Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Discipline au collège ou au lycée
Vérifié le 07 septembre 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Votre enfant est victime ou auteur de violences ou d'un acte grave dans son collège ou lycée ?
Le chef d'établissement engage alors une procédure disciplinaire. Il peut décider lui-même de sanctionner l'élève. Il doit saisir obligatoirement le conseil de discipline de l'établissement lorsqu'un membre du personnel est victime de violences physiques. En cas d'atteinte grave aux personnes ou aux biens, aux valeurs de la République et notamment au principe de laïcité, il peut saisir le conseil de discipline départemental.
Nous vous présentons les informations à connaître.
Décision du chef d'établissement
Réunion du conseil de discipline
Réunion du conseil de discipline départemental
Le chef d'établissement décide seul s'il est nécessaire d'engager une procédure disciplinaire, éventuellement à la demande d'un membre de la communauté éducative.
Par contre, le chef d'établissement doit obligatoirement engager une procédure disciplinaire dans les cas suivants :
Un élève est l'auteur de violence verbale à l'égard d'un membre du personnel de l'établissement
Un élève commet un acte grave à l'égard d'un membre du personnel ou d'un autre élève
Un élève commet un acte portant une atteinte grave aux principes de la République, notamment au principe de laïcité
Un élève commet des actes de harcèlement, notamment de cyberharcèlement, à l'encontre d'un autre élève, y compris lorsque ce dernier est scolarisé dans un autre établissement.
À noter
Dans le cas où un élève commet une atteinte grave aux principes de la République, notamment au principe de laïcité, le chef d'établissement peut demander au Dasen d'engager la procédure disciplinaire à sa place.
Le chef d'établissement peut interdire à votre enfant d'accéder à l'établissement pendant au moins 2 jours avant de prononcer une sanction.
Il ne s'agit pas d'une sanction, mais d'une mesure prise de façon exceptionnelle.
Exclusion temporaire de la classe jusqu'à 8 jours maximum
Exclusion temporaire de l'établissement jusqu'à 8 jours maximum
À savoir
le sursis peut être prononcé pour la mesure de responsabilisation et l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement. Une mesure de responsabilisation peut être décidée pour remplacer l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement avec l'accord de votre enfant.
Il existe 2 types de recours : le recours administratif et le recours contentieux.
Recours administratif
Votre enfant, ou vous-même s'il est mineur, pouvez faire un recours administratif contre la décision du chef d'établissement dans un délai de 2 mois après la notification de la décision.
Ce recours peut être présenté au chef d'établissement (recours gracieux) ou à l'autorité académique (recours hiérarchique).
Votre enfant, ou vous-même s'il est mineur, pouvez faire un recours contentieuxcontre la sanction prononcée par le chef d'établissement.
Ce recours doit être déposé au tribunal administratif du lieu de l'établissement scolaire dans un délai de 2 mois après la notification de la sanction.
Vous pouvez également faire un recours contentieuxcontre une décision de rejet prononcée après un recours administratif dans un délai de 2 mois après la notification de la décision de rejet.
Le conseil compétent est celui de l'établissement où l'élève est inscrit.
La composition du conseil de discipline est différente au collège et au lycée.
Composition
Le conseil de discipline comprend les 14 membres suivants :
9 membres de l'établissement : le chef d'établissement, son adjoint, 1 conseiller principal d'éducation (CPE), le gestionnaire de l'établissement et 5 représentants élus des personnels
3 représentants élus des parents d'élèves
2 représentants élus des élèves
Tous les membres font partie du conseil d'administration de l'établissement.
Dans le cas où le conseil de discipline est réuni pour des faits d'atteinte grave aux principes de la République ou au principe de laïcité, le Dasen (ou son représentant) peut en assurer la présidence. Pour cela, le chef d'établissement doit lui en faire la demande.
Dans ce même cas, le Dasen peut désigner une personne de l'académie, compétente dans le domaine des atteintes aux principes de la République ou au principe de laïcité, pour siéger au conseil de discipline. Pour cela, le chef d'établissement doit lui en faire la demande.
Élection des membres
Les représentants sont élus par leurs pairs à l'occasion de la 1re réunion du conseil d'administration qui suit son élection.
L'élection a lieu au scrutin proportionnel au plus fort reste pour les représentants des élèves, des personnels enseignants et des parents d'élèves.
L'élection a lieu au scrutin uninominal à 1 tour pour les personnels administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service.
En cas d'égalité des voix, le plus jeune des candidats est déclaré élu.
Chaque membre doit avoir un suppléant, désigné dans les mêmes conditions.
Composition
Le conseil de discipline comprend les 14 membres suivants :
9 membres de l'établissement : le chef d'établissement, son adjoint, 1 conseiller principal d'éducation (CPE), le gestionnaire de l'établissement et 5 représentants élus des personnels
2 représentants élus des parents d'élèves
3 représentants élus des élèves.
