Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Impôt sur le revenu - Crédit d'impôt pour l'emploi d'un salarié à domicile
Vérifié le 08 juin 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous pouvez bénéficier, sous conditions, d'un crédit d'impôt pour employer un salarié à domicile, en direct ou par un service à la personne réalisé par une association, une entreprise ou un organisme agréé.
Emploi en 2022
Emploi en 2023
Vous devez avoir votre domicile fiscal en France.
Localisation de l'emploi
L'emploi doit être exercé en France dans l'un des lieux suivants :
Chez vous (dans votre résidence principale ou secondaire, dans une résidence pour personnes âgées)
Le service doit être effectué par les personnes ou organismes suivants :
Salarié dont vous êtes l'employeur direct
Association, entreprise ou organisme déclaré
Organisme à but non lucratif ayant pour objet l'aide à domicile, qu'il soit habilité par l'aide sociale ou conventionné par un organisme de sécurité sociale
Les services doivent répondre à vos besoins courants.
Les services suivants donnent droit au crédit d'impôt :
Entretien de la maison
Petits travaux de jardinage (y compris débroussaillage)
Travaux de petit bricolage
Garde d'enfant à domicile
Assistance dans les actes quotidiens de la vie ou l'aide à l'insertion sociale aux personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques qui ont besoin de telles prestations à leur domicile
Interprète en langue des signes, technicien de l'écrit et codeur en langage parlé complété
Soutien scolaire ou cours à domicile
Assistance informatique et administrative à domicile
Préparation de repas à domicile (y compris temps passé aux courses)
Téléassistance et visio-assistance, si elles permettent le maintien à domicile d'une personne fragile
Maintenance, entretien et vigilance temporaires à domicile
Soins esthétiques à domicile pour les personnes dépendantes
Soins et promenades d'animaux de compagnie (hors soins vétérinaires et toilettage) pour les personnes dépendantes
Coordination et délivrance des services
Certains services exercés hors du domicile donnent droit au crédit d'impôt s'ils sont compris dans une offre globale de services qui inclut des services effectués à domicile.
Ce sont les services suivants :
Accompagnement des enfants dans leurs déplacements en dehors de leur domicile
Accompagnement des personnes dépendantes (âgées, handicapées ou atteintes de maladies chroniques) dans leurs déplacements en dehors de leur domicile
Prestation de conduite du véhicule personnel des personnes dépendantes (âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques), du domicile au travail, sur le lieu de vacances, pour les démarches administratives
Prestation de conduite du véhicule personnel des personnes temporairement dépendantes
Accompagnement de ces mêmes personnes dans leurs déplacements
Livraison de repas à domicile
Collecte et livraison à domicile de linge repassé
Livraison de courses à domicile
Téléassistance et visio-assistance
Taux
Le crédit d'impôt s'élève à 50 % des dépenses supportées dans l'année dans la limite d'un plafond qui dépend de votre situation.
Les aides reçues pour financer l'emploi du salarié à domicile doivent être déduites des dépenses.
Pour bénéficier du crédit d'impôt, vous devez indiquer le montant des dépenses dans votre déclaration de revenus.
Les dépenses d'emploi à domicile payées via le Cesu ou Pajemploi sont pré-remplies dans votre déclaration de revenus. Vous devez les vérifier.
Attention :
Vous devez indiquer sur votre déclaration les types de services à la personne pour lesquels les dépenses ont été effectuées (par exemple, ménage, garde d'enfant, petits travaux de jardinage).
Le montant du crédit d'impôt est automatiquement calculé par l'administration fiscale et figure sur votre avis d'imposition.
La déclaration des revenus par internet est obligatoire si votre résidence principale est équipée d'un accès à internet et que vous êtes en mesure de faire votre déclaration en ligne.
Pour l'année 2023, la déclaration de revenus est terminée.
La déclaration 2024 des revenus de 2023 débutera en avril 2024.
Si vous devez faire une déclaration papier
Pour l'année 2023, la déclaration de revenus est terminée.
La déclaration 2024 des revenus de 2023 débutera en avril 2024.
Justificatifs des dépenses
Pour bénéficier du crédit d'impôt, vous devez justifier des paiements suivants :
Salaires et cotisations sociales du salarié
Factures des organismes prestataires
Conservez les justificatifs suivants :
Attestations établies par l'Urssaf s'il s'agit d'un emploi direct
Factures émises par les associations, entreprises ou organismes agréés
Vous n'avez pas à les joindre à votre déclaration de revenus, mais vous devez pouvoir les fournir à l'administration fiscale, à sa demande.
À savoir
une facture payée en espèces ne sera pas acceptée comme justificatif.
L'avance immédiate du crédit d'impôt permet de payer directement une partie du salaire et des charges dus pour votre employé à domicile.
Le complément est prélevé directement sur votre compte.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous sera payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Vous êtes concerné si vous avez recours à un organisme intermédiaire dans les conditions suivantes :
L'intermédiaire peut être une association, une entreprise ou un auto-entrepreneur agréé.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Votre organisme de services à la personne peut vous proposer de bénéficier de l'avance immédiate du crédit d'impôt.
C'est lui qui effectue les démarches pour vous permettre d'y accéder.
