Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Recrutement d'un contractuel dans la fonction publique d'État (FPE)
Vérifié le 17 février 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Les emplois de la fonction publique d’État sont normalement occupés par des fonctionnaires.
Toutefois, dans certains cas, limitativement énumérés par la loi, les administrations d'Etat et leurs établissements publics peuvent recruter des agents contractuels.
La durée du contrat (déterminée ou indéterminée) dépend du motif du recrutement.
Nous vous présentons les différents cas possibles.
Vous pouvez être recruté comme contractuel lorsqu'il n'existe pas de corps de fonctionnaires pour assurer les fonctions recherchées.
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Vous pouvez être recruté en CDD ou en CDI.
Si vous êtes recruté en CDD
Si vous êtes recruté en CDD, la durée de votre contrat ne peut pas dépasser 3 ans, renouvelables dans la limite de 6 ans.
Si votre contrat est renouvelé au-delà de 6 ans, il ne peut l'être qu'en CDI.
Lors de votre recrutement, si vous justifiez déjà de 6 ans de services publics dans des fonctions relevant de la même catégorie hiérarchique que l'emploi sur lequel vous êtes recruté, vous êtes directement recruté en CDI.
Les précédentes fonctions de même catégorie hiérarchique peuvent avoir été accomplies dans la fonction publique d’État ou dans la territoriale ou dans la fonction publique hospitalière.
Si vous justifiez, avant la fin de votre CDD, de 6 ans de services publics dans des fonctions de même catégorie hiérarchique, votre contrat est considéré comme conclu en CDI.
Votre administration employeur vous adresse une proposition d'avenant à votre contrat confirmant sa durée indéterminée.
Si vous refusez de conclure cet avenant, vous restez en fonctions jusqu'à la fin de votre CDD.
Comment est décomptée la période de 6 ans ?
La durée de 6 ans est comptabilisée en prenant en compte l'ensemble des services accomplis dans les emplois suivants ou occupés pour les motifs suivants :
Emplois des établissements publics de l’État
Absence de corps de fonctionnaires de l’État pour assurer les fonctions recherchées
Recrutement justifié par la nature des fonctions ou les besoins des services
Emploi relevant d'un corps dont le statut ne prévoit pas de formation initiale obligatoire, préalable à la titularisation
Emploi à temps incomplet
Remplacement momentanément d'un agent absent
La durée de 6 ans doit avoir été accomplie en totalité auprès du même département ministériel, de la même autorité publique ou du même établissement public.
Les services accomplis à temps incomplet et à temps partiel sont assimilés à des services accomplis à temps complet.
Les services accomplis de manière discontinue sont pris en compte, si la durée des interruptions entre 2 contrats ne dépasse pas 4 mois.
Pour le calcul de la durée d'interruption entre 2 contrats, toute période d'état d'urgence sanitaire n'est pas prise en compte.
Vous pouvez être recruté comme contractuel lorsque la nature des fonctions ou les besoins du service le justifient.
Cela est notamment le cas dans l'une des situations suivantes :
Fonctions nécessitant des compétences techniques spécialisées ou nouvelles
Absence de candidature d'un fonctionnaire disposant de l'expertise ou de l'expérience professionnelle adaptée pour accomplir les missions
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Votre candidature n'est examinée que lorsque l’administration a établi le constat de l’absence de candidature de fonctionnaire correspondant au profil recherché.
Vous pouvez être recruté en CDD ou en CDI.
Si vous êtes recruté en CDD
Si vous êtes recruté en CDD, la durée de votre contrat ne peut pas dépasser 3 ans, renouvelables dans la limite de 6 ans.
Si votre contrat est renouvelé au-delà de 6 ans, il ne peut l'être qu'en CDI.
Le renouvellement de votre contrat n'est possible que lorsque l'administration a établi le constat de l'absence de candidature de fonctionnaire correspondant au profil recherché.
Lors de votre recrutement, si vous justifiez déjà de 6 ans de services publics dans des fonctions relevant de la même catégorie hiérarchique que l'emploi sur lequel vous êtes recruté, vous êtes directement recruté en CDI.
Les précédentes fonctions de même catégorie hiérarchique peuvent avoir été accomplies dans la fonction publique d'État ou dans la territoriale ou dans la fonction publique hospitalière.
Si vous justifiez, avant la fin de votre CDD, de 6 ans de services publics dans des fonctions de même catégorie hiérarchique, votre contrat est considéré comme conclu en CDI.
Votre administration employeur vous adresse une proposition d'avenant à votre contrat confirmant sa durée indéterminée.
Si vous refusez de conclure cet avenant, vous restez en fonctions jusqu'à la fin de votre CDD.
Comment est décomptée la période de 6 ans ?
