Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Salaire de l'assistante maternelle employée par un particulier employeur

Vérifié le 01 septembre 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

La rémunération de l'assistante maternelle agréée (ou de l'assistant maternel agréé) se compose d'un salaire de base, d'éventuelles majorations et de diverses indemnités.

  • Le salaire horaire brut ne peut pas être inférieur à 3,57 € (salaire horaire minimum prévu par la convention collective nationale des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile majoré de 4 %).

  • Le salaire horaire brut ne peut pas être inférieur aux montants suivants :

    • Salaire horaire minimumprévu par la convention collective nationale des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile
    • Minimum légal, soit 3,24 € par heure et par enfant

    C'est le montant le plus avantageux qui s'applique.

L'employeur et l'assistante maternelle se mettent d'accord sur le salaire horaire brut de base.

Le salaire est mensualisé quels que soient le nombre d'heures de travail par semaine et le nombre de semaines de travail dans l'année. La mensualisation ne s'applique pas en cas d'accueil occasionnel.

  • Le salaire de base est obligatoirement mensualisé.

    Il se calcule de la manière suivante :

    • Accueil de 52 semaines par période de 12 mois consécutifs :
    • Accueil sur 46 semaines ou moins par période de 12 mois consécutifs :

     À noter

    une régularisation prévisionnelle est réalisée chaque année à la date anniversaire du contrat du travail. Le montant de l'indemnité de régularisation est la différence entre la somme des heures rémunérées au salarié conformément à la mensualisation du salaire et la somme des heures réellement effectuées. Cette régularisation est établie par un écrit, signé par les parties.

  • Quand l'accueil est occasionnel (inférieur ou égal à 1 mois), le salaire n'est pas mensualisé et se calcule de la manière suivante :

    Salaire horaire brut × nombre d'heures d'accueil effectuées au cours du mois

  À savoir

en cas de contrat à durée déterminée (CDD) pour remplacement de l'assistante maternelle absente, le lissage de la rémunération est calculée sur 12 mois quelque soit la durée du CDD.

  • Les heures complémentaires sont rémunérées au salaire horaire brut de base. Elles peuvent être majorées par accord écrit entre l'assistante maternelle et l'employeur.

  • Les heures travaillées au-delà de 45 heures par semaine sont majorées.

    Le taux de majoration de ces heures est fixé par accord entre l'assistante maternelle et l'employeur et ne peut pas être inférieur à 10 %. Il est précisé dans le contrat de travail.

L'accueil d'un enfant présentant des difficultés particulières, temporaires ou permanentes donne droit à majoration du salaire en fonction de l'importance des difficultés de l'enfant.

Le taux horaire augmenté est fixé par accord entre l'assistante maternelle et l'employeur. Il est prévu au contrat.

    • Les courtes absences pour maladie, consécutives ou non, ne sont pas rémunérées dans la limite de 5 jours par an. Le particulier employeur avertit l'assistant maternel de l'absence. Il transmet le justificatif de l'absence à l'assistant maternel au plus tard au retour de l'enfant.

      Les absences pour maladie ou hospitalisation qui durent 14 jours consécutifs ne sont pas rémunérées.

      Après 14 jours calendaires consécutifs d'absence, l'employeur doit rétablir le salaire ou rompre le contrat.

      Le calcul de ces limites est réalisé par période de 12 mois glissants à compter de la date d'effet de l'embauche ou de sa date anniversaire.

       Exemple

      Pour un contrat qui a démarré mi-septembre 2021, si l'enfant a été malade 3 jours en janvier 2022, il ne restera plus que 2 jours à déduire jusqu'à mi-septembre 2022.

    • Les jours d'accueil prévus au contrat, mais non effectués du fait de l'absence de l'enfant, sont rémunérés (garde de l'enfant par ses grands-parents par exemple).

  • La rémunération versée par l'employeur peut être réduite en cas d'absence de l'assistante maternelle. Par exemple, en cas d'arrêt de travail pour maladie ou de congé sans solde.

  • Le 1er mai est un jour férié chômé et payé s'il tombe un jour habituel d'accueil de l'enfant.

    L'assistante maternelle qui travaille le 1er mai bénéficie du doublement de sa rémunération.

  • Les jours fériés chômés tombant un jour habituellement travaillé ouvrent droit au maintien de la rémunération sous conditions.

    L'assistante maternelle doit avoir travaillé le dernier jour de travail qui précède le jour férié et le 1er jour de travail qui suit le jour férié.

     À noter

    si le particulier employeur a autorisé l'absence, le jour est considéré comme travaillé.

  • Les heures d'accueil de l'enfant sont rémunérées avec une majoration de 10 %.

La période de référence court du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.

La rémunération brute des congés est égale :

  • Soit à la rémunération brute que le salarié aurait perçue pour une durée de travail égale à celle du congé payé, hors indemnités (entretien, nourriture...)
  • Soit au 1/10e de la rémunération totale brute (y compris celle versée pour les congés payés pris sur la période de référence) perçue par le salarié au cours de l'année de référence. Ce calcul ne tient pas compte des indemnités (entretien, nourriture...)

