Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Prime à la conversion - voiture, scooter... : règles du 28 avril au 31 décembre 2022
Vérifié le 12 août 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Cette page indique les règles de la prime à conversion si vous avez acheté ou loué une voiture, une camionnette, ou un 2 ou 3 roues motorisé ou quadricycle électrique, entre le 28 avril et le 31 décembre 2022.
⩽ 13 489 € par part
> 13 489 € par part
Vous pouvez faire un test en ligne pour savoir si vous remplissez les conditions pour bénéficier de la prime à la conversion et avoir une estimation du montant :
Simulateur Test d'éligibilité à la prime à la conversion
Le revenu fiscal de référence par part indiqué sur l'avis d'imposition de vos revenus de l'année précédente est inférieur ou égal à 13 489 € (avis d'imposition 2021 sur vos revenus 2020)
Acheter ou louer un véhicule entre le 28 avril et le 31 décembre 2022.
L'aide est versée au maximum une fois par personne jusqu'au 1er janvier 2023.
À noter
lorsqu'il est plus avantageux, le montant de l'aide en vigueur avant janvier 2022 reste applicable à un véhicule neuf commandé avant le 31 décembre 2021 inclus, si sa facturation intervient au plus tard le 31 mars 2022. Il en va de même pour un véhicule neuf dont le contrat de location a été signé avant le 31 décembre 2021 inclus si le versement du 1er loyer intervient au plus tard le 31 mars 2022.
Le véhicule à détruire doit remplir les conditions suivantes :
Être une voiture particulière (VP) ou une camionnette (CTTE)
Avoir fait l'objet d'une 1re immatriculation avant janvier 2006
Appartenir au bénéficiaire de la prime depuis au moins 1 an
S'il s'agit d'un véhicule considéré comme un véhicule endommagé par un expert, il doit être assuré depuis au moins 1 an à la date de sa remise pour destruction ou à la date de facturation du véhicule acquis ou loué
Être remis pour destruction dans les 3 mois précédant ou les 6 mois suivant la facturation du nouveau véhicule à un centre "véhicules hors d'usage" (VHU) agréé ou à une installation agréée de dépollution et de démontage de véhicules hors d'usage
Le véhicule à détruire doit remplir les conditions suivantes :
Être une voiture particulière (VP) ou une camionnette (CTTE)
Avoir fait l'objet d'une 1re immatriculation avant janvier 2011
Appartenir au bénéficiaire de la prime depuis au moins 1 an
S'il s'agit d'un véhicule considéré comme un véhicule endommagé par un expert, il doit faire être assuré depuis au moins 1 an à la date de sa remise pour destruction ou à la date de facturation du véhicule acquis ou loué
Être remis pour destruction dans les 3 mois précédant ou les 6 mois suivant la facturation du nouveau véhicule à un centre "véhicules hors d'usage" (VHU) agréé ou à une installation agréée de dépollution et de démontage de véhicules hors d'usage
À savoir
depuis juin 2020, si vous ne souhaitez pas mettre à la casse votre ancien véhicule, vous pouvez bénéficier d'une aide dite prime au rétrofit électrique, sous conditions, en faisant transformer le moteur thermique en moteur électrique.
Le véhicule doit remplir les 5 conditions suivantes :
Être acheté ou loué dans le cadre d'un contrat d'une durée de 2 ans ou plus
Ne pas être vendu dans l'année suivant sa 1re immatriculation, ni avant d'avoir parcouru au moins 2 000 km
À savoir
en fonction de la date d'homologation du véhicule, la norme européenne applicable est la directive 2002/24/CE ou le règlement UE 168/2013. Consultez la rubrique (K) "Numéro de réception par type" de la carte grise (appelée dorénavant certificat d'immatriculation) de votre véhicule pour savoir selon quelle norme il est homologué.
Pour une voiture électrique (taux de CO2 ⩽ 20 g/km), le montant est de 80 % du prix d'achat dans la limite de 5 000 € si vous remplissez l'une des 3 conditions suivantes :
Votre revenu fiscal de référence par part est inférieur ou égal à 6 300 €
Vous faites plus de 12 000 km par an avec votre véhicule personnel pour votre travail
La distance entre votre domicile et votre lieu de travail est supérieure à 30 km
Si vous ne remplissez pas ces conditions, le montant de la prime est de 2 500 €.
