétravaillez en télécentre, votre administration employeur peut prévoir un conventionnement spécifique avec un restaurant administratif proche de votre télécentre.
Si votre administration employeur attribue des titres-restaurant, vous bénéficiez, lorsque vous êtes en télétravail de ces titres-restaurant.
Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, par écrit, à votre demande ou à l'initiative de votre administration employeur, en respectant un délai de prévenance de 2 mois.
Quand c'est votre administration qui met fin au télétravail, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité de service motivée.
L'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doit être motivée et précédée d'un entretien.
Quand il est mis fin au télétravail pendant la période d'adaptation, le délai de prévenance est de 1 mois.
Si vous demandez la fin du télétravail, cela ne vous empêche pas de refaire une nouvelle demande de télétravail ultérieurement.
Le télétravail est une forme d'organisation du travail qui vous permet de travailler ailleurs que dans vos locaux de travail habituels grâce aux technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail est mis en place à votre demande.
Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail peut aussi être mis en place à la demande de l'administration pour assurer la continuité du service public et la protection des agents.
Attention :
Les astreintes (c'est-à-dire les périodes pendant lesquelles vous devez rester chez vous, à disposition de votre administration) et les interventions pendant une astreinte ne constituent pas du télétravail.
Vous pouvez exercer une partie de votre activité en télétravail, que vous soyez fonctionnaire ou contractuel, si cette activité peut être réalisée à distance, aux moyens d'outils informatiques.
Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées par délibération.
Cette délibération fixe les points suivants :
Activités pouvant être exercées en télétravail
Liste et localisation des locaux professionnels éventuellement mis à disposition par l'administration pour l'exercice des fonctions en télétravail, nombre de postes de travail qui y sont disponibles et équipements
Règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de protection des données
Règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé
Conditions d'accès sur le lieu du télétravail aux instances chargées de veiller à la bonne application des règles en matière d'hygiène et de sécurité
Conditions de contrôle et de comptabilisation du temps de travail
Conditions de prise en charge, par l'administration, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications, outils, maintenance de ces équipements)
Conditions de formation aux équipements et outils nécessaires au télétravail
Conditions d'établissement de l'attestation de conformité des installations aux spécifications techniques si vous télétravaillez chez vous ou dans un autre lieu privé
Télétravail régulier ou ponctuel
L'autorisation de télétravail peut être accordée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail.
Elle peut prévoir l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois.
Vous pouvez informer votre supérieur hiérarchique de votre nécessité de venir sur site un jour pour lequel vous bénéficiez d'une autorisation de télétravail et demander à déplacer ce jour de télétravail.
En cas de nécessité ou de facilité pour l'organisation ou la réalisation de votre travail, vous pouvez décider d'effectuer vos activités sur votre lieu de travail.
Votre administration peut demander à ce que vous en informiez votre supérieur hiérarchique.
L'autorisation de télétravail peut aussi prévoir l'attribution d'un nombre de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an que vous pouvez demander à utiliser auprès de votre responsable hiérarchique.
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Lieu de télétravail
Vous pouvez travailler chez vous, dans un autre lieu privé ou dans un autre local professionnel (tel qu'un télécentre).
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Nombre de jours de télétravail autorisés
Le nombre maximum de jours de télétravail est fixé à 3 jours par semaine pour un agent à temps plein.
Le nombre de jours de travail dans le service ou les locaux habituels ne peut pas être inférieur à 2.
Ces seuils peuvent être calculés sur une base mensuelle.
Toutefois, si votre état de santé ou un handicap le justifient, vous pouvez demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine, pendant 6 mois maximum renouvelables, après avis du médecin du travail.
Vous pouvez aussi demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine dans les cas suivants :
Temporairement en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site
Matériel
Votre administration employeur prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice de vos fonctions en télétravail : coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils.
Votre administration employeur assure aussi la maintenance des matériels.
Les conditions de cette prise en charge sont définies par arrêté ministériel.
L'administration n'est pas obligée de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail (en cas de télétravail en télécentre).
