Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Participation
Vérifié le 01 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
La participation est un mécanisme de redistribution des bénéfices de l'entreprise aux salariés. Elle est obligatoire dans les entreprises dont l'effectif est de 50 salariés ou plus. Le salarié bénéficiaire reçoit une prime dont le montant est fixé par l'accord de participation. Le salarié peut demander le versement immédiat des sommes ou leur placement en épargne. Dans ce cas, les sommes sont indisponibles pendant 5 ans. L'accord de participation précise comment les sommes sont placées.
La participation est un plan d'épargne salariale qui permet de verser à chaque salarié une part sur les bénéfices de l'entreprise.
Elle est obligatoire lorsque l'entreprise a employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années. Le dispositif doit être mis en place au cours du 1erexercice comptable ouvert après la période de 5 ans d'emploi d'au moins 50 salariés. Les entreprises qui ne remplissent pas ces conditions peuvent aussi mettre en place la participation si elles le souhaitent.
Quel employeur doit mettre en place la participation ?
La mise en place de la participation est obligatoire pour l'entreprise qui a employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années.
Les entreprises qui ne remplissent pas ces critères peuvent aussi mettre en place la participation si elles le souhaitent.
Comment élaborer l'accord ?
La situation varie suivant que l'entreprise soit obligée légalement ou non de mettre en place un dispositif de participation.
La situation varie suivant qu'il y ait ou non un accord entre l'employeur et les salariés.
La participation est mise en place par voie d'accord entre l'entreprise et les salariés ou leurs représentants. L'accord de participation peut être conclu selon un des modes suivants :
Convention ou accord collectif de travail conclu au niveau professionnel ou au niveau de la branche.
Accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives
Projet d'accord proposé par l'employeur et adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés
L'entreprise peut aussi utiliser un modèle-type d'accord de participation qui reprend point par point les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation. Le choix de la formule de calcul et les modalités de répartition sont négociés par l'entreprise avec les représentants des salariés.
Modèle de document Modèle-type d'aide à la négociation d'un accord de participation
En l'absence d'accord dans les entreprises obligées légalement d'instaurer un régime de participation, un régime obligatoire est imposé à l'entreprise. Ce régime, dit d'autorité, est mis en place à l'initiative de l'inspection du travail. Ce régime est mis en place si aucun accord n'est conclu dans l'année qui suit la clôture de l'exercice comptable bénéficiaire.
La situation varie suivant qu'il y ait ou non un accord entre l'employeur et les salariés.
La participation est mise en place par voie d'accord entre l'entreprise et les salariés ou leurs représentants. L'accord de participation peut être conclu selon un des modes suivants :
Convention ou accord collectif de travail conclu au niveau professionnel ou au niveau de la branche.
Accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives
Projet d'accord proposé par l'employeur et adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés
L'entreprise peut aussi utiliser un modèle-type d'accord de participation qui reprend point par point les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation. Le choix de la formule de calcul et les modalités de répartition sont négociés par l'entreprise avec les représentants des salariés.
Modèle de document Modèle-type d'aide à la négociation d'un accord de participation
En cas d'échec des négociations, l'entreprise peut décider d'appliquer unilatéralement un régime de participation conforme aux dispositions légales.
Que doit contenir l'accord de participation ?
L'accord doit prévoir obligatoirement les conditions auxquelles le salarié peut bénéficier de la somme qui lui est due au titre de la participation :
Date de conclusion, de prise d'effet et durée pour laquelle l'accord est conclu
Formule servant de base de calcul à la réserve spéciale de participation (RSP) ou, lorsqu'il s'agit d'un accord qui n'utilise pas cette formule de calcul, clause d'équivalence avec la formule légale
Durée d'indisponibilité des droits des bénéficiaires et cas de déblocage anticipé
Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent demander, lors de chaque répartition, la disponibilité immédiate de tout ou partie de leur participation
Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir la ou les affectations des sommes leur revenant au titre de la participation (en précisant que sans choix exprimé par eux, la moitié de ces sommes sera affectée d'office dans un Perco lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise)
Modes de répartition de la réserve entre les bénéficiaires et les plafonds
Nature et mode de gestion des droits des bénéficiaires
Dépôt obligatoire
L'accord choisi par l'entreprise avec ou sans négociation avec les salariés ou leurs représentants doit être déposé sur le site internet du ministère de l'emploi.
Service en ligne Service de dépôt des accords collectifs d'entreprise
Depuis le 1er septembre 2021, les accords de participation déposés par les entreprises font l'objet de 2 types de contrôle : un contrôle de forme et un contrôle de fond.
Contrôle de forme
Le contrôle de forme est effectué par la DDETS compétente pour le siège de l'entreprise.
