Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Prêt viager hypothécaire
Vérifié le 08 décembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Le prêt viager hypothécaire est un prêt octroyé en contrepartie d'une hypothèque sur un logement destiné à l'habitation. C'est une combinaison de la vente en viager et du prêt hypothécaire. Il y a 2 formes prêts viager hypothécaire : il existe le prêt avec remboursement du capital et de la totalité des intérêts à la fin du contrat et le prêt avec remboursement périodique des intérêts tout au long du contrat. Actuellement, ce prêt est commercialisé uniquement par des établissements spécialisés.
Prêt remboursable au décès de l'emprunteur
Prêt avec remboursements périodiques d'intérêts
Financement d'un projet
Le prêt viager hypothécaire est un prêt qui vous permet de revoir de l'argent en donnant en garantie un logement qui vous appartient.
Vous pouvez utiliser la somme empruntée pour un projet personnel (voyage, voiture, séjour en maison de retraite), mais pas pour financer une activité professionnelle.
Ce type de prêt est souvent utilisé par les personnes âgées.
Différence avec la vente en viager et l'hypothèque classique
En cas de vente en viager la propriété du logement est transférée à l'acheteur, alors que le prêt viager hypothécaire vous permet de rester propriétaire
Le prêt hypothécaire classique vous oblige à rembourser périodiquement une partie du capital et des intérêts, alors que le prêt viager hypothécaire vous permet de ne pas rembourser de capital ni d'intérêts de votre vivant
Personnes concernées
Pour faire une demande de prêt viager hypothécaire, vous devez être propriétaire du logement que vous souhaitez donner en garantie.
Il n'y a pas d'obligation de prendre une assurance habitation, ni d'assurer le prêt.
Il n'y a pas non plus de questionnaire médical à remplir, ni de condition de ressources à remplir.
Mais vous devez être une personne majeure.
Biens immobiliers concernés
Le logement qui sert de garantie doit être un bien à usage exclusif d'habitation. Cela veut dire qu'il doit uniquement servir comme logement et non comme local professionnel.
Ce bien peut être une résidence principale ou une résidence secondaire ou un bien loué.
Attention :
un bien immobilier à usage mixte (habitation et professionnel) ne peut pas servir de garantie pour un prêt viager hypothécaire.
Vous pouvez faire une demande de prêt auprès d'un organisme de crédit qui propose ce produit.
L'organisme prêteur (appelé prêteur ou créancier) fixera alors le montant du prêt en fonction de 3 critères :
Valeur du bien immobilier, déterminée par un expert, choisi par vous et l'organisme prêteur (les frais d'expertise sont à votre charge)
Votre âge (si vous êtes jeune, le montant du prêt sera moins important, car il y aura statistiquement une longue durée de calcul d'intérêts)
Votre sexe (comme les femmes ont une espérance de vie plus longue que les hommes, elles ont également une durée probable de calcul d' intérêts plus longue que celle des hommes)
Le créancier peut refuser le prêt s'il estime, par exemple, que le bien risque de perdre de sa valeur.
Si la demande est acceptée, le montant total du prêt ne correspond pas à la valeur du bien apporté en garantie, mais seulement à une partie. En général, le prêt accordé varie entre 15 et 75% de la valeur du bien.
Attention :
actuellement, le prêt viager hypothécaire est proposé uniquement par des établissements spécialisés.
Le prêteur a l'obligation de fixer un taux d'intérêt qui englobe tous les coûts du prêts (frais de dossier, intérêt, assurance emprunteur). Ce taux s'appelle le taux annuel effectif global et il sert à calculer la somme que vous devez rembourser si vous souhaitez faire un remboursement anticipé. Ce taux servira aussi à calculer la somme due par vos héritiers s'ils veulent rembourser la banque et conserver le bien.
Le prêteur est libre de fixer son taux, et ils sont assez élevés en général.
Toutefois, le taux annuel effectif global ne peut pas être supérieur aux taux de l'usure sur une période de 10 ans. Il y a 3 taux de l'usure en fonction du montant du prêt : montant inférieur ou égal à 3 000 €, montant compris entre 3 000 € et 6 000 € et montant supérieur à 6 000 €.
Les intérêts sont calculés pendant la durée de vie du prêt, mais ils ne seront remboursés qu'après votre décès, ou lors de la vente du bien.
À savoir
il est recommandé de comparer le montant total dû pour un prêt viager hypothécaire avec celui d'un crédit à la consommation classique pour le même capital emprunté.
Informations obligatoires
Avant toute signature, la banque doit vous adresser une offre de prêt qui indique les éléments suivants :
Identité des parties (emprunteur et organisme financier)
Date et nature du prêt
Désignation exacte du bien hypothéqué et sa valeur
Date et conditions de mise à disposition de la somme empruntée (en une seule fois ou versement d'une rente mensuelle)
Le notaire doit vérifier que le bien a été correctement estimé.
