Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Licenciement économique collectif : information et consultation obligatoires
Vérifié le 24 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
L'employeur qui envisage de procéder à un licenciement économique collectif doit d'abord convoquer et consulter le comité social et économique (CSE). Il doit aussi informer la Dreets dans des conditions qui varient selon le nombre de licenciements envisagés.
Comment le CSE est-il convoqué ? Comment est-il consulté ? Quelle sont les informations communiquées à la Dreets et comment sont elles transmises ?
Nous faisons un point sur la réglementation et vous présentons les étapes de la démarche.
Petit licenciement
Grand licenciement dans une entreprise de moins de 50 salariés
Grand licenciement dans une entreprise de 50 salariés et plus
L'employeur doit convoquer et consulter le CSE quand il a été mis en place dans l'entreprise.
Si l'entreprise n'a pas de CSE, l'employeur est dispensé de consultation dans les cas suivants :
Effectif de l'entreprise inférieur à 11 salariés
Effectif de l'entreprise au moins égal à 11 salariés, mais existence d'un procès verbal de carence attestant que les élections professionnelles ont bien été organisées mais que le CSE n'as pas pu être mis en place ou renouvelé.
Nombre de salariés, permanents ou non, employés dans l'établissement
Calendrier prévisionnel des licenciements
Mesures de nature économique envisagées
Conséquences éventuelles des licenciements prévus en matière de santé, de sécurité ou de conditions de travail
À noter
Dans les entreprises de 1 000 salariés et plus, l'employeur informe également le CSE des conditions de mise en œuvre du congé de reclassement.
Quel est l'objet de la consultation du CSE ?
La consultation préalable aux licenciements permet à l'employeur d'apporter au CSE les renseignements utiles relatifs au projet de licenciement collectif.
Comment se déroule la consultation du CSE?
L'employeur présente au CSE le projet de licenciement économique.
Il répond à ses questions éventuelles et lui donne des explications si nécessaire.
Le CSE doit rendre à l'employeur son avis sur le projet de licenciement dans le délai maximum d'1 mois après la consultation.
L'entreprise employant au moins 50 salariés doit également informer les entreprises sous-traitantes du projet de licenciement quand la réduction d'effectif pourrait avoir comme conséquence de réduire leur volume d'activité ou d'emploi.
En cas de dysfonctionnement du système de déclaration informatique, la transmission des informations et demandes doit s'effectuer par tout autre moyen (par courrier recommandé par exemple).
L'employeur doit convoquer et consulter le CSE quand il a été mis en place dans l'entreprise.
Si l'entreprise n'a pas de CSE, l'employeur est dispensé de consultation si les 2 conditions suivantes sont respectées :
Effectif de l'entreprise au moins égal à 11 salariés
Existence d'un procès-verbal de carence établi par l'employeur et attestant que les élections professionnelles ont bien été organisées, mais que le CSE n'a pas pu être mis en place ou renouvelé.
Nombre de salariés, permanents ou non, employés dans l'établissement
Calendrier prévisionnel des licenciements
Mesures de nature économique envisagées
Conséquences éventuelles des licenciements prévus en matière de santé, de sécurité ou de conditions de travail
Mesures envisagées pour limiter les licenciements et pour faciliter le reclassement des salariés concernés
À noter
Dans les entreprises de 1 000 salariés et plus, l'employeur informe également le CSE des conditions de mise en œuvre du congé de reclassement.
Quel est l'objet de la consultation du CSE ?
La consultation préalable aux licenciements permet à l'employeur d'apporter au CSE les renseignements utiles relatifs au projet de licenciement collectif.
Comment se déroule la consultation du CSE ?
L'employeur présente au CSE le projet de licenciement économique.
Il répond aux questions éventuelles du CSE et lui donne des explications si nécessaire.
Le CSE doit rendre à l'employeur son avis sur le projet de licenciement .
L'employeur doit informer la Dreets. La procédure et les informations transmises varient selon que l'entreprise a un CSE ou n'en a pas :
Quelles sont les informations transmises à la Dreets ?
L'employeur communique sans délai à la Dreets les informations adressées au CSE lors de la convocation à la 1re réunion.