Dans le cas où le conseil de discipline est réuni pour des faits d'atteinte grave aux principes de la République ou au principe de laïcité, le Dasen (ou son représentant) peut en assurer la présidence. Pour cela, le chef d'établissement doit lui en faire la demande.
Dans ce même cas, le Dasen peut désigner une personne de l'académie, compétente dans le domaine des atteintes aux principes de la République ou au principe de laïcité, pour siéger au conseil de discipline. Pour cela, le chef d'établissement doit lui en faire la demande.
Élection des membres
Les représentants des personnels et des parents d'élèves sont élus par leurs pairs à l'occasion de la 1re réunion du conseil d'administration qui suit son élection.
Les représentants des élèves sont élus par les délégués des élèves lors de leur 1re réunion en assemblée générale.
L'élection a lieu au scrutin proportionnel au plus fort reste pour les représentants des personnels enseignants et des parents d'élèves.
Elle se déroule au scrutin plurinominal à 1 tour pour les représentants des élèves.
L'élection a lieu au scrutin uninominal à 1 tour pour les personnels administratifs, sociaux et de santé, techniques, ouvriers et de service.
En cas d'égalité des voix, le plus jeune des candidats est déclaré élu.
Chaque membre doit avoir un suppléant, désigné dans les mêmes conditions.
Le chef d'établissement décide s'il faut réunir le conseil de discipline.
Il peut notamment saisir le conseil de discipline dans les cas suivants :
Un élève est l'auteur de violence verbale à l'égard d'un membre du personnel de l'établissement
Un élève commet un acte grave à l'égard d'un membre du personnel ou d'un autre élève
Un élève commet un acte portant une atteinte grave aux principes de la République, notamment au principe de laïcité
Un élève commet des actes de harcèlement, notamment de cyberharcèlement, à l'encontre d'un autre élève, y compris lorsque ce dernier est scolarisé dans un autre établissement.
Lorsqu'un membre de la communauté éducative a demandé par écrit la réunion du conseil de discipline, le chef d'établissement doit notifier à cette personne sa décision de refus et la motiver.
À savoir
le chef d'établissement doit saisir obligatoirement le conseil de discipline si un membre du personnel de l'établissement a été victime de violences physiques.
Le chef d'établissement peut interdire à votre enfant d'accéder à l'établissement jusqu'à la réunion du conseil de discipline.
Il ne s'agit pas d'une sanction mais d'une mesure exceptionnelle.
Convocation
Le chef d'établissement fixe la date de la séance.
Il convoque votre enfant, vous-même et éventuellement la personne chargée de le défendre par lettre recommandée ou remise en main propre contre signature.
Le chef d'établissement convoque par tout moyen, y compris par mail les personnes suivantes :
Personne ayant demandé la comparution de l'élève
Témoins pouvant éclairer le conseil sur les faits reprochés à l'élève. S'ils sont mineurs, leurs représentants légaux doivent aussi être convoqués
Membres du conseil
Les convocations doivent être transmises au moins 5 jours avant la date de la séance.
Pour des raisons de sécurité, le chef d'établissement peut délocaliser le conseil de discipline dans un autre établissement scolaire ou dans les locaux de l'inspection académique.
Tenue du conseil
Le président du conseil de discipline expose les faits.
Le conseil entend votre enfant. Vous-même et la personne chargée de l'assister pouvez aussi prendre la parole si vous en faites la demande.
Le président donne également la parole aux personnes suivantes :
2 professeurs de la classe (désignés par le chef d'établissement)
2 délégués de la classe
Personne ayant demandé la comparution de l'élève
Témoins susceptibles d'éclairer le conseil sur les faits reprochés à l'élève
Toute personne pouvant fournir des éléments d'information utiles sur l'élève
Chaque partie doit présenter ses arguments.
Le conseil de discipline délibère à bulletins secrets à la majorité des suffrages exprimés.
Le président vous informe aussitôt de la décision du conseil.
Cette décision est notifiée par lettre recommandée, avec mention des délais et voies de recours possibles.
Le conseil peut prononcer les sanctions suivantes :
Exclusion temporaire de la classe jusqu'à 8 jours maximum
Exclusion temporaire de l'établissement jusqu'à 8 jours maximum
Exclusion définitive de l'établissement
À savoir
le sursis peut être prononcé pour la mesure de responsabilisation et l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement. Une mesure de responsabilisation peut être décidée pour remplacer l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement avec l'accord de votre enfant.
Ce recours doit être fait dans les 8 jours qui suivent la notification écrite de la sanction.
Le recours peut être réalisé par votre enfant (ou vous-même s'il est mineur) ou par le chef d'établissement.
Le recteur d'académie prend sa décision après avoir consulté une commission académique d'appel.
La décision doit intervenir dans un délai d'1 mois à partir de la réception du recours.
Recours contentieux
Pour faire un recours devant le tribunal administratif, il faut obligatoirement avoir fait un recours administratif auprès du recteur d'académie.