Entretien du bien immobilier
Vous devez entretenir le bien hypothéqué (ravalement de façade, travaux divers, entretien du jardin...). En cas de mauvais entretien, le prêteur peut réclamer le remboursement anticipé du prêt.
Un état des lieux peut être annexé à l'acte notarié lors de la signature du contrat. Il constituera une preuve de l'état du bien et de ses équipements.
En cas de litige, c'est au prêteur de prouver que le bien a été mal entretenu.
Location du bien
Si vous souhaitez louer le bien hypothéqué, vous devez au préalable obtenir l'accord écrit de l'organisme prêteur. Le bien hypothéqué ne peut être en aucun cas affecté à une activité professionnelle.
Le contrat de prêt peut prendre fin de plusieurs manières : remboursement anticipé, vente du bien, décès de l'emprunteur.
Vous pouvez rembourser totalement ou partiellement le prêt avant la date de fin prévue dans le contrat.
Toutefois, le prêteur peut refuser remboursement anticipé partiel s'il est inférieur à 10 % du capital prêté.
Le contrat peut prévoir une indemnité à verser au prêteur en cas de remboursement anticipé du prêt.
Cette indemnité varie selon la date du remboursement.
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
4 mois d'intérêts
5 versements mensuels
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
2 mois d'intérêts
3 versements mensuels
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
1 mois d'intérêts
2 versements mensuels
Vous devez prévenir le prêteur si vous décidez de vendre votre bien ou de céder l'usufruit ou la nue-propriété.
Si le prêteur conteste le prix de vente ou l'estimation indiquée dans le projet de vente, il peut demander une expertise.
Si l'estimation est supérieure au prix du projet, le prêteur peut faire procéder à la saisie du bien ou obtenir le montant de la valeur d'expertise.
Votre décès met fin au contrat de prêt.
La situation varie suivant que vos héritiers veulent vendre le bien ou le conserver.
Vos héritiers laissent la banque vendre le bien immobilier pour se rembourser.
Si le montant de la vente est supérieur au capital qui vous a été versé et total des intérêts calculés, vos héritiers pourront toucher la différence.
Dans le cas contraire, vos héritiers n'auront rien à payer.
Vos héritiers doivent régler à la banque votre dette, capital et intérêts calculés selon le taux fixé dans le contrat.
Après le paiement, vos héritiers seront les propriétaires du bien et ils pourront en disposer librement.
Financement d'un projet
Le prêt viager hypothécaire est un prêt qui vous permet de revoir de l'argent en donnant en garantie un logement qui vous appartient.
Vous pouvez utiliser la somme empruntée pour un projet personnel (voyage, voiture, séjour en maison de retraite), mais pas pour financer une activité professionnelle.
Ce type de prêt est souvent utilisé par les personnes âgées.
Différence avec la vente en viager et l'hypothèque classique
En cas de vente en viager, la propriété du logement est transférée à l'acheteur, alors que le prêt viager hypothécaire vous permet de rester propriétaire.
Le prêt hypothécaire classique vous oblige à rembourser périodiquement une partie du capital et des intérêts, alors que le prêt viager hypothécaire vous permet de ne pas rembourser le capital de votre vivant.
Personnes concernées
Pour faire une demande de prêt viager hypothécaire, vous devez être propriétaire du logement que vous souhaitez donner en garantie.
Il n'y a pas d'obligation de prendre une assurance habitation ni d'assurer le prêt.
Il n'y a pas non plus de questionnaire médical à remplir, ni de condition de ressources à remplir.
Mais vous devez être une personne majeure.
Biens immobiliers concernés
Le logement qui sert de garantie doit être un bien à usage exclusif d'habitation. Cela veut dire qu'il doit uniquement servir comme logement et non comme local professionnel.
Ce bien peut être une résidence principale ou une résidence secondaire ou un bien loué.
Attention :
un bien immobilier à usage mixte (habitation et professionnel) ne peut pas servir de garantie pour un prêt viager hypothécaire.
Vous pouvez faire une demande de prêt auprès d'un organisme de crédit qui propose ce produit.
L'organisme prêteur (appelé prêteur ou créancier) fixera alors le montant du prêt en fonction de 3 critères :
Valeur du bien immobilier, déterminée par un expert, choisi par vous et l'organisme prêteur (les frais d'expertise sont à votre charge)
Votre âge (si vous êtes jeune, le montant du prêt sera moins important, car il y aura statistiquement une longue durée de calcul d'intérêts)
Votre sexe (comme les femmes ont une espérance de vie plus longue que les hommes, elles ont également une durée probable de calcul d' intérêts plus longue que celle des hommes)
Le créancier peut refuser le prêt s'il estime, par exemple, que le bien risque de perdre de sa valeur.