L'information transmise au CSE avec la convocation à la réunion comporte les éléments suivants :
Raisons économiques, financières ou techniques du projet de licenciement
Nombre de salariés, permanents ou non, employés dans l'établissement
Calendrier prévisionnel des licenciements
Mesures de nature économique envisagées
Conséquences éventuelles des licenciements prévus en matière de santé, de sécurité ou de conditions de travail
L'employeur transmet également à la Dreets les procès-verbaux des réunions avec le CSE.
Ces procès-verbaux comportent les avis, suggestions et propositions du CSE.
Il transmet la notification du projet de licenciement, au plus tôt le lendemain de la 1re réunion avec le CSE.
Ce document comporte les informations suivantes :
Nom et l'adresse de l'employeur
Nature de l'activité et l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement
Nombre des licenciements envisagés
Les modifications éventuellement apportées aux informations déjà transmises aux représentants du personnel
Le recourt éventuel à l'assistance d'un expert-comptable
La Dreets a un délai de 21 jours pour vérifier le projet de licenciement.
L'employeur doit envoyer à la Dreets après la 2e réunion avec le CSE, les modifications éventuelles du calendrier prévisionnel des licenciements, des mesures sociales d'accompagnement, ainsi que du calendrier de leur mise en œuvre.
Comment l'employeur transmet-il les informations à la Dreets ?
L'employeur informe la Dreets de façon dématérialisée sur le site suivant :
Service en ligne Portail des ruptures collectives de contrats de travail (RUPCO)
En cas de dysfonctionnement du système de déclaration informatique, la transmission des informations et demandes doit s'effectuer par tout autre moyen (par courrier recommandé par exemple).
Quelles sont les informations transmises à la Dreets ?
L'employeur doit communiquer à la Dreets la notification du projet de licenciement comportant l'ensemble des informations qui auraient été adressées au CSE si celui-ci avait été mis en place :
L'information transmise au CSE avec la convocation à la réunion comporte les éléments suivants :
Raisons économiques, financières ou techniques du projet de licenciement
L'employeur doit convoquer et consulter le CSE quand il a été mis en place dans l'entreprise.
Si l'entreprise n'a pas de CSE, l'employeur est dispensé de consultation s'il a établi un procès-verbal de carence attestant que les élections professionnelles ont bien été organisées mais que le CSE n'as pas pu être mis en place ou renouvelé.
Le plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) est un dispositif qui prévoit diverses mesures dans le but d’éviter ou de limiter les licenciements.
Le contenu du plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) peut être établi par un accord collectif ou par un document unilatéral élaboré par l’employeur.
À noter
Dans les entreprises de 1 000 salariés et plus, l'employeur informe également le CSE des conditions de mise en œuvre du congé de reclassement.
Quel est l'objet de la consultation du CSE ?
La consultation du CSE porte sur les 2 aspects suivants:
Projet de restructuration et de réduction des effectifs (volet économique portant sur natures des difficultés, mesures de restructurations envisagées, etc)
Projet de licenciement collectif lui même (volet social) lui même et portant sur les sujets suivants :
Le CSE est donc amené à rendre 2 avis distincts.
Comment se déroule la consultation du CSE ?
L'employeur étudie les suggestions du CSE relatives aux mesures sociales envisagées par le plan de sauvegarde de l'emploi.
Il examine les propositions alternatives du CSE au projet de restructuration.
L'employeur donne une réponse argumentée aux suggestions et interrogations du CSE.
Comment le CSE donne-t-il son avis ?
Le CSE adresse à l'employeur des procès-verbaux de réunion.
Ces documents comportent les avis, suggestions et propositions du CSE.
Le CSE rend ses avis, à compter de la date de sa première réunion, dans les délais maximum suivants :
2 mois lorsque le nombre de licenciements est inférieur à 100
3 mois lorsque le nombre de licenciements est compris entre 100 et 249
4 mois lorsque le nombre de licenciements est supérieur à 249
L'entreprise doit également informer les entreprises sous-traitantes du projet de licenciement quand la réduction d'effectif pourrait avoir comme conséquence de réduire leur volume d'activité ou d'emploi.