Ce contrôle sert à vérifier si l'entreprise a déposé l'accord dans la forme requise, et si elle a respecté les règles de négociation, de dénonciation et de révision des accords de participation.
La DDETS doit prendre sa décision dans un délai d'un mois.
Elle peut décider de délivrer le récépissé ou de réclamer des pièces complémentaires à l'entreprise.
La DDETS doit transmettre immédiatement l'accord à l'organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l'entreprise.
La situation varie selon que la DDETS demande des pièces complémentaires ou non.
La DDETS doit transmettre l'accord à l'organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l'entreprise dans un délai d'un mois.
La DDETS peut transmettre l'accord à la caisse de recouvrement dont dépend l'entreprise au-delà du délai d'un mois.
Contrôle de fond
Le contrôle de fond est réalisé par l'organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l'entreprise qui a déposé l'accord.
Ce contrôle vise à vérifier si les clauses de l'accord déposé respectent la loi.
L'organisme de recouvrement dispose d'un délai de 3 mois pour demander la modification des dispositions de l'accord qui sont contraires à la loi.
Si l'organisme de recouvrement demande la modification de certaines clauses dans le délai de 3 mois, l'entreprise doit effectuer les modifications avant de pouvoir bénéficier des avantages de l'accord.
Si l'organisme de recouvrement ne demande aucune modification pendant le délai de 3 mois, l'entreprise peut bénéficier des avantages sociaux et fiscaux de l'accord pour l'exercice comptable en cours.
Information collective
L'accord de participation est affiché sauf si un autre moyen d'information est prévu (par exemple, remise du texte de l'accord à chaque salarié).
Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice, un rapport relatif à l'accord de participation est établi. Il est soumis au comité social et économique (CSE), s'il en existe un. Sinon, il est adressé directement à chaque salarié.
Information individuelle
L'entreprise qui a mis en place un ou plusieurs dispositifs d'épargne salariale doit donner à chaque salarié un livret qui présente les dispositifs.
À chaque versement lié à la participation, votre entreprise doit vous donner une fiche, distincte du bulletin de salaire.
Cette fiche précise notamment le montant des droits qui vous sont attribués dans le cadre de la participation. En annexe, la fiche comporte une note pour rappeler les règles de calcul et de répartition prévues par l'accord de participation. Cette fiche peut vous être remise par la voie électronique.
Lorsque vous quittez l'entreprise, vous recevez un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et des valeurs mobilières épargnées ou transférées. Ce document précise si les frais de tenue de compte-conservation sont pris en charge par l'entreprise ou par prélèvement sur les avoirs.
À savoir
si vous êtes bénéficiaire de l'accord de participation ou que vous pourriez en bénéficier après votre départ de l'entreprise, la société doit continuer à vous informer de vos droits.
Quel est le montant des sommes affectées à la participation ?
Prime de participation
Le montant des sommes versées au titre de la participation résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise pendant l'exercice écoulé et peut donc varier d'une année sur l'autre.
Après la clôture de l'exercice, l'entreprise doit calculer la part des bénéfices à distribuer aux salariés, qui est appelée réserve spéciale de participation.
L'entreprise doit utiliser la formule de calcul légale ou une autre formule aussi favorable aux salariés que la formule légale.
Elle prend en compte les éléments suivants :
B : bénéfice net
C : capitaux propres
S : salaires
V : valeur ajoutée de l'entreprise
La formule de calcul légale est la suivante : [½(B – 5 % C)] x [S/V].
Quelle que soit la formule utilisée, le montant de la prime de participation ne peut pas dépasser un plafond revalorisé chaque année en fonction des indemnités de sécurité sociale. Pour l'année 2023, ce plafond est de 32 994 €.
Supplément de participation
En cas de bénéfices importants, le chef d'entreprise peut décider de verser aux salariés un supplément de participation au titre du dernier exercice comptable clos.
Comment s'effectue la répartition entre les salariés ?
Les sommes versées sur la réserve spéciale de participation sont réparties entre tous les salariés de l'entreprise selon l'un des critères de répartition suivants :
De façon uniforme entre tous les salariés
De manière proportionnelle aux salaires
De manière proportionnelle au temps de présence dans l'entreprise
Par la combinaison des 3 critères ci-dessus
Prime de participation
Le montant de la participation varie, car il résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise.
Après la clôture de l'exercice, l'entreprise calcule la part des bénéfices à distribuer aux salariés (appelée réserve spéciale de participation). Elle doit utiliser une formule de calcul fixée par la loi. Une autre formule est possible à condition d'être au moins aussi favorable.
La répartition de la prime entre les salariés peut :
être uniforme, c'est-à-dire que tous les salariés reçoivent la chose,
être proportionnelle au salaire ou au temps de présence de chaque salarié,
ou combiner plusieurs de ces critères.
