Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Travail en prison

Vérifié le 01 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Depuis le 1er mai 2022, la personne détenue qui souhaite travailler doit demander à être classée au travail par l'administration pénitentiaire. Le détenu classé au travail peut être recruté par le service général de la prison ou par une entreprise extérieure. Le recrutement se fait via un contrat d'emploi pénitentiaire. Ce contrat garantit les droits du détenu travailleur en ce qui concerne la rémunération, les conditions de travail, le licenciement et la protection sociale.

Obligation de classement et d'affectation

Pour avoir le droit de travailler, le détenu doit être classé au travail et affecté sur un poste par l'administration pénitentiaire.

Chaque personne détenue peut demander à être classée au travail.

Le détenu classé au travail peut ensuite demander à être affectée sur un poste de travail.

Avant de demander à être classée au travail, la personne détenue peut bénéficier d'une découverte en milieu professionnel au sein de l'établissement pénitentiaire.

Cette opération peut lui permettre de découvrir un métier ou un secteur d'activité, de confirmer un projet professionnel ou de d'initier une démarche de recrutement.

Cette découverte en milieu professionnel a une durée maximale de 5 jours.

Elle peut être décidée par l'un des services suivants :

  • Service pénitentiaire d'insertion et de probation
  • Structure d'insertion par l'activité économique
  • Entreprise adaptée pour les travailleurs handicapés
  • Service de l’État chargé de développer le travail et l'insertion professionnelle des personnes placées sous l'autorité de la justice

Procédure

La demande de classement au travail et la demande d'affectation sur un poste se font par lettre adressée au chef de l'établissement pénitentiaire.

Décision sur le classement au travail

La décision par laquelle le chef de l'établissement pénitentiaire se prononce sur une demande de classement doit être notifiée à la personne détenue.

Cette décision doit présenter les motifs sur lesquels le chef de l'établissement s'est basé pour la prendre.

La décision peut par exemple être motivée par la nécessité de maintenir le bon ordre et la sécurité de l'établissement.

Décision sur l'affectation

La décision d'affectation est prise par le chef de l'établissement pénitentiaire. Il tient compte du choix effectué par l'entreprise qui propose le travail et des motifs liés au bon ordre et à la sécurité de l'établissement.

Si la décision est favorable, elle se traduit par la signature du contrat d'emploi pénitentiaire.

Si la décision est négative, elle doit présenter les motifs sur lesquels le chef de l'établissement s'est basé pour la prendre.

La décision de refus d'affectation doit également être notifiée à l'entreprise qui propose le travail et à la personne détenue.

La personne détenue qui a été classée au travail et qui a été affectée sur un poste peut signer un contrat d'emploi pénitentiaire avec le service général de la prison ou une entreprise qui propose du travail en prison.

C'est l'entreprise qui sélectionne elle-même les personnes détenues qu'elle souhaite recruter parmi les personnes classées au travail par l'administration et qui ont candidaté sur les postes qu'elle a proposés.

Le contrat d'emploi pénitentiaire doit être complété par une convention qui définit les obligations respectives de l'établissement pénitentiaire, de la personne détenue et de l'entreprise qui propose le travail.

Le règlement spécifique à chaque activité professionnelle et la grille de rémunération doivent être affichés sur les lieux de travail.

Le contrat d'emploi pénitentiaire régit tous les aspects du travail des personnes détenues. Il doit être signé par le travailleur au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant sa prise de poste.

Durée du contrat

Le contrat d'emploi pénitentiaire peut être signé pour une durée déterminée ou pour une durée indéterminée.

Le contrat à durée déterminée doit respecter certaines règles particulières.

Il doit tout d'abord comporter dès sa conclusion une date fin ferme et précise.

Par exception, le contrat à durée déterminée peut ne pas comporter de terme précis lorsqu'il est conclu pour le remplacement d'un détenu absent ou dont le contrat a été suspendu.

En outre, il est interdit de signer un contrat d'emploi pénitentiaire à durée déterminée pour pourvoir durablement un emploi permanent.