L'employeur doit informer la Dreets. La procédure et les informations transmises varient selon que l'entreprise a un CSE ou n'en a pas :
Quelles sont les informations transmises à la Dreets ?
L'employeur communique sans délai à la Dreets les informations adressées au CSE lors de la convocation à la 1ère réunion.
L'information transmise au CSE avec la convocation à la réunion comporte les éléments suivants :
Raisons économiques, financières ou techniques du projet de licenciement
En cas de dysfonctionnement du système de déclaration informatique, la transmission des informations et demandes doit s'effectuer par tout autre moyen (par courrier recommandé par exemple).
La Dreets donne t-elle son avis sur le projet de licenciement ?
Oui, la Dreets donne son appréciation sur le projet de licenciement présenté par l'employeur.
Le plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) est un dispositif qui prévoit diverses mesures dans le but d’éviter ou de limiter les licenciements.
Le contenu du plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) peut être établi par un accord collectif ou par un document unilatéral élaboré par l’employeur.
Après la dernière consultation du CSE, l'employeur adresse à la Dreets la demande de validation de cet accord collectif ou d'homologation du document unilatéral.
La Dreets examine et donne son avis sur les documents présentés par l'employeur dans les délais suivants :
15 jours pour la validation d'un accord collectif
21 jours pour l'homologation d'un document unilatéral
Les délais de validation ou d'homologation sont toutefois réduits dans les situations suivantes :
L'absence de réponse de la Dreets dans ces délais entraine la validation de l'accord collectif ou l'homologation du document unilatéral.
En cas de refus de validation ou d'homologation des documents présentés, l'employeur doit y apporter les modifications nécessaires.
Il doit alors consulter une nouvelle fois le CSE.
Quelles sont les informations transmises à la Dreets ?
L'employeur doit communiquer à la Dreets les informations suivantes :
Notification du projet de licenciement comportant l'ensemble des informations qui auraient été adressées au CSE si celui-ci avait été mis en place
Procès-verbal de carence établi par l'employeur lorsque le CSE n'a pas pu être mis en place ou renouvelé
Attention :
si aucun procès verbal de carence n'a été établi, l'absence de consultation du CSE peut entrainer l'irrégularité de la procédure de licenciement économique.
Comment l'employeur transmet-il les informations à la Dreets ?
L'employeur informe la Dreets de façon dématérialisée sur le site internet spécifique suivant :
Service en ligne Portail des ruptures collectives de contrats de travail (RUPCO)
En cas de dysfonctionnement du système de déclaration informatique, la transmission des informations et demandes doit s'effectuer par tout autre moyen (par courrier recommandé par exemple).
La Dreets donne t-elle son avis sur le projet de licenciement ?
Oui, la Dreets donne son appréciation sur le projet de licenciement présenté par l'employeur.
Le plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) est un dispositif qui prévoit diverses mesures dans le but d’éviter ou de limiter les licenciements.
Le contenu du plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) prend la forme d'un document unilatéral élaboré par l’employeur.
L'employeur adresse à la Dreets la demande d'homologation du document unilatéral.
La Dreets a un délai de 21 jours pour homologuer le document présenté par l'employeur.
Le délai d'homologation est toutefois réduit dans les situations suivantes :
L'absence de réponse de la Dreets dans ce délai entraine l'homologation du document unilatéral.
En cas de refus d'homologation des documents présentés, l'employeur doit y apporter les modifications nécessaires.
Les procédures de consultation du CSE et d'information de la Dreets diffèrent en fonction du nombre de salariés licenciés sur une période de 30 jours et de l'effectif de l'entreprise.
Il existe 2 catégories de licenciement :
Petit licenciement : de 2 à 9 salariés licenciés sur une période de 30 jours, quelque soit l'effectif de l'entreprise
Grand licenciement : au moins 10 salariés licenciés sur une période de 30 jours
La procédure de grand licenciement présente des différences selon que l'effectif de l'entreprise est inférieur à 50 salariés ou supérieur ou égal à 50 salariés.
