Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Montant du loyer d'un logement appartenant à un propriétaire privé

Vérifié le 24 août 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le loyer d'un logement loué avec bail d'habitation (y compris un bail mobilité) est fixé librement par le propriétaire. Mais, dans les villes situées en zone tendue, l'encadrement des loyers s'applique. Dans ces villes, le loyer ne doit pas dépasser un montant maximum lors de la remise en location (cas d'un nouveau locataire) et lors du renouvellement du bail (cas du même locataire).

  • Zone tendue
  • Autre zone

Certains logements ne sont pas concernés par l'encadrement des loyers, car ils sont soumis à d'autres règles : logement loi de 1948, logement conventionné par l'Anah (hors conventions à loyer intermédiaire), logement HLM, meublé de tourisme, sous-location.

Lorsque le logement est mis en location pour la 1re fois, le propriétaire fixe librement le montant du loyer.

Le propriétaire pourra réviser le loyer 1 fois par an, à la condition que ce soit prévu dans le bail.

 Attention :

  • En métropole, lorsque le bail est signé depuis le 24 août 2022 et concerne un logement classé F ou G (classement indiqué sur le DPE), il est interdit d'en réviser le loyer.
  • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, lorsque le bail est signé après le 1er juillet 2024 et concerne un logement classé F ou G (classement indiqué sur le DPE), il est interdit d'en réviser le loyer.

Lorsque le loyer est sous-évalué par rapport au prix du marché, le propriétaire peut augmenter le montant du loyer au renouvellement du bail, à certaines conditions. Mais il doit le faire en respectant certaines règles.

 Attention :

un bail mobilité ne peut pas être renouvelé.

Le montant du loyer appliqué au dernier locataire doit figurer dans le bail.

Le propriétaire peut augmenter ce loyer dans certains cas seulement.

La date de signature du bail est déterminante :

    • Si aucune révision n'est intervenue au cours des 12 derniers mois, le propriétaire peut augmenté le loyer de la variation annuelle de l'IRL publié à la date de signature du nouveau bail.

       Attention :

      • En métropole, lorsque le bail concerne un logement classé F ou G (classe indiquée sur le DPE), il est interdit d'en réviser le loyer.
      • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, le propriétaire fixe librement le montant du loyer, quelle que soit la classe du logement indiquée sur le DPE. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

      • Le nouveau loyer peut être augmenté lorsque le propriétaire a financé des travaux d'amélioration (hors travaux d'économie d'énergie ayant donné lieu à une majoration de loyer pour réduction de charges) ou des travaux mise aux normes de décence

        Ces travaux doivent :

        • Avoir été réalisés depuis le départ du dernier locataire, dans les parties communes ou privatives
        • Et être d'un montant au moins égal à 50 % de la dernière année de loyer (hors charge)

        Si ces conditions sont respectées, le loyer annuel pratiqué avec le précédent locataire peut être augmenté de 15 % du montant des travaux TTC.

         Attention :

        • En métropole, lorsque le bail concerne un logement classé F ou G (classe indiquée sur le DPE), il est interdit d'en augmenter le loyer.
        • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, le propriétaire peut augmenter le loyer, quelle que soit la classe du logement indiquée sur le DPE. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

      • Le nouveau loyer est fixé librement lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

        • Des travaux d'amélioration ont été faits depuis moins de 6 mois
        • Le montant de ces travaux est au moins égal à la dernière année de loyer

         Attention :

        • En métropole, lorsque le bail concerne un logement classé F ou G (classe indiquée sur le DPE), il est interdit d'en augmenter le loyer.
        • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, le propriétaire peut augmenter le loyer, quelle que soit la classe du logement indiquée sur le DPE. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

    • Lorsque le loyer appliqué à l'ancien locataire est manifestement sous-évalué, le propriétaire peut augmenter ce loyer.

        À savoir

      Il est possible d'estimer la sous-évaluation d'un loyer à partir de loyers habituellement constatés pour des logements comparables situés dans la même zone géographique.

      Mais l'augmentation du loyer ne doit pas dépasser 50 % de la différence entre les 2 sommes suivantes :

      • Montant d'un loyer déterminé par référence aux loyers pratiqués dans le voisinage pour des logements comparables
      • Dernier loyer appliqué au précédent locataire, éventuellement révisé sur l'IRL si cela n'a pas été fait dans les 12 derniers mois

       Attention :

      • En métropole, lorsque le bail concerne un logement classé F ou G (classe indiquée sur le DPE), il est interdit d'en augmenter le loyer manifestement sous-évalué.
      • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, le propriétaire peut augmenter un loyer manifestement sous-évalué, quelle que soit la classe du logement indiquée sur le DPE. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

    • Si aucune révision n'est intervenue au cours des 12 derniers mois, le propriétaire peut augmenté le loyer de la variation annuelle de l'IRL publié à la date de signature du nouveau bail.