Ainsi, le contrat d'emploi pénitentiaire à durée déterminée peut être conclu uniquement pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire, et seulement dans les cas suivants :

  • Remplacement d'une personne détenue en cas d'absence ou de suspension de contrat
  • Accroissement temporaire de l'activité de travail concernée
  • Poste à caractère saisonnier

 À noter

il est interdit de conclure un contrat d'emploi pénitentiaire à durée déterminée fondé le motif d'un accroissement temporaire de l'activité dans les 3 mois suivant une résiliation pour motif économique.

Contenu du contrat et de la convention annexe

Contenu du contrat

Le contrat d'emploi pénitentiaire doit comporter les mentions suivantes :

  • Régime de travail
  • Caractère déterminé ou indéterminé de la durée du contrat
  • Clause de renouvellement si nécessaire
  • Date effective du début d'activité et, en cas de besoin, date de fin de contrat
  • Durée et conditions de la période d'essai et conditions de renouvellement
  • Description du poste de travail et des missions
  • Risques particuliers liés au poste de travail si nécessaire
  • Durée hebdomadaire ou mensuelle du travail
  • Temps de pause et de repos et jours fériés
  • Organisation des périodes d'astreinte si nécessaire
  • Montant de la rémunération et des primes éventuelles
  • Montant des cotisations sociales
  • Règles de modification du contrat
  • Règles de suspension et de fin du contrat

Lorsque le travail est accompli pour le compte d'une structure d'insertion par l'activité économique ou d'une entreprise adaptée, le contrat d'emploi pénitentiaire doit prévoir un accompagnement socioprofessionnel.

Contenu de la convention annexe

Le contrat d'emploi pénitentiaire doit être accompagné d'une convention qui comporte au moins les mentions suivantes :

  • Absences autorisées
  • Règles de modification de la convention
  • Voies et délais de recours
  • Obligations du chef de l'établissement pénitentiaire, de l'entreprise et de la personne détenue intéressée

Suspension du contrat

Le contrat peut être suspendu par l'entreprise qui propose le travail et par le service général de la prison.

L'entreprise peut suspendre le contrat d'emploi pénitentiaire pour l'un des motifs suivants :

  • Difficultés économiques conjoncturelles
  • Difficultés durables d'approvisionnement en matières premières ou en énergie
  • Sinistre ou des intempéries de caractère exceptionnel
  • Transformation, restructuration ou modernisation de la structure, du service, de l'entreprise ou de l'établissement pénitentiaire
  • Toute autre circonstance de caractère exceptionnel

Le service général de la prison peut aussi suspendre le contrat d'emploi pénitentiaire dans les cas suivants :

  • Sinistre ou des intempéries de caractère exceptionnel
  • Transformation, restructuration ou modernisation de la structure, du service, de l'entreprise ou de l'établissement
  • Toute autre circonstance de caractère exceptionnel

En cas de baisse temporaire de l'activité pour l'un des motifs de suspension, l'entreprise doit adresser à l'autorité administrative une demande d'avis en vue de la suspension du ou des contrats d'emploi pénitentiaire concernés.

La demande est écrite et doit préciser les points suivants :

  • Motifs justifiant le recours à cette suspension
  • Période prévisible de sous-activité
  • Nombre de personnes détenues concernées

L'autorité administrative est le chef de l'établissement pénitentiaire pour les activités proposées par les entreprises, et la direction interrégionale des services pénitentiaires pour le service général de la prison.

L'avis de l'autorité administrative est notifié par écrit au donneur d'ordre dans un délai de cinq jours à compter de la date de réception de la demande.

Le silence gardé pendant un délai de 5 jours sur une demande de suspension équivaut à un avis favorable.

Le ou les contrats d'emploi pénitentiaire peuvent être suspendus pour une durée maximale de 3 mois à compter de la date de réception de l'avis de l'autorité administrative.

Les contrats d'emploi pénitentiaire peuvent être suspendus pour une durée maximale de 6 mois, lorsqu'il y a des circonstances exceptionnelles.

La suspension du contrat d'emploi pénitentiaire est notifiée par écrit à chaque détenu concerné.

Résiliation

Le contrat d'emploi pénitentiaire peut être résilié par le détenu travailleur, par le service général de la prison ou par l'entreprise qui l'a recruté. La résiliation peut être amiable ou contentieuse.

Résiliation amiable

Celui qui souhaite mettre fin au contrat doit envoyer à l'autre partie une demande de résiliation écrite qui précise les motifs justifiant la décision.