Si vous êtes handicapé, l'administration peut effectuer, sur votre lieu de télétravail, les aménagements de poste nécessaires.
Toutefois, ces aménagements ne doivent pas engendrer des dépenses disproportionnées par rapport aux aides financières dont l'administration peut bénéficier.
Si vous demandez l'utilisation des jours flottants de télétravail ou si vous demandez à télétravailler temporairement, l'administration peut vous autoriser à utiliser votre équipement informatique personnel.
Demande
Vous devez formuler votre demande de télétravail par écrit.
Vous devez préciser quelles sont les conditions de télétravail souhaitées : recours régulier ou ponctuel, lieu(x), nombre de jours souhaités.
Si vous souhaitez télétravailler chez vous ou dans un autre lieu privé, vous devez fournir une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques.
Si vous changez de fonctions, vous devez présenter une nouvelle demande de télétravail.
Examen par l'administration de votre demande
Votre collectivité employeur examine la compatibilité de votre demande avec la nature de vos activités et l'intérêt du service.
Votre collectivité vous fait connaître sa décision par écrit dans le mois suivant la date de réception de votre demande.
Lorsque votre collectivité organise une campagne de recensement des demandes, elle répond dans le mois suivant la date limite de dépôt des demandes.
Décision de l'administration
Acceptation
Refus
L'autorisation d'exercer vos fonctions en télétravail peut prévoir une période d'adaptation de 3 mois maximum.
L'autorisation comporte les informations suivantes :
Fonctions exercées en télétravail
Lieu(x) de télétravail
Conditions de mise en œuvre du télétravail et, s'il y a lieu, durée et plages horaires pendant lesquelles vous exercez vos activités en télétravail, êtes à la disposition de votre administration employeur et pouvez être joint, conformément à votre cycle de travail ou aux amplitudes horaires de travail habituelles
Date de début du télétravail
L'autorisation écrite de télétravail est accompagnée d'un document d'information indiquant les conditions d'application du télétravail à votre situation professionnelle.
Ce document précise notamment la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation de votre temps de travail.
Il précise également les équipements mis à votre disposition et leurs conditions d'installation et de restitution.
Ce document précise leurs conditions d'utilisation, de renouvellement et de maintenance et quel est l'appui technique fourni par l'administration.
L'autorisation écrite de télétravail est aussi accompagnée des documents suivants :
Copie des conditions de mise en place du télétravail fixées par arrêté ministériel
Document rappelant vos droits et obligations en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité
Le refus doit présenter les motifs et être précédé d'un entretien.
Vous pouvez saisir la CAP, si vous êtes fonctionnaire, ou la CCP, si vous êtes contractuel, en cas de refus à une 1re demande ou à une demande de renouvellement de télétravail.
Temps de travail
Votre durée et votre charge du travail restent identiques que vous travailliez sur site ou en télétravail.
Votre supérieur hiérarchique fixe, en concertation avec vous, les plages horaires pendant lesquelles il peut vous contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans votre service.
En cas d'horaires variables pendant la période télétravaillée, les plages horaires d'appel sont définies dans l'autorisation de télétravail.
Lors de l'entretien d'évaluation annuel, votre supérieur hiérarchique doit avoir un échange avec vous sur les conditions de votre activité en télétravail et votre charge de travail.
Accident de travail
Vous bénéficiez des mêmes droits et obligations qu'un agent qui travaille dans les locaux de l'administration.
Un accident qui survient pendant les heures de télétravail et dans le cadre des fonctions que vous exercez en télétravail est considéré comme un accident de travail.
Un accident peut être considéré comme un accident de trajet dans les situations suivantes :
Trajet entre votre domicile et votre lieu de télétravail (si votre lieu de télétravail est différent de votre domicile), y compris lors de détours du trajet pour les nécessités de la vie courante (dépose et reprise des enfants, etc.)