Si la demande est acceptée, le montant total du prêt ne correspond pas à la valeur du bien apporté en garantie, mais seulement à une partie. En général, le prêt accordé varie entre 15 et 75% de la valeur du bien.
Attention :
actuellement, le prêt viager hypothécaire est proposé uniquement par des établissements spécialisés.
Le prêteur a l'obligation de fixer un taux d'intérêt qui englobe tous les coûts du prêts (frais de dossier, intérêt, assurance emprunteur). Ce taux s'appelle le taux annuel effectif global et il sert à calculer la somme que vous devez rembourser si vous souhaitez faire un remboursement anticipé. Ce taux servira aussi à calculer la somme due par vos héritiers s'ils veulent rembourser la banque et conserver le bien.
Le prêteur est libre de fixer son taux, et ils sont assez élevés en général.
Toutefois, le taux annuel effectif global ne peut pas être supérieur aux taux de l'usure sur une période de 10 ans. Il y a 3 taux de l'usure en fonction du montant du prêt : montant inférieur ou égal à 3 000 €, montant compris entre 3 000 € et 6 000 € et montant supérieur à 6 000 €.
Le montant des échéances périodiques d'intérêts doit être précisé dès le départ. Vous devez rembourser ces échéances pendant la durée du prêt.
À savoir
il est recommandé de comparer le montant total dû pour un prêt viager hypothécaire avec celui d'un crédit à la consommation classique pour le même capital emprunté.
Informations obligatoires
Avant toute signature, la banque doit vous adresser une offre de prêt qui indique les éléments suivants :
Identité des parties (emprunteur et organisme financier)
Date et nature du prêt
Désignation exacte du bien hypothéqué et sa valeur
Date et conditions de mise à disposition de la somme empruntée (en une seule fois ou versement d'une rente mensuelle)
Le notaire doit vérifier que le bien a été correctement estimé.
Entretien du bien immobilier
Vous devez entretenir le bien hypothéqué (ravalement de façade, travaux divers, entretien du jardin...). En cas de mauvais entretien, le prêteur peut réclamer le remboursement anticipé du prêt.
Un état des lieux peut être annexé à l'acte notarié lors de la signature du contrat. Il constituera une preuve de l'état du bien et de ses équipements.
En cas de litige, c'est au prêteur de prouver que le bien a été mal entretenu.
Remboursement périodique des intérêts
Vous devez payer les mensualités périodiques d'intérêts prévues dans le contrat.
Le non-remboursement d'une ou plusieurs échéances d'intérêts périodiques est sanctionné par le paiement d'une indemnité qui peut atteindre 4 mois d'intérêts.
De plus, l'établissement prêteur peut exiger le remboursement de la totalité du capital prêté.
Location du bien
Si vous souhaitez louer le bien hypothéqué, vous devez au préalable obtenir l'accord écrit de l'organisme prêteur. Le bien hypothéqué ne peut être en aucun cas affecté à une activité professionnelle.
Le contrat de prêt peut prendre fin de plusieurs manières : remboursement anticipé, vente du bien, décès de l'emprunteur.
Vous pouvez rembourser totalement ou partiellement le prêt avant la date de fin prévue dans le contrat.
Toutefois, le prêteur peut refuser remboursement anticipé partiel s'il est inférieur à 10 % du capital prêté.
Le contrat peut prévoir une indemnité à verser au prêteur en cas de remboursement anticipé du prêt.
Cette indemnité varie selon la date du remboursement.
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
4 mois d'intérêts
5 versements mensuels
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
2 mois d'intérêts
3 versements mensuels
Le montant de l'indemnité varie suivant le mode de mise à disposition du prêt.
1 mois d'intérêts
2 versements mensuels
Vous devez prévenir le prêteur si vous décidez de vendre votre bien ou de céder l'usufruit ou la nue-propriété.
Si le prêteur conteste le prix de vente ou l'estimation indiquée dans le projet de vente, il peut demander une expertise.
Si l'estimation est supérieure au prix du projet, le prêteur peut faire procéder à la saisie du bien ou obtenir le montant de la valeur d'expertise.
Votre décès met fin au contrat de prêt.
La situation varie suivant que vos héritiers veulent vendre le bien ou le conserver.
Vos héritiers laissent la banque vendre le bien immobilier pour se rembourser.
Si le montant de la vente est supérieur au capital qui vous a été versé et total des intérêts calculés, vos héritiers pourront toucher la différence.
Dans le cas contraire, vos héritiers n'auront rien à payer.
Vos héritiers doivent régler à la banque votre dette, capital et intérêts calculés selon le taux fixé dans le contrat.
Après le paiement, vos héritiers seront les propriétaires du bien et ils pourront en disposer librement.