Dans ce cas, le montant de votre crédit d'impôt est déduit du montant des prestations. L'acompte versé en janvier 2023 tient compte de l'avance immédiate versée en 2022.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Vous êtes concerné si vous faites garder à domicile votre enfant de plus de 6 ans, pour lequel vous ne pouvez plus bénéficier du complément de libre choix du mode de garde.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Votre organisme de services à la personne peut vous proposer de bénéficier de l'avance immédiate du crédit d'impôt.
C'est lui qui effectue les démarches pour vous permettre d'y accéder.
Dans ce cas, le montant de votre crédit d'impôt est déduit du montant des prestations. L'acompte versé en janvier 2023 tient compte de l'avance immédiate reçue en 2022.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Un acompte de 60 % vous est versé en janvier 2023, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2022.
Le solde vous est payé à l'été 2023, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Vous devez avoir votre domicile fiscal en France.
Localisation de l'emploi
L'emploi doit être exercé en France dans l'un des lieux suivants :
Chez vous (dans votre résidence principale ou secondaire, dans une résidence pour personnes âgées)
Le service doit être effectué par les personnes ou organismes suivants :
Salarié dont vous êtes l'employeur direct
Association, entreprise ou organisme déclaré
Organisme à but non lucratif ayant pour objet l'aide à domicile, qu'il soit habilité par l'aide sociale ou conventionné par un organisme de sécurité sociale
Les services doivent répondre à vos besoins courants.
Les services suivants donnent droit au crédit d'impôt :
Entretien de la maison
Petits travaux de jardinage (y compris débroussaillage)
Travaux de petit bricolage
Garde d'enfants à domicile
Assistance dans les actes quotidiens de la vie ou l'aide à l'insertion sociale aux personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques qui ont besoin de telles prestations à leur domicile
Interprète en langue des signes, technicien de l'écrit et codeur en langage parlé complété
Soutien scolaire ou cours à domicile
Assistance informatique et administrative à domicile
Préparation de repas à domicile (y compris temps passé aux courses)
Téléassistance et visio-assistance, si elles permettent le maintien à domicile d'une personne fragile
Maintenance, entretien et vigilance temporaires à domicile
Soins esthétiques à domicile pour les personnes dépendantes
Soins et promenades d'animaux de compagnie (hors soins vétérinaires et toilettage) pour les personnes dépendantes
Coordination et délivrance des services
Certains services exercés hors du domicile donnent droit au crédit d'impôt s'ils sont compris dans une offre globale de services qui inclut des services effectués à domicile.
Ce sont les services suivants :
Accompagnement des enfants de moins de 3 ans, ou d'enfants de moins de 18 ans en situation de handicap, dans leurs déplacements en dehors de leur domicile
Accompagnement des enfants de plus de 3 ans dans leurs déplacements en dehors de leur domicile
Accompagnement des personnes âgées, handicapées ou atteintes de maladies chroniques dans leurs déplacements en dehors de leur domicile
Prestation de conduite du véhicule personnel des personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques, du domicile au travail, sur le lieu de vacances, pour les démarches administratives
Prestation de conduite du véhicule personnel des personnes temporairement dépendantes
Accompagnement de ces mêmes personnes dans leurs déplacements
Livraison de repas à domicile
Collecte et livraison à domicile de linge repassé
Livraison de courses à domicile
Téléassistance et visio-assistance
Taux
Le crédit d'impôt s'élève à 50 % des dépenses supportées dans l'année dans la limite d'un plafond qui dépend de votre situation.
L'avance immédiate du crédit d'impôt permet de payer directement une partie du salaire et des charges dus pour votre employé à domicile.
Le complément est prélevé directement sur votre compte.
Vous devez activer l'avance immédiate du crédit d'impôt depuis votre compte Cesu +. Complétez le formulaire. Le service sera actif après un délai de 24 heures minimum.
L'intermédiaire peut être une association, une entreprise ou un auto-entrepreneur agréé.
Un acompte de 60 % vous sera versé en janvier 2024, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2023.
Le solde vous sera payé à l'été, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Un acompte de 60 % vous sera versé en janvier 2024, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2023.
Le solde vous sera payé à l'été, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
À noter
la possibilité d'une avance immédiate du crédit d'impôt est prévue pour le 1er janvier 2024 au plus tard.
Vous êtes concerné si vous faites garder à domicile votre enfant de plus de 6 ans, pour lequel vous ne pouvez plus bénéficier du complément de libre choix du mode de garde.
Votre organisme de services à la personne peut vous proposer de bénéficier de l'avance immédiate du crédit d'impôt.
C'est lui qui effectue les démarches pour vous permettre d'y accéder.
Dans ce cas, le montant de votre crédit d'impôt est déduit du montant des prestations.
Un acompte de 60 % vous sera versé en janvier 2024, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2023.
Le solde vous sera payé à l'été, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
Un acompte de 60 % vous sera versé en janvier 2024, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2023.
Le solde vous sera payé à l'été, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
À noter
la possibilité d'une avance immédiate du crédit d'impôt est prévue pour le 1er janvier 2024 au plus tard.
Un acompte de 60 % vous sera versé en janvier 2024, en fonction du montant du crédit d'impôt perçu en 2023.
Le solde vous sera payé à l'été, en fonction de vos dépenses réelles.
Si vous touchez un acompte trop important en janvier, vous devrez rembourser le trop-perçu en septembre.
À noter
la possibilité d'une avance immédiate du crédit d'impôt est prévue pour le 1er janvier 2024 au plus tard.