Votre enfant, ou vous-même s'il est mineur, pouvez contester la décision du recteur d'académie lorsqu'elle est défavorable.
Le recours contentieux doit se faire devant le tribunal administratif du lieu de l'établissement scolaire dans un délai de 2 mois après la notification de la décision du recteur d'académie.
Le tribunal se prononce sur la décision du recteur d'académie et non sur la sanction prononcée par le conseil de discipline.
Le conseil de discipline départemental comprend les membres suivants :
Directeur académique des services de l'Éducation nationale ( Dasen) ou son représentant
2 représentants des personnels de direction
2 représentants des personnels d'enseignement
1 représentant des personnels d'établissement
1 conseil principal d'éducation
2 représentants des parents d'élèves
2 représentants des élèves.
Ces représentants (sauf le Dasen ) sont tous membres d'un conseil de discipline d'établissement.
Ils sont nommés pour 1 an par le recteur d'académie.
Atteinte grave aux personnes ou aux biens
Pour convoquer le conseil de discipline départemental, le Dasen doit être saisi par le chef d'établissement lorsque les motifs suivants sont réunis :
Des faits d'atteinte grave aux personnes ou aux biens
Risque pour la sérénité du conseil, l'ordre ou la sécurité de l'établissement
Votre enfant doit avoir été exclu définitivement d'un établissement scolaire ou avoir fait l'objet de poursuites pénales pour les mêmes faits.
Atteinte grave aux valeurs de la République ou au principe de laïcité
Pour convoquer le conseil de discipline départemental, le Dasen doit être saisi par le chef d'établissement lorsque les motifs suivants sont réunis :
Des faits d'atteinte grave aux valeurs de la République et notamment au principe de laïcité
Risque pour la sérénité du conseil, l'ordre ou la sécurité de l'établissement
Le chef d'établissement peut interdire à votre enfant d'accéder à l'établissement jusqu'à la convocation du conseil de discipline départemental.
Il ne s'agit pas d'une sanction, mais d'une mesure exceptionnelle.
Convocation
Le chef d'établissement fixe la date de la séance.
Il convoque votre enfant, vous-même et éventuellement la personne chargée de le défendre par lettre recommandée ou remise en main propre contre signature.
Le chef d'établissement convoque par tout moyen, y compris par mail les personnes suivantes :
Personne ayant demandé la comparution de l'élève
Témoins pouvant éclairer le conseil sur les faits reprochés à l'élève. S'ils sont mineurs, leurs représentants légaux doivent aussi être convoqués
Membres du conseil
Les convocations doivent être transmises au moins 5 jours avant la date de la séance.
Pour des raisons de sécurité, le chef d'établissement peut délocaliser le conseil de discipline dans un autre établissement scolaire ou dans les locaux de l'inspection académique.
Tenue du conseil
Le président du conseil de discipline expose les faits.
Le conseil entend votre enfant. Vous-même et la personne chargée de l'assister pouvez aussi prendre la parole si vous en faites la demande.
Le président donne également la parole aux personnes suivantes :
2 professeurs de la classe (désignés par le chef d'établissement)
2 délégués de la classe
Personne ayant demandé la comparution de l'élève
Témoins susceptibles d'éclairer le conseil sur les faits reprochés à l'élève
Toute personne pouvant fournir des éléments d'information utiles sur l'élève
Chaque partie doit présenter ses arguments.
Le conseil de discipline délibère à bulletins secrets à la majorité des suffrages exprimés.
Le président vous informe aussitôt de la décision du conseil.
Cette décision est notifiée par lettre recommandée, avec mention des délais et voies de recours possibles.
Le conseil peut prononcer les sanctions suivantes :
Exclusion temporaire de la classe jusqu'à 8 jours maximum
Exclusion temporaire de l'établissement jusqu'à 8 jours maximum
Exclusion définitive de l'établissement
À savoir
le sursis peut être prononcé pour la mesure de responsabilisation et l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement. Une mesure de responsabilisation peut être décidée pour remplacer l'exclusion temporaire de la classe ou de l'établissement avec l'accord de votre enfant.
Ce recours doit être fait dans les 8 jours qui suivent la notification écrite de la sanction.
Le recours peut être réalisé par votre enfant (ou vous-même s'il est mineur) ou par le chef d'établissement.
Le recteur d'académie prend sa décision après avoir consulté une commission académique d'appel.
La décision doit intervenir dans un délai d'1 mois à partir de la réception du recours.
Recours contentieux
Pour faire un recours devant le tribunal administratif, il faut obligatoirement avoir fait un recours administratif auprès du recteur d'académie.
Votre enfant, ou vous-même s'il est mineur, pouvez contester la décision du recteur d'académie lorsqu'elle est défavorable.
Le recours contentieux doit se faire devant le tribunal administratif du lieu de l'établissement scolaire dans un délai de 2 mois après la notification de la décision du recteur d'académie.
Le tribunal se prononce sur la décision du recteur d'académie et non sur la sanction prononcée par le conseil de discipline.