      • Le nouveau loyer peut être augmenté lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

        • Le propriétaire a financé des travaux d'amélioration (hors travaux d'économie d'énergie ayant donné lieu à une majoration de loyer pour réduction de charges) ou des travaux mise aux normes de décence
        • Lorsque le logement est situé en métropole, sa consommation en énergie primaire est inférieure à 331 kWh par m2 et par an. Un diagnostic de performance énergétique datant de moins de 4 ans doit en attester.

        Ces travaux doivent :

        • avoir été réalisés depuis le départ du dernier locataire, dans les parties communes ou privatives
        • être d'un montant au moins égal à 50 % de la dernière année de loyer (hors charge)

        Si ces conditions sont respectées, le loyer annuel pratiqué avec le précédent locataire peut être augmenté de 15 % du montant des travaux TTC.

      • Le nouveau loyer est fixé librement lorsque les 3 conditions suivantes sont remplies :

        • Des travaux d'amélioration ont été faits depuis moins de 6 mois
        • Le montant de ces travaux est au moins égal à la dernière année de loyer
        • Lorsque le logement est situé en métropole, sa consommation en énergie primaire est inférieure à 331 kWh par m2 et par an. Un diagnostic de performance énergétique datant de moins de 4 ans doit en attester.

    • Il est possible d'augmenter le loyer appliqué à l'ancien locataire lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

      • Ce loyer est sous-évalué. Il est possible d'estimer la sous-évaluation d'un loyer à partir de loyers habituellement constatés pour des logements comparables situés dans la même zone géographique.
      • Lorsque le logement est situé en métropole, sa consommation en énergie primaire est inférieure à 331 kWh par m2 et par an. Un diagnostic de performance énergétique datant de moins de 4 ans doit en attester.

      Lorsque ces 2 conditions sont remplies, le loyer peut être augmenté. Mais la hausse du loyer ne doit pas dépasser 50 % de la différence entre les 2 sommes suivantes :

      • Montant d'un loyer déterminé par référence aux loyers pratiqués dans le voisinage pour des logements comparables
      • Dernier loyer appliqué au précédent locataire, éventuellement révisé sur l'IRL si cela n'a pas été fait dans les 12 derniers mois

La règle à appliquer dépend de la date de signature du bail :

  • En métropole, le propriétaire fixe librement le montant du loyer d'un logement classé A, B, C, D ou E. Mais le loyer d'un logement classé F ou G ne doit pas être supérieur au dernier loyer appliqué au précédent locataire.

      À savoir

    En outre-mer, le propriétaire fixe librement le montant du loyer, quelle que soit la classe du logement. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

  • Le propriétaire fixe librement le montant du loyer.

Le propriétaire peut fixer librement le montant du loyer qu'il souhaite appliquer, qu'il s'agisse d'un logement vide ou meublé.

Le propriétaire peut réviser le loyer 1 fois par an à la condition que cela soit prévu dans le bail.

 Attention :

  • En métropole, lorsque le bail est signé depuis le 24 août 2022 et concerne un logement classé F ou G (classement indiqué sur le DPE), il est interdit d'en réviser le loyer.
  • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, lorsque le bail est signé après le 1er juillet 2024 et concerne un logement classé F ou G (classement indiqué sur le DPE), il est interdit d'en réviser le loyer.

Si le loyer est manifestement sous-évalué, le propriétaire peut proposer au locataire un nouveau loyer plus élevé, en respectant une procédure précise.

 Attention :

  • En métropole, lorsque le bail concerne un logement classé F ou G (classe indiquée sur le DPE), il est interdit d'en augmenter le loyer manifestement sous-évalué.
  • En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et Mayotte, le propriétaire peut augmenter un loyer manifestement sous-évalué, quelle que soit la classe du logement indiquée sur le DPE. Cette règle est valable jusqu'au 1er juillet 2024.

Pour savoir si votre commune est située en zone tendue :

Simulateur
Savoir si un logement est situé en zone tendue

Accéder au simulateur  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

 Attention :

Paris, Lille, Hellemmes et Lomme, Lyon et Villeurbanne, Montpellier, Bordeaux et les communes de Plaine commune et d'Est Ensemble appliquent des règles encore plus strictes.

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