Trajet entre votre lieu de télétravail et le service, en cas de retour exceptionnel temporaire dans votre service un jour de télétravail
Trajet entre votre lieu de télétravail et votre lieu de restauration habituel, au cours de la journée de travail
Prise en charge de vos frais
Vous avez droit à une indemnité contribuant au remboursement des frais engagés en raison du télétravail, si votre collectivité a pris une délibération qui le prévoit.
Cette indemnité prend la forme d'une allocation forfaitaire appelée forfait télétravail.
Le forfait télétravail peut vous être versé si vous télétravaillez dans un télécentre à condition que ce local n'offre pas un service de restauration collective financé par votre administration employeur.
Le montant du forfait télétravail est fixé à 2,88 € par journée de télétravail effectuée dans la limite de 253,44 € par an.
Le forfait télétravail est versé à la fin de chaque trimestre.
Le forfait télétravail est versé sur la base du nombre de jours de télétravail que vous avez demandé et qui vous ont été autorisés.
S'il y a lieu, il peut faire l'objet d'une régularisation en fonction des jours de télétravail réellement effectués au cours de l'année.
Cette régularisation intervient à la fin du 1er trimestre de l'année suivante.
Frais de repas
Vos frais de repas les jours télétravaillés sont à votre charge.
Toutefois, si vous télétravaillez en télécentre, votre collectivité employeur peut prévoir un conventionnement spécifique avec un restaurant administratif proche de votre télécentre.
Si votre collectivité employeur attribue des titres-restaurant, vous bénéficiez, lorsque vous êtes en télétravail de ces titres-restaurant.
Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, par écrit, à votre demande ou à l'initiative de votre administration employeur, en respectant un délai de prévenance de 2 mois.
Quand c'est votre administration qui met fin au télétravail, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité de service motivée.
L'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doit être motivée et précédée d'un entretien.
Quand il est mis fin au télétravail pendant la période d'adaptation, le délai de prévenance est de 1 mois.
Si vous demandez la fin du télétravail, cela ne vous empêche pas de refaire une nouvelle demande de télétravail ultérieurement.
Le télétravail est une forme d'organisation du travail qui vous permet de travailler ailleurs que dans vos locaux de travail habituels grâce aux technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail est mis en place à votre demande.
Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail peut aussi être mis en place à la demande de l'administration pour assurer la continuité du service public et la protection des agents.
Attention :
Les astreintes (c'est-à-dire les périodes pendant lesquelles vous devez rester chez vous, à disposition de votre administration) et les interventions pendant une astreinte ne constituent pas du télétravail.
Vous pouvez exercer une partie de votre activité en télétravail, que vous soyez fonctionnaire ou contractuel, si cette activité peut être réalisée à distance, aux moyens d'outils informatiques.
Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées par décision du chef d'établissement.
Cette décision fixe les points suivants :
Activités pouvant être exercées en télétravail
Liste et localisation des locaux professionnels éventuellement mis à disposition par l'administration pour l'exercice des fonctions en télétravail, nombre de postes de travail qui y sont disponibles et équipements
Règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de protection des données
Règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé
Conditions d'accès sur le lieu du télétravail aux instances chargées de veiller à la bonne application des règles en matière d'hygiène et de sécurité
Conditions de contrôle et de comptabilisation du temps de travail
Conditions de prise en charge, par l'administration, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications, outils, maintenance de ces équipements)
Conditions de formation aux équipements et outils nécessaires au télétravail
Conditions d'établissement de l'attestation de conformité des installations aux spécifications techniques si vous télétravaillez chez vous ou dans un autre lieu privé
Pour les personnels de direction gérés par le Centre national de gestion, la décision est prise par l'autorité suivante :
Chef d'établissement pour les directeurs adjoints et les directeurs des soins
Directeur général de l'ARS pour les chefs d'établissement de santé, les chefs d'Éhpad et les chefs d'établissement prenant en charge des mineurs ou adultes handicapés
Préfet du département pour les personnels des autres établissements
Télétravail régulier ou ponctuel
L'autorisation de télétravail peut être accordée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail.
Elle peut prévoir l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois.
