Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Saisie-vente
Vérifié le 05 avril 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Une personne a une dette envers vous ? Dans ce cas, vous êtes le créancier et l'autre personne est le débiteur. La saisie-vente permet d'immobiliser les biens meubles du débiteur et de les vendre pour rembourser le créancier. Attention : les véhicules (voiture, moto...) font l'objet d'une autre procédure de saisie.
Vous êtes créancier
Vous êtes débiteur
La saisie-vente a lieu à votre demande.
Les biens du débiteur sont d'abord saisis par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire).
Ils sont ensuite vendus à l'amiable ou, si cela n'est pas possible, vendus aux enchères publiques (vente forcée).
Pour engager une saisie-vente, vous devez avoir un titre exécutoire qui prouve que votre créance est liquide (c'est-à-dire évaluée en argent) et exigible (la date de paiement est passée). Et vous devez charger un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) de signifier un commandement de payer à votre débiteur.
Le commandement de payer mentionne notamment votre titre exécutoire et le montant des sommes réclamées (dette, frais et intérêts échus).
Si le débiteur ne paie pas ces sommes dans un délai de 8 jours après la signification du commandement de payer, le commissaire de justice peut faire la saisie.
Attention :
si les biens du débiteur sont entreposés au domicile d'une autre personne, la saisie-vente doit être autorisée par le juge de l'exécution.
Pour engager la saisie, vous devez avoir un titre exécutoire qui prouve que votre créance est liquide (c'est-à-dire évaluée en argent) et exigible (la date de paiement est passée). Et vous devez charger un commissaire de justice de signifier un commandement de payer à votre débiteur.
Le commandement de payer mentionne notamment votre titre exécutoire et le montant des sommes réclamées (dette, frais et intérêts échus).
Si le débiteur ne paie pas ces sommes dans un délai de 8 jours après la signification du commandement de payer, le commissaire de justice peut faire la saisie.
Si cette saisie prioritaire est infructueuse, vous pouvez alors engager une saisie-vente.
Pour engager une saisie-vente, vous devez avoir un titre exécutoire qui prouve que votre créance est liquide (c'est-à-dire évaluée en argent) et exigible (la date de paiement est passée). Et vous devez charger un commissaire de justice de délivrer un commandement de payer à votre débiteur.
Le commandement de payer mentionne notamment votre titre exécutoire et le montant des sommes réclamées (dette, frais et intérêts échus).
Si le débiteur ne paie pas ces sommes dans un délai de 8 jours après la signification du commandement de payer, le commissaire de justice peut faire la saisie.
Attention :
si les biens du débiteur sont entreposés au domicile d'une autre personne, la saisie-vente doit être autorisée par le juge de l'exécution.
Pour engager une saisie-vente, vous devez avoir un titre exécutoire qui prouve que votre créance est liquide (c'est-à-dire évaluée en argent) et exigible (la date de paiement est passée). Et vous devez charger un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) de signifier un commandement de payer à votre débiteur.
Le commandement de payer mentionne notamment votre titre exécutoire et le montant des sommes réclamées (dette, frais et intérêts échus).
Si le débiteur ne paie pas ces sommes dans un délai de 8 jours après la signification du commandement de payer, le commissaire de justice peut faire la saisie.
Attention :
si les biens du débiteur sont entreposés au domicile d'une autre personne, la saisie-vente doit être autorisée par le juge de l'exécution.
Il s'agit des biens meubles corporels (par exemple, objet, mobilier) appartenant au débiteur.
Le commissaire de justice se rend chez le débiteur.
Le commissaire de justice a le droit d'entrer dans le logement, même si le débiteur est absent ou refuse de le laisser entrer.
À la fin de la saisie, le commissaire de justice rédige un acte de saisie.
Après que la saisie a été faite, le débiteur peut continuer à utiliser les biens saisis, mais il a interdiction de les déplacer ou de les vendre (sauf si une vente amiable est autorisée).
Si leur déplacement est nécessaire pour une cause légitime (par exemple, incendie, inondation...), le débiteur doit vous en informer préalablement et vous indiquer le lieu où ils seront placés.
À noter
si aucun bien ne peut être saisi (biens insaisissables ou biens invendables), le commissaire de justice dresse un procès-verbal de carence.
Le débiteur peut organiser la vente amiable des biens saisis dans le mois qui suit la saisie.
Si aucune vente amiable n'a lieu, une vente forcée (vente aux enchères publiques) sera organisée.
Jusqu'à leur vente (amiable ou forcée), le débiteur a interdiction de donner, déplacer, ou vendre les biens saisis.
Toutefois, en cas de cause légitime (incendie, inondation...), il peut les déplacer à la condition de vous en informer préalablement et de vous indiquer le lieu où ils seront placés.