Le montant de la prime est plafonné.
Montant maximum de la prime : 32 994 €
Montant maximum de la prime : 30 852 €
Supplément de participation
L'entreprise peut vous verser un supplément de participation. Le montant est libre, mais ne peut pas dépasser 32 994 € pour la prime de 2023.
À quel moment le versement doit-il être effectué ?
Les dates limites du versement de la participation sont fixées au plus tard le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l'exercice (soit avant le 1er juin pour un exercice conforme à l'année civile).
Les avantages de la participation pour le salarié se situent au niveau des différentes possibilités de percevoir la somme et au niveau fiscal.
Disponibilité des sommes
Si vous souhaitez obtenir le versement immédiat de la prime (en totalité ou en partie), vous devez le demander dans un délai de 15 jours à partir de la date à laquelle vous êtes informé du montant qui vous est attribué.
Les sommes vous sont versées au plus tard le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l'exercice. Ainsi, par exemple, au 31 mai 2023 si l'exercice est clos au 31 décembre 2022.
Passé ce délai, un intérêt de retard vous est payé.
Si vous ne demandez pas le versement immédiat de la prime, elle est bloquée pendant 5 ans (8 ans en l'absence d'accord de participation). Le point de départ du délai (de 5 ou 8 ans) est le 1er jour du 6e mois suivant l'exercice. Par exemple, le 1er juin 2021 pour un exercice clos le 31 décembre 2020.
Toutefois, vous pouvez demander le déblocage anticipé exonéré d'impôt sur le revenu des sommes dans certains cas. Les plus courants sont les suivants :
Mariage, conclusion d'un Pacs
Naissance ou adoption d'un 3e enfant
Divorce, séparation, dissolution d'un Pacs, avec la garde d'au moins un enfant
Violence conjugale
Invalidité (salarié, son époux ou partenaire de Pacs, ses enfants)
Décès (salarié, son époux ou partenaire de Pacs)
Rupture du contrat de travail
Surendettement
La demande de déblocage anticipé doit intervenir dans les 6 mois suivant l'événement.
Toutefois, elle peut intervenir à tout moment en cas de rupture du contrat de travail, décès, invalidité, violence conjugale et surendettement.
L'accord de participation peut prévoir l'affectation des sommes sur un plan d'épargne salariale (PEE, PEI ou Perco).
Si vous ne demandez ni versement immédiat ni placement dans un PEE ou un PEI des sommes qui vous sont attribuées, elles sont automatiquement affectées pour moitié dans un Perco s'il en existe un dans l'entreprise. L'autre moitié est placé selon les conditions prévues par l'accord.
À savoir
depuis le 24 mai 2019, il n'est plus possible d'affecter les sommes sur un compte courant bloqué géré par l'entreprise. Mais les entreprises dans lesquelles un accord de participation prévoyait cette possibilité avant le 24 mai 2019 bénéficient d'une dérogation.
À la fin de la période d'indisponibilité, vous pouvez choisir de placer tout ou partie des sommes reçues sur un compte épargne-temps.
L'accord de participation peut prévoir l'affectation des sommes :
sur un plan d'épargne salariale (PEE, PEI ou Perco).
ou sur un compte courant bloqué géré par l'entreprise.
Si vous ne demandez ni versement immédiat ni placement dans un PEE ou un PEI des sommes qui vous sont attribuées, elles sont automatiquement affectées pour moitié dans un Perco s'il en existe un dans l'entreprise. L'autre moitié est placé selon les conditions prévues par l'accord.
À la fin de la période d'indisponibilité, vous pouvez choisir de placer tout ou partie des sommes reçues sur un compte épargne-temps.
Avantages fiscaux
Les sommes attribuées dans le cadre de la participation et qui sont bloquées bénéficient d'une exonération d'impôt sur le revenu.
Toutes les entreprises sont exonérées de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés dans le cadre de la participation.
Forfait social
La situation varie selon la taille de l'entreprise.
Elle est exonérée de forfait social sur les sommes versées dans le cadre de la participation.
Elle doit payer un forfait social de 20% sur les sommes versées dans le cadre de la participation.
Contribution à la formation professionnelle et taxe d'apprentissage
Les sommes affectées à la réserve spéciale de participation sont exonérées de contribution à la formation professionnelle et de taxe d'apprentissage.
Avantages fiscaux
Les entreprises qui mettent en place la participation bénéficient des avantages fiscaux suivants :
Les sommes versées dans le cadre de la participation sont déduites du bénéfice imposable
Les sommes affectées à la réserve spéciale de participation peuvent faire l'objet d'une provision pour investissement à concurrence de 50 % de leur valeur
