Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Question-réponse
Logement à louer : dans quel cas signer une convention avec l'Anah ?
Vérifié le 01 décembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous voulez mettre un logement en location, en l'état ou après y avoir fait des travaux ? En signant une convention avec l'Anah, vous pouvez obtenir une réduction d'impôt. S'il s'agit d'une convention avec travaux, l'Anah vous accorde en plus une aide pour financer ces travaux. En contrepartie, le loyer doit être abordable et les revenus de votre futur locataire ne doivent pas dépasser un montant maximum. Ce dispositif est aussi appelé Contrat louer mieux.
Avec travaux
Sans travaux
Les travaux ne doivent pas commencer avant l'accord de l'Anah.
Les travaux doivent être faits par des professionnels du bâtiment.
Les travaux ne doivent pas être assimilables à de la construction neuve ou de l'agrandissement du logement.
À savoir
le logement doit avoir au moins 15 ans.
L'aide proposée par l'Anah varie selon le type de travaux :
Travaux ouvrant droit à une subvention de l'Anah
Types de travaux
Travaux concernés
Nom et montant de l'aide
Travaux lourds
Réhabilitation d'un logement indigne ou très dégradé dont le degré de dégradation a été constaté par un diagnostic ou ou un arrêté d'insalubrité ou de péril
Habiter serein
35 % du montant des travaux HT, dans la limite de 350 € par m² et de 28 000 € par logement
Travaux d'amélioration
Mise en sécurité et de salubrité du logement
Par exemple, traitement de l'insalubrité ou de péril ne nécessitant pas de travaux lourds, notamment sécurité liée au saturnisme.
Habiter sain
35 % du montant des travaux HT, dans la limite de 262,5 € par m² et de 21 000 € par logement
Adaptation du logement pour l'autonomie de la personne âgée ou handicapée
Par exemple, installation d'une douche de plain-pied ou d'une rampe d'accès
Habiter facile
Maximum de 262,5 € par m² et de 21 000 € par logement
Rénovation du logement
Par exemple, rénovation du réseau d'eau, d'électricité ou de gaz
Habiter sain
25 % du montant des travaux HT, dans la limite de 187,5 € par m² et de 15 000 € par logement
Amélioration de la performance énergétique du logement
Par exemple, Isolation des murs, des combles ou des fenêtres
Habiter mieux sérénité
25 % du montant des travaux HT, dans la limite de 187,5 € par m² et 15 000 € par logement
Lorsque l'Anah vous donne son accord, vous devez faire les travaux conformément au projet que vous avez présenté.
Vous devez faire les travaux dans les 3 ans qui suivent l'accord de l'Anah.
Une fois les travaux terminés, vous devez présenter les factures à la délégation locale de l'Anah.
L'Anah vous verse ensuite la totalité de l'aide aux travaux.
En plus de l'obtention des aides financières aux travaux, signer une convention avec l'Anah vous permet d'obtenir 2 choses :
Réduction annuelle des impôts à payer sur les loyers que vous percevez
Selon le type de convention que vous signez avec l'Anah, certaines primes (aides financières versées une fois). En effet, il existe 3 types de convention avec travaux. Les conventions à loyer intermédiaire, les conventions à loyer social et les conventions à loyer très social, qui vont du montant de loyer le plus élevé au montant de loyer le plus faible.
Ces 3 types de convention se différencient notamment par les points suivants :
Montant du loyer que vous pouvez demander au locataire
Réduction d'impôts annuelle sur vos revenus fonciers (loyers) qui vous est accordée, sauf pour certaines conventions à loyer intermédiaire
Possibilité d'obtenir ou non certaines primes (aide financière versée en une fois)
La situation dépend de la zone où est situé le logement.
Pour connaître la zone de votre logement, un simulateur est disponible :
Simulateur Connaître la zone de sa commune : A, Abis, B1, B2 ou C
et de la moitié de la surface des annexes à l'usage exclusif du locataire (cave, balcon...), dans la limite de 8 m2.
Durant toute la convention (9 ans), vous devez respecter plusieurs obligations.
Mise en location
Le logement doit être loué vide.
Le logement doit être à usage d'habitation uniquement, c'est-à-dire qu'il doit être la résidence principale du locataire.