Si l'autre partie accepte la demande, les conditions de la résiliation sont reportées dans un accord amiable qui doit être signé par les 2 parties. Chaque partie reçoit un exemplaire de l'accord.

Résiliation à l'initiative du détenu travailleur

En l'absence d'accord amiable, le détenu travailleur doit envoyer à l'employeur une lettre de résiliation anticipée du contrat d'emploi pénitentiaire.

Résiliation à l'initiative de l'entreprise pour insuffisance professionnelle

Si la résiliation est fondée sur l'insuffisance professionnelle ou le non-respect de l'accompagnement socioprofessionnel, l'entreprise doit convoquer le travailleur à un entretien préalable avant toute décision.

L'entreprise doit lui envoyer une lettre de convocation, qui mentionne l'objet de la convocation.

L'entretien préalable doit avoir lieu au plus tôt 2 jours ouvrables après la notification de la lettre de convocation.

Au cours de l'entretien préalable, l'entreprise doit indiquer les motifs de la décision envisagée et recueillir les observations du détenu travailleur.

La résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire est notifiée au détenu travailleur au plus tôt 1 jour ouvrable après la date de l'entretien préalable. La lettre de résiliation doit indiquer les motifs de la décision.

Résiliation à l'initiative de l'entreprise pour motif économique

L'entreprise qui souhaite résilier le contrat d'emploi pénitentiaire pour motif économique doit démontrer la réalité de ce motif et respecter la procédure de résiliation.

Pour prouver le motif économique, l'entreprise doit démontrer que le licenciement a une cause réelle et sérieuse liée à l'un des événements suivants :

  • Difficultés économiques caractérisées soit par l'évolution significative d'au moins un indicateur économique tel qu'une baisse durable des commandes ou du chiffre d'affaires, des pertes d'exploitation ou une dégradation de la trésorerie ou de l'excédent brut d'exploitation, soit par tout autre élément de nature à justifier de ces difficultés
  • Mutations technologiques
  • Réorganisation du service, de l'entreprise ou de la structure chargée de l'activité de travail nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité
  • Cessation d'activité du service, de l'entreprise ou de la structure chargée de l'activité de travail

La procédure de résiliation varie en fonction du nombre de contrat d'emploi pénitentiaire résiliés sur une période de 30 jours.

  • Résiliation de moins de 10 contrats
  • Résiliation de 10 contrats ou plus

Avant toute décision, l'entreprise doit convoquer par écrit le détenu travailleur à un entretien préalable. La lettre de convocation doit mentionner la date et l'objet de la convocation.

L'entretien préalable doit avoir lieu au plus tôt 2 jours ouvrables après la notification de la convocation.

Au cours de l'entretien préalable, l'entreprise doit indiquer les motifs de la résiliation et recueillir les observations du détenu travailleur.

La résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire peut être notifiée au détenu travailleur au plus tôt 5 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable. La lettre de résiliation doit indiquer les motifs de résiliation.

L'entreprise doit ensuite notifier les résiliations prononcées dans le mois à l'autorité administrative compétente.

Avant toute décision, l'entreprise doit convoquer par écrit le détenu travailleur à un entretien préalable. La lettre de convocation doit mentionner la date et l'objet de la convocation.

L'entretien préalable doit avoir lieu au plus tôt 2 jours ouvrables après la notification de la convocation.

Parallèlement, l'entreprise doit notifier le projet de résiliation à l'autorité administrative compétente (chef de l'établissement pénitentiaire ou direction interrégionale des services pénitentiaires).

La résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire peut être notifiée au détenu travailleur au plus tôt 10 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable. Mais si l'autorité administrative compétente a émis un avis négatif, la résiliation ne peut pas être notifiée au détenu travailleur avant la réponse de l'entreprise.

Résiliation à l'initiative du chef de l'établissement pénitentiaire

Le chef de l'établissement pénitentiaire peut résilier le contrat d'emploi pénitentiaire pour un motif lié aux besoins du service.

Avant toute décision, il doit convoquer le détenu travailleur à un entretien préalable pour lui présenter le motif.