La solution la plus avantageuse pour l'assistante maternelle sera retenue par l'employeur.

  • Les congés sont rémunérés lorsqu'ils sont pris. La rémunération due pour les congés payés remplace le salaire de base.

  • La rémunération due pour les congés payés pour l'année de référence s'ajoute au salaire mensuel brut de base.

    Le montant de l’indemnité de congés payés est calculé au 31 mai de chaque année.

    Cette rémunération peut être versée, selon l'accord des parties à préciser au contrat, de l'une des manières suivantes :

    • En 1 seule fois au mois de juin
    • Lors de la prise principale des congés
    • Au fur et à mesure de la prise des congés

     Attention :

    toute autre modalité de paiement des congés payés est interdite. Il n'est pas possible de verser les congés payés tous les mois.

  • L'indemnité de congés payés pour l'année de référence n'est pas incluse dans le salaire mensuel brut.

    La rémunération des congés payés dus est versée à la fin de chaque accueil.

Les indemnités éventuelles versées à l'assistante maternelle figurent au contrat de travail.

Indemnité d'entretien

L'assistante maternelle bénéficie d’une indemnité d’entretien pour couvrir les frais suivants :

  • Jeux et matériels d'éveil
  • Matériels et produits de couchage et de puériculture (sauf les couches qui sont fournies par les parents)
  • Consommation d'eau, d'électricité, de chauffage, par exemple

L'indemnité prévue par la convention collective est au moins égale à 3,69 € par enfant et pour une journée de 9 heures.

Son montant varie en fonction de la durée d'accueil sans pouvoir être inférieur à 2,65 €.

Un simulateur propose de réaliser une estimation mensuelle des indemnités d'entretien :

Simulateur
Calculer les indemnités d'entretien de l'assistante maternelle

Accéder au simulateur  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

Indemnité de frais de repas

Lorsque l'assistant maternel fournit les repas pour l'enfant accueilli, une indemnité de repas est versée par le particulier employeur, en complément du salaire.

Le contrat de travail précise la nature, le nombre de repas fournis et le montant de l'indemnité défini entre les parties et déterminé en fonction des repas fournis.

L'indemnité de repas n'est pas prise en compte pour déterminer l'indemnité de congés payés à verser au salarié.

Indemnité liée à la conduite d'un véhicule

L'assistante maternelle peut, à la demande de l'employeur, accepter de transporter l'enfant gardé avec son véhicule personnel (à l'école ou un parc de jeux par exemple).

L'employeur verse alors à l'assistante maternelle une indemnité kilométrique. Son montant est fixé par les parties dans le contrat de travail.

Ce montant ne peut pas être inférieur au barème de l'administration.

Montant des indemnités kilométriques pour une automobile

Il ne peut pas être supérieur au barème fiscal.

Un simulateur propose de réaliser une estimation des frais kilométriques :

Simulateur
Frais réels : calculez vos frais kilométriques

Accéder au simulateur  

Ministère chargé des finances

Lorsque plusieurs employeurs exigent des déplacements, l'indemnité due par chacun d'entre eux est calculée proportionnellement au nombre d'enfants transportés.

Le nombre d'enfants transportés s'entend des enfants présents dans le véhicule, y compris les enfants de l'assistant maternel si le déplacement est effectué pour répondre à leurs besoins.

Chaque employeur doit alors à l'assistant maternel une partie de l'indemnité calculée pour son enfant. L'indemnisation est répartie entre les différents parents employeurs si nécessaire.

Les indemnités liées à la conduite d'un véhicule ne sont pas prises en compte pour déterminer l'indemnité de congés payés à verser au salarié.

Remboursement des frais de transports

Lorsque l’accueil s'effectue dans une Mam, les employeurs remboursent les frais de transport correspondants aux dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail.

L'employeur paie le salaire à l'assistante maternelle tous les mois, à une date et dans les conditions prévues au contrat de travail.

L'employeur déclare sa rémunération n ligne à Urssaf Service Pajemploi.

Service en ligne
Urssaf Service Pajemploi en ligne

Accéder au service en ligne  

Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

L'employeur peut utiliser les moyens de paiement suivants : virement, chèque, titres Cesu préfinancé ou espèces. Le salaire peut être payé en espèces jusqu'à 1 500 € par mois.

Le centre Pajemploi établit et adresse un bulletin de paie à l'assistante maternelle.

 À noter

L'employeur peut également adhérer au service Pajemploi+ sur son espace personnel.

Dans ce cas, 2 jours après la déclaration de salaire de l'assistante maternelle, Urssaf service Pajemploi se charge de prélever le salaire sur le compte bancaire, après avoir déduit le montant du CMG.

3 jours après la déclaration, il reverse le salaire sur le compte bancaire de l'assistante maternelle.

Les litiges relèvent de la compétence du conseil de prud'hommes du lieu de domicile de l'assistante maternelle.

Où s’adresser ?

Conseil de prud'hommes

Questions ? Réponses !

Et aussi

Pour en savoir plus

Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×