Dans tous les cas, l'autonomie du véhicule doit être supérieure à 50 km.
Si le véhicule acheté est neuf, le montant maximum de l'aide accordée (bonus + prime à la conversion) dépend du prix du véhicule.
Montant maximal de l'aide : prime à la conversion + bonus
Le montant est de 5 000 € pour une voiture hybride rechargeable (taux de CO2 ⩽ 50g/km) si vous remplissez l'une des 3 conditions suivantes :
Votre revenu fiscal de référence par part est inférieur ou égal à 6 300 €
Vous faites plus de 12 000 km par an avec votre véhicule personnel pour votre travail
La distance entre votre domicile et votre lieu de travail est supérieure à 30 km
Si vous ne remplissez pas ces conditions, le montant de la prime est de 2 500 €.
Si le véhicule acheté est neuf et coûte 50 000 € maximum, le montant maximum de l'aide accordée (bonus + prime à la conversion) est de 6 000 €.
Le montant est de 3 000 € pour une voiture hybride rechargeable (taux de CO2 ⩽ 50g/km) si vous remplissez l'une des 3 conditions suivantes :
Votre revenu fiscal de référence par part est inférieur ou égal à 6 300 €
Vous faites plus de 12 000 km par an avec votre véhicule personnel pour votre travail
La distance entre votre domicile et votre lieu de travail est supérieure à 30 km
Si vous ne remplissez pas ces conditions, le montant de la prime est de 1 500 €.
Le véhicule doit être classé Crit'air 1.
Le coût d'achat du véhicule doit être de 50 000 € maximum.
Le montant est de 1 100 € dans la limite du coût d'achat du véhicule et sous réserve de sa puissance électrique.
Le véhicule doit être neuf.
L'aide maximale qui peut être accordée (prime à la conversion + bonus) est de 2 000 €.
À noter
vous bénéficiez d'une surprime si vous habitez ou travaillez dans une zone à faible émission mobilité (ZFE) et que votre collectivité territoriale vous a versé une aide pour acheter ou louer un véhicule propre. Le montant de la surprime est identique à l'aide versée par la collectivité territoriale, dans la limite de 1 000 €.
Si le professionnel (vendeur ou loueur du vélo, organisme ayant accordé un microcrédit véhicule propre) ne vous fait pas l'avance de la prime, vous devez faire la demande en ligne.
Vous avez 6 mois à partir de la date de facturation de votre nouveau véhicule pour déposer votre demande, ou, dans le cas d'une location, de versement du 1er loyer.
Avant de commencer votre demande, vous devez au moins avoir les éléments suivants :
Certificat d'immatriculation (carte grise) du véhicule acquis ou loué à votre nom
Carte grise du véhicule ancien mis à la casse (si vous en déclarez un)
Service en ligne Demande du bonus écologique et de la prime à la conversion (voiture, camionnette, 2 ou 3 roues motorisé, quadricycle électrique, vélo)
quel que soit le nombre de véhicules remis pour destruction, une seule prime à la conversion est versée pour l'achat ou la location d'un véhicule.
Vous pouvez faire un test en ligne pour savoir si vous remplissez les conditions pour bénéficier de la prime à la conversion et avoir une estimation du montant :
Simulateur Test d'éligibilité à la prime à la conversion
Le revenu fiscal de référence par part indiqué sur l'avis d'imposition de vos revenus de l'année précédente est supérieur à 13 489 € (avis d'imposition 2021 sur vos revenus 2020)
Acheter ou louer un véhicule entre le 28 avril et le 31 décembre 2022.
L'aide est versée au maximum une fois par personne jusqu'au 1er janvier 2023.
Une entreprise justifiant d'un établissement en France peut aussi bénéficier de la prime à la conversion.
À noter
lorsqu'il est plus avantageux, le montant de l'aide en vigueur avant juillet 2021 reste applicable à un véhicule neuf commandé avant le 30 juin 2021 inclus, si sa facturation intervient au plus tard le 31 décembre 2021. Il en va de même pour un véhicule neuf dont le contrat de location a été signé avant le 30 juin 2021 si le versement du 1er loyer intervient au plus tard le 31 décembre 2021.