Les motifs qui sont considérés comme liés aux besoins du service et qui peuvent justifier la résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire sont les suivants :

  • Disparition des besoins du service ou suppression du poste qui a justifié la conclusion du contrat d'emploi pénitentiaire
  • Transformation des besoins du service ou du poste lorsque le détenu travailleur n'est pas en mesure de s'adapter à cette transformation
  • Refus du détenu travailleur d'une modification d'un élément essentiel de son contrat d'emploi pénitentiaire, liée par exemple à une modification de la quotité de temps de travail ou à un changement de poste

La résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire est notifiée au détenu travailleur au plus tôt 5 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable. La lettre de résiliation doit présenter les motifs sur lesquels le chef de l'établissement s'est basé pour sa décision.

Temps de travail

L'organisation du temps de travail doit être précisée dans le contrat d'emploi pénitentiaire et dans l'annexe qui l'accompagne.

Lorsqu'il s'agit d'un travail pour une entreprise extérieure, le travail proposé au détenu doit être suffisant pour occuper une durée normale d'une journée de travail.

Modification de la durée de travail

Toute modification de la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou entre les semaines du mois doit être portée à la connaissance du détenu travailleur au moins 24 heures à l'avance.

Si le détenu travailleur est prévenu moins de 24 heures à l'avance du changement de la durée de travail, il peut refuser d'effectuer les heures supplémentaires ou complémentaires.

Le refus d'accomplir les heures supplémentaires ou complémentaires proposées moins de 24 heures à l'avance ne constitue ni une faute disciplinaire, ni un motif de résiliation du contrat d'emploi pénitentiaire.

Durée et aménagements du temps de travail

Les horaires de travail doivent prévoir le temps nécessaire au repos, aux repas, à la promenade et aux activités éducatives et de loisirs.

La durée de travail pour un contrat à temps complet est de 35 heures par semaine.

Le travailleur détenu est considéré comme effectuant un travail à temps partiel si la durée de son travail est inférieure à 35 heures par semaine ou à 1771 heures par an.

La durée de travail minimale hebdomadaire en cas de travail à temps partiel est de 10 heures.

La durée quotidienne de travail maximale par détenu est de 10 heures.

La durée maximale hebdomadaire de travail est de 48 heures.

La semaine débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures.

L'entreprise qui propose du travail peut mettre en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine. Mais, sur une année, cette période ne peut excéder la date prévisionnelle de libération du détenu. Les heures supplémentaires ou complémentaires sont décomptées à l'issue de cette période de référence.

Les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée de travail maximale de la période.

Les heures complémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée prévue par le contrat d'emploi pénitentiaire et calculée sur la période de référence.

Toute heure supplémentaire effectuée donne droit à une majoration de la rémunération.

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine.

Les 8 premières heures supplémentaires donnent lieu à une majoration de la rémunération de 25 %.

Les heures suivantes donnent lieu à une majoration de 50 %.

Les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d'un contingent annuel de 220 heures.

Temps partiel

Des horaires à temps partiel peuvent être pratiqués à l'initiative de l'entreprise ou à la demande du détenu travailleur.

Toute heure de travail au-delà de la durée de travail prévue par le contrat d'emploi pénitentiaire à temps partiel est une heure complémentaire.

L'accomplissement d'une heure complémentaire donne droit à une majoration de la rémunération.

La majoration de la rémunération est de 10 % pour chacune des heures complémentaires accomplies dans la limite de 10% des heures prévues au contrat d'emploi pénitentiaire.

La majoration de la rémunération est de 25 % pour chacune des heures accomplies entre 10 et 50% des heures prévues au contrat.

Le nombre d'heures complémentaires effectuées au cours d'un semaine ou d'un mois ne doit pas dépasser 50% de la durée de travail hebdomadaire ou mensuelle prévue dans le contrat d'emploi pénitentiaire.

Astreintes

Une période d'astreinte est une période pendant laquelle le détenu n'est pas au travail, mais se rend disponible pour pouvoir intervenir en cas de sollicitation de l'employeur.

Si le travailleur est sollicité par l'employeur, la durée de son intervention est considérée comme un temps de travail effectif.

La période d'astreinte doit faire l'objet d'une contrepartie, soit sous forme financière, soit sous forme de repos.