Vous pouvez informer votre supérieur hiérarchique de votre nécessité de venir sur site un jour pour lequel vous bénéficiez d'une autorisation de télétravail et demander à déplacer ce jour de télétravail.
En cas de nécessité ou de facilité pour l'organisation ou la réalisation de votre travail, vous pouvez décider d'effectuer vos activités sur votre lieu de travail.
Votre administration peut demander à ce que vous en informiez votre supérieur hiérarchique.
L'autorisation de télétravail peut aussi prévoir l'attribution d'un nombre de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an que vous pouvez demander à utiliser auprès de votre responsable hiérarchique.
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Lieu de télétravail
Vous pouvez travailler chez vous, dans un autre lieu privé ou dans un autre local professionnel (tel qu'un télécentre).
Une même autorisation de télétravail peut prévoir ces différentes possibilités.
Nombre de jours de télétravail autorisés
Le nombre maximum de jours de télétravail est fixé à 3 jours par semaine pour un agent à temps plein.
Le nombre de jours de travail dans le service ou les locaux habituels ne peut pas être inférieur à 2.
Ces seuils peuvent être calculés sur une base mensuelle.
Toutefois, si votre état de santé ou un handicap le justifient, vous pouvez demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine, pendant 6 mois maximum renouvelables, après avis du médecin du travail.
Vous pouvez aussi demander à télétravailler plus de 3 jours par semaine dans les cas suivants :
Temporairement en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site
Matériel
Votre administration employeur prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice de vos fonctions en télétravail : coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils.
Votre administration employeur assure aussi la maintenance des matériels.
Les conditions de cette prise en charge sont définies par arrêté ministériel.
L'administration n'est pas obligée de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail (en cas de télétravail en télécentre).
Si vous êtes handicapé, l'administration peut effectuer, sur votre lieu de télétravail, les aménagements de poste nécessaires.
Toutefois, ces aménagements ne doivent pas engendrer des dépenses disproportionnées par rapport aux aides financières dont l'administration peut bénéficier.
Si vous demandez l'utilisation des jours flottants de télétravail ou si vous demandez à télétravailler temporairement, l'administration peut vous autoriser à utiliser votre équipement informatique personnel.
Demande
Vous devez formuler votre demande de télétravail par écrit.
Vous devez préciser quelles sont les conditions de télétravail souhaitées : recours régulier ou ponctuel, lieu(x), nombre de jours souhaités.
Si vous souhaitez télétravailler chez vous ou dans un autre lieu privé, vous devez fournir une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques.
Si vous changez de fonctions, vous devez présenter une nouvelle demande de télétravail.
Examen par l'administration
Votre établissement employeur examine la compatibilité de votre demande avec la nature de vos activités et l'intérêt du service.
Pour les personnels de direction gérés par le Centre national de gestion, cet examen est effectué par l'autorité suivante :
Chef d'établissement pour les directeurs adjoints et les directeurs des soins
Directeur général de l'ARS pour les chefs d'établissement de santé, les chefs d'Éhpad et les chefs d'établissement prenant en charge des mineurs ou adultes handicapés
Préfet du département pour les personnels des autres établissements
Votre établissement employeur vous fait connaître sa décision par écrit dans le mois suivant la date de réception de votre demande.
Lorsque votre établissement organise une campagne de recensement des demandes, il répond dans le mois suivant la date limite de dépôt des demandes.
Décision de l'administration
Acceptation
Refus
L'autorisation d'exercer vos fonctions en télétravail peut prévoir une période d'adaptation de 3 mois maximum.
L'autorisation comporte les informations suivantes :
Fonctions exercées en télétravail
Lieu(x) de télétravail
Conditions de mise en œuvre du télétravail et, s'il y a lieu, durée et plages horaires pendant lesquelles vous exercez vos activités en télétravail, êtes à la disposition de votre administration employeur et pouvez être joint, conformément à votre cycle de travail ou aux amplitudes horaires de travail habituelles
Date de début du télétravail
L'autorisation écrite de télétravail est accompagnée d'un document d'information indiquant les conditions d'application du télétravail à votre situation professionnelle.