Le débiteur peut contester devant le juge de l'exécution du lieu de la saisie :
la propriété du bien saisi
ou la validité de la saisie (par exemple, le bien saisi est un bien insaisissable)
ou la régularité de la saisie (par exemple, l'acte de saisie ne contient pas toutes les mentions obligatoires, ou la créance n'est pas évaluée en argent).
Le débiteur peut organiser la vente amiable des biens saisis dans le mois qui suit la saisie.
La suite de la procédure est différente selon que le débiteur reçoit ou non une proposition d'achat.
Le débiteur doit informer le commissaire de justice de la proposition d'achat qu'il a reçu. Le commissaire de justice vous transmet cette information.
Vous avez 15 jours pour accepter ou refuser la vente.
Si vous acceptez la vente, la vente a lieu.
Le montant de la vente est versé au commissaire de justice.
Dans le mois qui suit la vente, le commissaire de justice vous remet le montant de votre créance (intérêts et frais compris).
Mais si le montant de la vente n'est pas suffisant, la somme qui vous est encore due est augmentée du taux d'intérêt légal à compter du mois qui suit la vente.
Si vous refusez toute les ventes amiables, les biens seront vendus aux enchères publiques (vente forcée).
À noter
si vous n'indiquez pas votre décision au commissaire de justice, vous êtes considéré comme étant favorable à la vente.
Si le débiteur ne reçoit pas de proposition d'achat, les biens saisis seront vendus aux enchères publiques (vente forcée).
Conditions de la vente forcée
La vente forcée (vente aux enchères publiques) est possible lorsqu'il n'y a pas eu de vente amiable.
La vente forcée a lieu dans un délai d'un mois après le jour de la saisie.
Mais un délai de 15 jours maximum peut s'ajouter, pour vous laisser le temps de décider d'accepter ou de refuser une proposition d'achat dans le cadre d'une vente amiable.
Préparation de la vente
Vous avez le choix du lieu de la vente forcée (vente aux enchères publiques).
Cette vente a généralement lieu en salle des ventes.
Elle est annoncée par affiches, à la mairie du domicile du débiteur et sur le lieu de vente, au moins 8 jours avant.
Pour chaque bien vendu, un acte de la vente indique les informations suivantes :
Bien vendu
Montant de la vente
Identité de l'acheteur
Remboursement de la dette
Dans le mois qui suit la vente, le commissaire de justice remet au créancier le montant de la somme due (intérêts et frais compris).
Mais si le montant de la vente n'est pas suffisant pour vous rembourser intégralement, la somme qui vous reste due est augmentée du taux de l'intérêt légal, à compter du mois qui suit la vente.
La saisie-vente a lieu à la demande de votre créancier. Seuls certains de vos biens meubles peuvent être saisis. Vos biens saisis par le commissaire de justice sont ensuite vendus à l'amiable ou, si cela n'est pas possible, vendus aux enchères publiques (vente forcée).
Pour qu'une saisie-vente soit possible, il faut que les 3 conditions suivantes soient réunies :
1. Votre créancier a un titre exécutoire
Le titre exécutoire doit prouver que la créance est liquide (c'est-à-dire évaluée en argent) et exigible (c'est-à-dire que la date à laquelle elle doit être payée est dépassée).
2. Ce créancier a chargé un commissaire de justice de vous présenter un commandement de payer
Le commandement de payer doit mentionner les informations suivantes :
Titre exécutoire du créancier
Montant des sommes que le créancier vous réclame (dette, frais et intérêts de retard) et taux d'intérêt
Obligation de payer cette somme dans les 8 jours qui suivent la signification, et que si vous ne le faites pas, vos biens pourront être vendus par vente forcée
3. Vous n'avez pas payé cette somme dans le délai imposé
Il s'agit des biens meubles (par exemple, objet, meuble) qui vous appartiennent.
Indication, en caractères très apparents, que les biens saisis sont indisponibles, qu'ils sont placés sous votre garde, qu'ils ne peuvent pas être vendus ou donnés, et ne peuvent pas être non plus déplacés, sauf dans le cas prévu au deuxième alinéa de l'article R. 221-13, sous peine des sanctions prévues à l'article 314-6 du code pénal et que vous devez faire connaître la saisie à tout créancier qui ferait faire une nouvelle saisie des mêmes biens
Indication, en caractères très apparents, que vous avez 1 mois pour vendre à l'amiable les biens saisis
Désignation du juge devant lequel contester la saisie-vente
Indication, si tel est le cas, des nom, prénom et qualité des personnes qui ont assisté aux opérations de saisie. Signature de ces personnes sur l'original et les copies du document. Si elles refusent, il en est fait mention dans le document.
Mais si le commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) ne saisit aucun bien (car vos biens sont insaisissables ou invendables), il rédige un procès-verbal de carence.