La période d'astreinte est prise en compte pour le calcul de la durée minimale de repos quotidien et des durées de repos hebdomadaires.

L'organisation des astreintes et leur mode de compensation sont fixées par l'entreprise, après avis du chef de l'établissement pénitentiaire et après information de l'agent de contrôle de l'inspection du travail.

Le mode d'information des détenues sur l'astreinte doit être prévu dans le contrat d'emploi pénitentiaire.

La programmation individuelle des périodes d'astreinte doit être portée à la connaissance du détenu travailleur une semaine à l'avance. En cas de circonstances exceptionnelles, le détenu doit être averti au moins un jour franc à l'avance.

En fin de mois, l'entreprise doit remettre au détenu qui a effectué des astreintes un document récapitulant le nombre d'heures du mois écoulé et la compensation correspondante.

L'entreprise doit tenir à la disposition de l'inspection du travail, pendant une durée d'un an, le récapitulatif des heures d'astreinte effectuées par les détenus au cours du mois écoulé et la compensation correspondante.

Repos quotidien

Le détenu travailleur a droit à un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives.

Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, la personne détenue doit bénéficier d'un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives.

Repos hebdomadaire

Il est interdit de faire travailler une personne détenue plus de 6 jours par semaine.

Le repos hebdomadaire doit être donné le dimanche.

Sa durée doit être de minimum 24 heures consécutives, auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien.

Le repos hebdomadaire peut être suspendu pour les détenus qui doivent effectuer des travaux urgents de sécurité dans l'établissement. Dan ce cas, les détenus doivent bénéficier d'un repos compensateur d'une durée égale au repos supprimé.

Jours fériés

Les détenus ne doivent pas travailler les jours fériés.

Néanmoins, les détenus affectées sur un poste de travail nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement pénitentiaire peuvent travailler durant les jours fériés.

Ce travail ne fait pas l'objet d'une majoration de la rémunération sauf si le travail a eu lieu le 1er mai.

Le travail effectué le 1er mai donne droit au double de la rémunération normale.

Rémunération

Les taux de rémunération sont portés à la connaissance des personnes détenues par voie d'affichage.

La rémunération versée mensuellement est calculée sur la base de la durée du travail fixée dans le contrat d'emploi pénitentiaire.

En cas de travail à temps partiel, la rémunération doit être proportionnelle à celle du détenu qui a la même qualification et qui travaille à temps complet auprès du même employeur.

La rémunération minimale horaire du travail accompli dans le cadre du contrat d'emploi pénitentiaire est de :

  • 5,18 € pour les activités de production
  • 3,80 € pour le service général, classe I
  • 2,88 € pour le service général, classe II
  • 2,30 € pour le service général, classe III

Le détenu travailleur peut bénéficier de primes liées à la productivité ou à l'ancienneté ou toute autre prime à caractère exceptionnel de la part de l'entreprise qui l'a embauché.

Les rémunérations des détenus bénéficiant d'un contrat d'emploi pénitentiaire sont versées à l'établissement pénitentiaire, sauf si le juge de l'application des peines en a décidé autrement.

L'établissement pénitentiaire doit prélever les cotisations sociales, patronales et salariales avant d'approvisionner le compte nominatif du détenu travailleur. Les sommes prélevées doivent être versées aux organismes de recouvrement compétents.

Hygiène et sécurité au travail

Le détenu travailleur a droit comme tous les travailleurs à la protection de sa sécurité et de sa santé.

Les règles d'hygiène et de sécurité prévues par le code du travail sont applicables au travail en prison.

Elles peuvent être complétées par des règles particulières insérées dans le contrat d'emploi pénitentiaire ou dans la convention qui l'accompagne.

Lorsque le travail est effectué pour le compte d'une entreprise, elle doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale du détenu travailleur.

Le chef de l'établissement pénitentiaire peut solliciter l'intervention de l'inspection du travail en cas de besoin pour garantir le respect de ces règles.

Mixité

Le travail en prison doit être organisé dans un cadre de mixité, sauf si le maintien du bon ordre et de la sécurité de l'établissement s'y oppose.

Protection sociale

L'employeur du détenu travailleur doit prendre en charge ses cotisations pour la retraite.

