Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Succession : indivision entre les héritiers

Vérifié le 11 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Un de vos proches vient de décéder et il y a plusieurs héritiers. Vous vous demandez qui est désormais propriétaire de ses biens ?

Avant le partage de la succession, les biens du défunt sont en indivision, c'est-à-dire qu'ils appartiennent à l'ensemble des héritiers.

Fonctionnement, droit des héritiers, fin de l'indivision : voici les règles à connaître sur le sujet.

Si un de vos proches décède et qu'il y a plusieurs héritiers, les biens de la succession sont en indivision. Cela signifie qu'ils appartiennent à l'ensemble des héritiers.

L'indivision existe uniquement si les héritiers ont des droits de même nature sur un même bien. C'est le cas, par exemple, lorsque 2 enfants ont la nue-propriété d'une maison.

La part de chaque héritier, aussi appelé indivisaire, est identifiée sous forme de quote-part.

Les biens sont en indivision jusqu'au partage de la succession.

Régime légal

En général, vous et les autres héritiers prenez les décisions concernant les biens indivis soit à l'unanimité, soit la majorité des 2/3.

Dans des cas plus rares, un indivisaire peut prendre seul la décision.

Les règles diffèrent selon le type de décision à prendre.

  • Vous ou un autre indivisaire pouvez prendre seul une mesure nécessaire à la conservation du bien. Par exemple, effectuer des travaux sur un bien immobilier.

  • La décision doit être prise à la majorité des 2/3 des droits indivis, c'est-à-dire des droits détenus par chaque indivisaire sur un bien indivis.

    La décision doit être communiquée aux autres indivisaires. Sinon, elle ne leur est pas opposable.

     Exemple

    Conclusion ou renouvellement d'un bail d'habitation.

  • La décision doit être prise à la majorité des 2/3 des droits indivis, c'est-à-dire des droits détenus par chaque indivisaire sur un bien indivis.

    La décision doit être communiquée aux autres indivisaires. Sinon elle ne leur est pas opposable.

  • La décision doit être prise à l'unanimité.

    Toutefois, l'unanimité n'est pas nécessaire lorsque l'indivisaire est incapable de manifester sa volonté.

    C'est également le cas lorsque l'indivisaire met en péril l'intérêt commun (recours possible devant le tribunal par les autres indivisaires).

    L'unanimité n'est pas non plus nécessaire en cas de vente d'un bien indivis par le tribunal sur demande d'indivisaires ayant au moins 2/3 des droits.

    Où s’adresser ?

    Tribunal judiciaire

En cas de mésentente, vous ou tout autre héritier pouvez saisir le tribunal pour faire nommer un mandataire judiciaire. Le mandataire sera chargé de gérer provisoirement la succession.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

La majorité des 2/3 des droits indivis et la majorité des 2/3 des héritiers sont parfois différentes.

 Exemple

S'il y a 4 indivisaires à parts égales, l'accord de 3 d'entre eux est requis.

Par contre, si l'un des 4 détient la moitié des droits, les 3 autres se partagent l'autre moitié à parts égales (16,66 % chacun). Dans ce cas, celui qui détient 50 % des droits ne doit convaincre que l'un des 3 autres indivisaires.

Convention

Vous et les autres héritiers pouvez décider d'établir une convention pour fixer les règles de fonctionnement de l'indivision.

La convention doit respecter les conditions suivantes :

  • Être établie par écrit
  • Lister les biens de l'indivision
  • Préciser les droits de chaque héritier (aussi appelé indivisaire)

 Attention :

si la succession comporte un bien immobilier, la convention doit être établie par un notaire.

Où s’adresser ?

Notaire

La convention peut avoir une durée déterminée, dans la limite de 5 ans renouvelable. Elle peut aussi être fixée pour une durée indéterminée.

Pour gérer l'indivision, vous et les autres héritiers pouvez nommer l'un d'entre vous ou une autre personne. Cette personne est appelée le mandataire. Il peut y avoir plusieurs mandataires. Vous pouvez prévoir sa désignation dans la convention. Vous pouvez aussi prendre la décision plus tard.

Chaque année, le mandataire doit vous rendre compte de sa gestion.

Il peut être rémunéré. Si c'est le cas, sa rémunération est à votre charge.

Le mandataire ne peut pas transmettre la propriété d'un bien au bénéficiaire de son choix. Par exemple, il lui est interdit de vendre un bien immobilier.

  À savoir

Tous les héritiers doivent être d'accord pour désigner un mandataire.

Utilisation des biens indivis 

Pour utiliser les biens indivis, vous devez respecter les 3 conditions suivantes :

  • Avoir l'accord des autres indivisaires. Si ce n'est pas le cas, vous devez vous adresser au président du tribunal judiciaire.
  • Respecter la destination du bien, c'est-à-dire ce pour quoi le bien est fait. Par exemple, un indivisaire ne peut pas transformer une maison construite pour y être habitée en local commercial.
  • Si vous utilisez seul un bien indivis, verser une indemnité aux autres indivisaires, sauf décision contraire de ces derniers.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Cession des droits dans l'indivision

Vous ou un autre indivisaire pouvez vendre vos droits dans l'indivision sous certaines conditions.

Si le repreneur est un tiers à l'indivision, vous devez, au préalable, notifier par acte du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) votre intention de céder vos droits aux autres membres de l'indivision. Vous devez aussi notifier le prix, les conditions de la cession projetée et les nom, domicile et profession de la personne qui se propose d'acheter.

Les autres indivisaires restent prioritaires pour acheter la part que vous cédez. En effet, tout indivisaire peut, dans le délai d'1 mois qui suit la notification, vous faire savoir qu'il reprend votre part aux prix et conditions qui lui ont été notifiés.

Maintien dans l'indivision

Si les indivisaires ne sont pas d'accord, le tribunal peut maintenir l'indivision pour protéger leurs intérêts.

Le maintien judiciaire dans l'indivision peut notamment concerner les situations suivantes :

  • Entreprise dont l'exploitation était assurée par le défunt ou par son époux
  • Local d'habitation ou professionnel utilisé par le défunt ou son époux au moment du décès

En présence d'héritier mineur, la demande de maintien dans l'indivision peut être faite par le conjoint survivant, un héritier majeur ou le représentant légal de l'héritier mineur. S'il n'y a pas d'héritier mineur, la demande doit être faite par le conjoint survivant.

La demande doit être adressée au tribunal du lieu où le bien est situé.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

S'il est accordé, le maintien dans l'indivision ne peut pas dépasser 5 ans. Il est renouvelable dans certains cas (par exemple jusqu'à la majorité du plus jeune enfant ou jusqu'au décès de l'époux selon le cas)

L'indivision prend fin avec le partage de la succession.

À tout moment, sauf si un jugement ou une convention entre les indivisaires s'y oppose, vous pouvez sortir de l'indivision. Pour cela, vous devez effectuer l'une des démarches suivantes :

  • Donner ou vendre votre part dans l'indivision ou dans un bien déterminé. Attention, avant de vendre, vous devez en informer les autres indivisaires par acte du commissaire de justice (anciennement acte d'huissier de justice).
  • Demander le partage de tout ou partie des biens.

Si vous souhaitez le partage et que les autres veulent rester en indivision, ces derniers peuvent demander au tribunal de les autoriser à rester dans l'indivision et de vous attribuer votre part.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

 À noter

des règles spécifiques s'appliquent en outre-mer concernant la sortie de l'indivision.

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