Le véhicule à détruire doit remplir les conditions suivantes :
Être une voiture particulière (VP) ou une camionnette (CTTE)
Avoir fait l'objet d'une 1re immatriculation avant janvier 2006
Appartenir au bénéficiaire de la prime depuis au moins 1 an
S'il s'agit d'un véhicule considéré comme un véhicule endommagé par un expert, il doit être assuré depuis au moins 1 an à la date de sa remise pour destruction ou à la date de facturation du véhicule acquis ou loué
Être remis pour destruction dans les 3 mois précédant ou les 6 mois suivant la facturation du nouveau véhicule à un centre "véhicules hors d'usage" (VHU) agréé ou à une installation agréée de dépollution et de démontage de véhicules hors d'usage
Le véhicule à détruire doit remplir les conditions suivantes :
Être une voiture particulière (VP) ou une camionnette (CTTE)
Avoir fait l'objet d'une 1re immatriculation avant janvier 2011
Appartenir au bénéficiaire de la prime depuis au moins 1 an
S'il s'agit d'un véhicule considéré comme un véhicule endommagé par un expert, il doit faire être assuré depuis au moins 1 an à la date de sa remise pour destruction ou à la date de facturation du véhicule acquis ou loué
Être remis pour destruction dans les 3 mois précédant ou les 6 mois suivant la facturation du nouveau véhicule à un centre "véhicules hors d'usage" (VHU) agréé ou à une installation agréée de dépollution et de démontage de véhicules hors d'usage
À savoir
si vous ne mettez pas à la casse votre ancien véhicule, vous pouvez bénéficier d'une aide dite prime au rétrofit électrique, sous conditions, en faisant transformer le moteur thermique en moteur électrique.
Le véhicule doit remplir les conditions suivantes :
Être acheté ou loué dans le cadre d'un contrat d'une durée de 2 ans ou plus
Ne pas être vendu dans l'année suivant sa 1re immatriculation, ni avant d'avoir parcouru au moins 2 000 km
À savoir
en fonction de la date d'homologation du véhicule, la norme européenne applicable est la directive 2002/24/CE ou le règlement UE 168/2013. Consultez la rubrique (K) "Numéro de réception par type" de la carte grise (appelée dorénavant certificat d'immatriculation) de votre véhicule pour savoir selon quelle norme il est homologué.
Le montant de la prime à la conversion est de 2 500 € pour une voiture électrique (taux de CO2 ⩽ 20 g/km).
L'autonomie du véhicule doit être supérieure à 50 km.
Si le véhicule acheté est neuf, le montant maximum de l'aide accordée (bonus + prime à la conversion) dépend du prix du véhicule.
Montant maximal de l'aide : prime à la conversion + bonus
Le montant de l'aide est de 2 500 € pour une voiture hybride rechargeable (taux de CO2 ⩽ 50 g/km).
Si le véhicule acheté est neuf et coûte 50 000 € maximum, le montant maximum de l'aide accordée (bonus + prime à la conversion) est de 3 500 €.
Le montant est de 1 500 €.
Le véhicule doit être classé Crit'air 1.
Le coût d'achat du véhicule doit être de 50 000 € maximum.
Le montant de la prime à la conversion est de 100 € sous réserve que le véhicule acheté soit neuf et sous réserve de la puissance électrique du véhicule.
Le montant maximum de l'aide accordée (bonus + prime à la conversion) est de 1 000 €.
À noter
vous bénéficiez d'une surprime si vous habitez ou travaillez dans une zone à faible émission mobilité (ZFE) et que votre collectivité territoriale vous a versé une aide pour acheter ou louer un véhicule propre. Le montant de la surprime est identique à l'aide versée par la collectivité territoriale, dans la limite de 1 000 €.
Si le professionnel (vendeur ou loueur du vélo, organisme ayant accordé un microcrédit véhicule propre) ne vous fait pas l'avance de la prime, vous devez faire la demande en ligne.
Vous avez 6 mois à partir de la date de facturation de votre nouveau véhicule pour déposer votre demande, ou, dans le cas d'une location, de versement du 1er loyer.
Avant de commencer votre demande, vous devez au moins avoir les éléments suivants :
Certificat d'immatriculation (carte grise) du véhicule acquis ou loué à votre nom
Carte grise du véhicule ancien mis à la casse (si vous en déclarez un)
Service en ligne Demande du bonus écologique et de la prime à la conversion (voiture, camionnette, 2 ou 3 roues motorisé, quadricycle électrique, vélo)