Le détenu travailleur à droit à la réparation des accidents du travail et des maladies professionnelles.

Mais le droit à la prime d'activité du détenu travailleur est suspendu pendant la période d'incarcération.

Il y a plusieurs possibilités.

Service général de la prison

La personne détenue peut travailler pour le service général de la prison.

Ce régime consiste à confier au détenu des travaux d'entretien des locaux et des tâches nécessaires au fonctionnement de l'établissement.

Par exemple, faire des travaux d'entretien des locaux ou laver le linge.

Régie industrielle des établissements pénitentiaires (Riep)

La personne détenue peut travailler pour la régie industrielle des établissements pénitentiaires (Riep).

Le travail s'effectue alors sous le contrôle direct de l'administration pénitentiaire, dans des ateliers gérés par le service de l'emploi pénitentiaire (SEP).

Le détenu produit des biens et des services qui sont vendus à l'extérieur.

Régime de la concession

La personne détenue qui travaille en prison peut également exercer son activité pour le compte d'une entreprise privée.

On parle du régime de la concession : l'administration pénitentiaire conclut un contrat avec une entreprise qui installe ses ateliers dans les locaux de la prison.

C'est l'entreprise qui organise alors le travail.

Gestion déléguée

Dans un certain nombre d'établissements pénitentiaires, l’État délègue à des entreprises privées, par le biais d'un marché public ou d'un contrat de partenariat, tout ou partie des missions non-régaliennes de leur gestion. Missions concernées : restauration, maintenance des locaux ou encore la gestion du travail des personnes détenues, au service général ou en production.

Dans les établissements dans lesquels le travail en production est délégué à une telle entreprise, cette dernière organise ce travail, à l'instar des entreprises concessionnaires.

Cas du travail hors de la prison

Les personnes condamnées peuvent dans certains cas être employées en dehors du domaine affecté à l'établissement pénitentiaire, mais sous le contrôle de l'administration.

C'est le régime de placement à l'extérieur sous surveillance du personnel pénitentiaire.

Pour être désigné à travailler sous ce régime, les détenus doivent présenter des garanties suffisantes pour la sécurité et l'ordre public et faire partie d'une des catégories suivantes :

  • Personnes ayant une durée d'incarcération inférieure ou égale à 5 ans et n'ayant pas été condamnées antérieurement à une peine privative de liberté supérieure à 6 mois
  • Personnes remplissant les conditions de délai requises pour être proposées au bénéfice de la libération conditionnelle, quels que soient leurs antécédents et la durée de l'incarcération à subir
  • Personnes remplissant les conditions de délai requises pour être admises à la semi-liberté
  • Personnes pouvant faire l'objet d'un placement extérieur sans surveillance du personnel pénitentiaire

Le travail peut être effectué pour le compte d'une administration, d'une collectivité publique, d'une personne physique ou d'une entreprise.

Le chef de l'établissement pénitentiaire doit informer le préfet de département de l'emploi de personnes condamnées en dehors du domaine affecté à l'établissement pénitentiaire.

Les personnes détenues placées à l'extérieur demeurent soumises à la surveillance effective du personnel pénitentiaire.

Le personnel pénitentiaire doit leur appliquer le régime disciplinaire de la prison, notamment en ce qui concerne les communications avec les tiers. L'employeur doit respecter les indications qui lui sont données à ce sujet par le personnel pénitentiaire.

À la fin de chaque journée de travail, les personnes détenues sont réintégrées au sein de l'établissement pénitentiaire, sauf si le juge de l'application des peines en a décidé autrement.

En cas de placement à l'extérieur sous surveillance, l'employeur ou le directeur de l'établissement de formation ou de soins doit prévenir l'administration pénitentiaire de tout incident ou de toute absence.

Les décisions de refus de classement, de déclassement, de refus d'affectation ou de fin d'affectation peuvent faire l'objet d'un recours.

Le recours doit être fait dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la décision, via un écrit envoyé au directeur interrégional des services pénitentiaires.

Le directeur interrégional dispose d'un délai d'1 mois à compter de la réception du recours pour répondre. Il doit motiver sa décision.

L'absence de réponse dans ce délai équivaut à une décision implicite de rejet.

La décision implicite de rejet peut être attaquée devant le tribunal administratif.

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