Ce document précise notamment la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation de votre temps de travail.
Il précise également les équipements mis à votre disposition et leurs conditions d'installation et de restitution.
Ce document précise leurs conditions d'utilisation, de renouvellement et de maintenance et quel est l'appui technique fourni par l'administration.
L'autorisation écrite de télétravail est aussi accompagnée des documents suivants :
Copie des conditions de mise en place du télétravail fixées par arrêté ministériel
Document rappelant vos droits et obligations en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité
Le refus doit présenter les motifs et être précédé d'un entretien.
Vous pouvez saisir la CAP, si vous êtes fonctionnaire, ou la CCP, si vous êtes contractuel, en cas de refus à une 1re demande ou à une demande de renouvellement de télétravail.
Temps de travail
Votre durée et votre charge du travail restent identiques que vous travailliez sur site ou en télétravail.
Votre supérieur hiérarchique fixe, en concertation avec vous, les plages horaires pendant lesquelles il peut vous contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans votre service.
En cas d'horaires variables pendant la période télétravaillée, les plages horaires d'appel sont définies dans l'autorisation de télétravail.
Lors de l'entretien d'évaluation annuel, votre supérieur hiérarchique doit avoir un échange avec vous sur les conditions de votre activité en télétravail et votre charge de travail.
Accident de travail
Vous bénéficiez des mêmes droits et obligations qu'un agent qui travaille dans les locaux de l'administration.
Un accident qui survient pendant les heures de télétravail et dans le cadre des fonctions que vous exercez en télétravail est considéré comme un accident de travail.
Un accident peut être considéré comme un accident de trajet dans les situations suivantes :
Trajet entre votre domicile et votre lieu de télétravail (si votre lieu de télétravail est différent de votre domicile), y compris lors de détours du trajet pour les nécessités de la vie courante (dépose et reprise des enfants, etc.)
Trajet entre votre lieu de télétravail et le service, en cas de retour exceptionnel temporaire dans votre service un jour de télétravail
Trajet entre votre lieu de télétravail et votre lieu de restauration habituel, au cours de la journée de travail
Prise en charge de vos frais
Vous avez droit à une indemnité contribuant au remboursement des frais engagés en raison du télétravail.
Cette indemnité prend la forme d'une allocation forfaitaire appelée forfait télétravail.
Le forfait télétravail peut vous être versé si vous télétravaillez dans un télécentre à condition que ce local n'offre pas un service de restauration collective financé par votre administration employeur.
Le montant du forfait télétravail est fixé à 2,88 € par journée de télétravail effectuée dans la limite de 253,44 € par an.
Le forfait télétravail est versé à la fin de chaque trimestre.
Le forfait télétravail est versé sur la base du nombre de jours de télétravail que vous avez demandé et qui vous ont été autorisés.
S'il y a lieu, il peut faire l'objet d'une régularisation en fonction des jours de télétravail réellement effectués au cours de l'année.
Cette régularisation intervient à la fin du 1er trimestre de l'année suivante.
Frais de repas
Vos frais de repas les jours télétravaillés sont à votre charge.
Toutefois, si vous télétravaillez en télécentre, votre établissement employeur peut prévoir un conventionnement spécifique avec un restaurant administratif proche de votre télécentre.
Si votre établissement employeur attribue des titres-restaurant, vous bénéficiez, lorsque vous êtes en télétravail de ces titres-restaurant.
Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, par écrit, à votre demande ou à l'initiative de votre administration employeur, en respectant un délai de prévenance de 2 mois.
Quand c'est votre administration qui met fin au télétravail, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité de service motivée.
L'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doit être motivée et précédée d'un entretien.
Quand il est mis fin au télétravail pendant la période d'adaptation, le délai de prévenance est de 1 mois.
Si vous demandez la fin du télétravail, cela ne vous empêche pas de refaire une nouvelle demande de télétravail ultérieurement.