La durée de 6 ans est comptabilisée en prenant en compte l'ensemble des services accomplis dans les emplois suivants ou occupés pour les motifs suivants :
Emplois des établissements publics de l’État
Absence de corps de fonctionnaires de l’État pour assurer les fonctions recherchées
Recrutement justifié par la nature des fonctions ou les besoins des services
Emploi relevant d'un corps dont le statut ne prévoit pas de formation initiale obligatoire, préalable à la titularisation
Emploi à temps incomplet
Remplacement momentanément d'un agent absent
La durée de 6 ans doit avoir été accomplie en totalité auprès du même département ministériel, de la même autorité publique ou du même établissement public.
Les services accomplis à temps incomplet et à temps partiel sont assimilés à des services accomplis à temps complet.
Les services accomplis de manière discontinue sont pris en compte, si la durée des interruptions entre 2 contrats ne dépasse pas 4 mois.
Pour le calcul de la durée d'interruption entre 2 contrats, toute période d'état d'urgence sanitaire n'est pas prise en compte.
Vous pouvez être recruté comme contractuel lorsque l'emploi relève d'un corps dont le statut ne prévoit pas de formation initiale obligatoire, préalable à la titularisation.
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Si vous êtes recruté en CDD
Si vous êtes recruté en CDD, la durée de votre contrat ne peut pas dépasser 3 ans, renouvelables dans la limite de 6 ans.
Si votre contrat est renouvelé au-delà de 6 ans, il ne peut l'être qu'en CDI.
Lors de votre recrutement, si vous justifiez déjà de 6 ans de services publics dans des fonctions relevant de la même catégorie hiérarchique que l'emploi sur lequel vous êtes recruté, vous êtes directement recruté en CDI.
Les précédentes fonctions de même catégorie hiérarchique peuvent avoir été accomplies dans la fonction publique d'État ou dans la territoriale ou dans la fonction publique hospitalière.
Si vous justifiez, avant la fin de votre CDD, de 6 ans de services publics dans des fonctions de même catégorie hiérarchique, votre contrat est considéré comme conclu en CDI.
Votre administration employeur vous adresse une proposition d'avenant à votre contrat confirmant sa durée indéterminée.
Si vous refusez de conclure cet avenant, vous restez en fonctions jusqu'à la fin de votre CDD.
Comment est décomptée la période de 6 ans ?
La durée de 6 ans est comptabilisée en prenant en compte l'ensemble des services accomplis dans les emplois suivants ou occupés pour les motifs suivants :
Emplois des établissements publics de l’État
Absence de corps de fonctionnaires de l’État pour assurer les fonctions recherchées
Recrutement justifié par la nature des fonctions ou les besoins des services
Emploi relevant d'un corps dont le statut ne prévoit pas de formation initiale obligatoire, préalable à la titularisation
Emploi à temps incomplet
Remplacement momentanément d'un agent absent
La durée de 6 ans doit avoir été accomplie en totalité auprès du même département ministériel, de la même autorité publique ou du même établissement public.
Les services accomplis à temps incomplet et à temps partiel sont assimilés à des services accomplis à temps complet.
Les services accomplis de manière discontinue sont pris en compte, si la durée des interruptions entre 2 contrats ne dépasse pas 4 mois.
Pour le calcul de la durée d'interruption entre 2 contrats, toute période d'état d'urgence sanitaire n'est pas prise en compte.
Vous pouvez être recruté comme contractuel pour remplacer temporairement un agent (fonctionnaire ou contractuel) à temps partiel ou en congé.
Le contrat est conclu pour une durée déterminée.
Il est renouvelable jusqu'à la date de retour de l'agent à remplacer.
Vous pouvez aussi être recruté comme contractuel sur un poste temporairement vacant, en attente du recrutement d'un fonctionnaire.
Le contrat est conclu pour une durée déterminée, dans la limite d'un an.
Le contrat peut être prolongée, dans la limite de 2 ans, si la procédure de recrutement n'a pas abouti avant sa date de fin.
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Vous pouvez être recruté comme contractuel en CDD pour faire face à un accroissement temporaire ou saisonnier d'activité.
La durée totale du contrat et des renouvellements éventuels ne peut pas dépasser 6 mois au cours d'une période de 12 mois consécutifs pour faire face à un accroissement saisonnier d'activités.
La durée totale du contrat et des renouvellements éventuels ne peut pas dépasser 12 mois au cours d'une période de 18 mois consécutifs pour faire face à un accroissement temporaire d'activités.
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Les emplois à temps incomplet dont la durée de travail hebdomadaire est de 24 heures 30 maximum ne peuvent être occupées que par des agents contractuels.
Elle précise que l'emploi est ouvert aux contractuels.
Si vous êtes recruté en CDD
Si vous êtes recruté en CDD, la durée de votre contrat ne peut pas dépasser 3 ans, renouvelables dans la limite de 6 ans.