Le commissaire de justice a le droit d'entrer chez vous, même si vous refusez de le laisser entrer.
Le commissaire de justice fait la saisie en votre absence.
Il vous adresse ensuite une copie de l'acte de saisie qu'il a rédigé.
Ce document doit contenir toutes les informations suivantes :
Indication, en caractères très apparents, que les biens saisis sont indisponibles, qu'ils sont placés sous votre garde, qu'ils ne peuvent pas être vendus ou donnés, et ne peuvent pas être non plus déplacés, sauf dans le cas prévu au deuxième alinéa de l'article R. 221-13, sous peine des sanctions prévues à l'article 314-6 du code pénal et que vous devez faire connaître la saisie à tout créancier qui ferait faire une nouvelle saisie des mêmes biens
Indication, en caractères très apparents, que vous avez 1 mois pour vendre à l'amiable les biens saisis
Désignation du juge devant lequel contester la saisie-vente
Indication, si tel est le cas, des nom, prénom et qualité des personnes qui ont assisté aux opérations de saisie. Signature de ces personnes sur l'original et les copies du document. Si elles refusent, il en est fait mention dans le document.
Mais si le commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) ne saisit aucun bien (car vos biens sont insaisissables ou invendables), il rédige un procès-verbal de carence.
Vous pouvez organiser la vente amiable des biens saisis dans le mois qui suit la saisie. Si aucune vente amiable n'a lieu, une vente forcée (vente aux enchères publiques) sera ensuite organisée.
Vous pouvez continuer à utiliser les biens saisis (sauf s'ils sont consommables ou mis sous séquestre).
Mais vous avez interdiction de les donner, de les déplacer ou de les vendre (sauf en cas de vente amiable autorisée).
Seule exception, vous pouvez déplacer les biens saisis en cas de cause légitime (incendie, inondation...), à la condition d'en informer préalablement le créancier et de lui indiquer le lieu où ils seront placés.
Si vous ne respectez pas ces règles, vous pouvez être puni de 3 ans d'emprisonnement et de 375 000 € d'amende.
ou la validité de la saisie (par exemple, le bien est insaisissable)
ou la régularité de la saisie (par exemple, l'acte de saisie ne contient pas toutes les mentions obligatoires, ou la créance n'est pas évaluée en argent).
Vous pouvez organiser la vente amiable des biens saisis dans le mois qui suit la saisie.
La suite de la procédure est différente selon que vous recevez ou non une proposition d'achat.
Vous devez informer par écrit le commissaire de justice de la proposition d'achat qui vous a été faite.
Vous devez indiquer le nom et l'adresse de l'acheteur potentiel et le délai dans lequel il s'engage à payer le prix proposé.
Le commissaire de justice transmet alors cette information au créancier.
Le créancier a 15 jours pour accepter ou refuser cette vente. S'il ne fait pas part de sa décision au commissaire de justice, il est considéré comme étant favorable à la vente.
Si le créancier accepte, la vente a lieu.
Dans le mois qui suit la vente, le commissaire de justice :
remet au créancier le montant de la somme due (intérêts et frais compris)
et vous remet le solde du produit de la vente, si ce solde est positif.
Mais si le montant de la vente n'est pas suffisant pour rembourser intégralement le créancier, la somme qui lui reste due est augmentée du taux de l'intérêt légal à compter du mois qui suit la vente.
Si le créancier refuse toute les ventes amiables, les biens seront vendus aux enchères publiques (vente forcée).
Les biens saisis seront vendus aux enchères publiques (vente forcée).
Conditions de la vente forcée
La vente forcée (ventes aux enchères publiques) est possible lorsqu'il n'y a pas eu de vente amiable.
La vente forcée a lieu dans un délai d'un mois après le jour de la saisie.
Mais un délai de 15 jours maximum peut s'ajouter, pour laisser le temps au créancier de décider d'accepter ou de refuser une proposition d'achat dans le cadre d'une vente amiable.
Annonce de la vente
La vente forcée (vente aux enchères publiques) a généralement lieu en salle des ventes.
Elle est annoncée par affiches, à la mairie de votre domicile et sur le lieu de vente, au moins 8 jours avant.
Le commissaire de justice vous informe du lieu, du jour et de l'heure de la vente au moins 8 jours avant.
Pour chaque bien vendu, un acte de la vente indique les informations suivantes :
Bien vendu
Montant de la vente
Identité de l'acheteur
Remboursement du créancier
Dans le mois qui suit la vente, le commissaire de justice
remet au créancier le montant de la somme due (intérêts et frais compris)
et vous remet le solde du produit de la vente, si ce solde est positif.
Mais si le montant de la vente n'est pas suffisant pour rembourser intégralement le créancier, la somme qui lui reste due est augmentée du taux de l'intérêt légal à compter du mois qui suit la vente.