Si votre contrat est renouvelé au-delà de 6 ans, il ne peut l'être qu'en CDI.
Lors de votre recrutement, si vous justifiez déjà de 6 ans de services publics dans des fonctions relevant de la même catégorie hiérarchique que l'emploi sur lequel vous êtes recruté, vous êtes directement recruté en CDI.
Les précédentes fonctions de même catégorie hiérarchique peuvent avoir été accomplies dans la fonction publique d'État ou dans la territoriale ou dans la fonction publique hospitalière.
Si vous justifiez, avant la fin de votre CDD, de 6 ans de services publics dans des fonctions de même catégorie hiérarchique, votre contrat est considéré comme conclu en CDI.
Votre administration employeur vous adresse une proposition d'avenant à votre contrat confirmant sa durée indéterminée.
Si vous refusez de conclure cet avenant, vous restez en fonctions jusqu'à la fin de votre CDD.
Comment est décomptée la période de 6 ans ?
La durée de 6 ans est comptabilisée en prenant en compte l'ensemble des services accomplis dans les emplois suivants ou occupés pour les motifs suivants :
Emplois des établissements publics de l’État
Absence de corps de fonctionnaires de l’État pour assurer les fonctions recherchées
Recrutement justifié par la nature des fonctions ou les besoins des services
Emploi relevant d'un corps dont le statut ne prévoit pas de formation initiale obligatoire, préalable à la titularisation
Emploi à temps incomplet
Remplacement momentanément d'un agent absent
La durée de 6 ans doit avoir été accomplie en totalité auprès du même département ministériel, de la même autorité publique ou du même établissement public.
Les services accomplis à temps incomplet et à temps partiel sont assimilés à des services accomplis à temps complet.
Les services accomplis de manière discontinue sont pris en compte, si la durée des interruptions entre 2 contrats ne dépasse pas 4 mois.
Pour le calcul de la durée d'interruption entre 2 contrats, toute période d'état d'urgence sanitaire n'est pas prise en compte.
Vous pouvez être recruté en contrat de projet pour réaliser un projet ou une opération identifié.
Le contrat de projet est conclu pour une durée minimale d'un an et une durée maximale de 6 ans.
Il peut être renouvelé pour mener à bien le projet ou l'opération, dans la limite d'une durée totale de 6 ans.
Lorsque le contrat est conclu pour une durée inférieure à 6 ans et que le projet ou l'opération prévu(e) n'est pas achevé(e) à la fin du contrat, le contrat peut être renouvelé dans la limite de 6 ans.
Le contrat de projet prend fin avec la réalisation de l'objet pour lequel il a été conclu, après un délai de prévenance.
Il peut cependant être rompu par décision de l'administration employeur à la fin d'un délai d'un an si le projet ou l'opération pour lequel il a été conclu ne peut pas se réaliser.
Vous n'avez pas de diplôme ou de qualification professionnelle reconnue
Vous avez un niveau de qualification inférieur au baccalauréat
Vous pouvez être recruté sur un emploi de catégorie C.
Le Pacte a pour but de vous permettre d'acquérir, par une formation en alternance avec votre activité professionnelle, une qualification en rapport avec votre emploi ou le diplôme exigé pour accéder au cadre d'emplois dont relève votre emploi.
Votre contrat est conclu pour une durée minimum d'un an et maximum de 2 ans.
Votre contrat peut être renouvelé pour un an maximum si vous n'avez pas obtenu la qualification ou le diplôme visée.
À la fin de votre contrat, vous avez vocation à être titularisé et à devenir fonctionnaire.
Un établissement d'enseignement supérieur et de recherche peut recruter un professeur des universités ou un maître de conférences comme personnel associé ou personnel invité.
Personnel associé
Un maître de conférences ou un professeur associé à temps plein est recruté en CDD de 6 mois à 3 ans maximum.
Le CDD est renouvelable 3 ans maximum.
Un maître de conférence associé à mi-temps est recruté en CDD de 3 ans renouvelables 3 ans maximum.
Un professeur associé à mi-temps est recruté en CDD de 3 à 9 ans.
Le CDD est renouvelable dans la limite de 9 ans.
À savoir
le contrat d'un maître de conférences ou d'un professeur associé qui a le statut de réfugié peut être renouvelé sans limitation de durée.
Personnel invité
Les enseignants invités à temps plein ou à mi-temps sont recrutés en CDD de 1 mois à 1 an.
Les emplois suivants peuvent peuvent être occupés par des agents contractuels :
Emplois de direction de l'État
Emplois des établissements publics de l’État
Emplois de maître de conférences des universités-praticien hospitalier et de professeur des universités-praticien hospitalier
Emplois d'assistant d'éducation, de maître d'internat et de surveillant d'externat des collèges et lycées