À savoir
à la signature de la convention, si le logement est déjà occupé par le locataire, le bail devra être renouvelé. Il s'agit de signer avec le même locataire un nouveau bail, pour que ses conditions correspondent à celles de la convention (bail d'habitation vide, montant du loyer et des ressources du locataire).
Si le locataire vous annonce qu'il quitte le logement durant la convention, vous devez remettre le logement en location aux conditions de la convention, et dans un délai maximum d'un an après la notification de son congé (préavis).
Si vous voulez donner congé (préavis) au locataire, vous devez respecter des règles particulières.
Choix du locataire
Le locataire ne doit pas être un membre de votre foyer fiscal, ni un ascendant ou descendant) des membres de votre foyer fiscal.
Les revenus du locataire ne doivent pas dépasser un montant maximum (lors de la signature du bail).
Le logement doit être décent, notamment en matière de performance énergétique.
Le logement doit être décent, mais le respect du critère de performance énergétique n'est pas exigé.
En plus de l'obtention des aides financières aux travaux, signer une convention avec l'Anah vous permet d'obtenir les choses suivantes :
Réduction annuelle des impôts à payer sur les loyers que vous percevez
Selon le type de convention que vous signez avec l'Anah, certaines primes (aides financières versées une seule fois). En effet, il existe 3 types de convention sans travaux. Les conventions à loyer intermédiaire, les conventions à loyer social et les conventions à loyer très social, qui vont du montant de loyer le plus élevé au montant de loyer le plus faible.
Ces 3 types de convention se différencient notamment par les points suivants :
Loyer maximum que vous pouvez demander au locataire
Réduction d'impôts annuelle sur vos revenus fonciers (loyers) qui vous est accordée, dans la plupart des cas
Ces caractéristiques dépendent de la zone où est situé le logement.
Pour connaître la zone de votre logement, un simulateur est disponible :
Simulateur Connaître la zone de sa commune : A, Abis, B1, B2 ou C
et de la moitié de la surface des annexes à l'usage exclusif du locataire (cave, balcon...), dans la limite de 8 m2.
Durant toute la convention (6 ans), vous devez respecter plusieurs obligations.
Mise en location
Le logement doit être loué vide.
Le logement doit être à usage d'habitation uniquement, c'est-à-dire qu'il doit être la résidence principale du locataire.
À savoir
à la signature de la convention, si le logement est déjà occupé par le locataire, le bail devra être renouvelé. Il s'agit de signer avec le même locataire un nouveau bail, pour que ses conditions correspondent à celles de la convention (bail d'habitation vide, montant du loyer et des ressources du locataire).
Si le locataire vous annonce qu'il quitte le logement durant la convention, vous devez remettre le logement en location aux conditions de la convention, et dans un délai maximum d'un an après la notification de son congé (préavis).
Si vous voulez donner congé (préavis) au locataire, vous devez respecter des règles particulières.
Choix du locataire
Le locataire ne doit pas être un membre de votre foyer fiscal, ni un ascendant ou descendant) des membres de votre foyer fiscal.
Les revenus du locataire ne doivent pas dépasser un montant maximum (lors de la signature du bail).
Au plus tard 2 mois après la signature du bail (ou sa date de prise d'effet, ou son renouvellement) ou à l'approche du renouvellement du bail en cours, vous devez envoyer à l'Anah les documents suivants :
Au plus tard 2 mois après la signature du bail (ou sa date de prise d'effet, ou son renouvellement) ou à l'approche du renouvellement du bail en cours, vous devez envoyer à l'Anah les documents suivants :
Au plus tard 2 mois après la signature du bail (ou sa date de prise d'effet, ou son renouvellement), ou à l'approche du renouvellement du bail en cours, vous devez envoyer à l'Anah les documents suivants :
Une fois la convention signée avec l'Anah, vous devez l'annexer au bail.
À savoir
vous pouvez signer la convention avec l'Anah avant de signer le bail avec le locataire, mais l'emménagement du locataire dans le logement doit alors intervenir le plus rapidement possible.
Vous devez envoyer ces documents à la délégation locale de l'Anah dont dépend le logement :
Une fois la convention signée avec l'Anah, vous devez l'annexer au bail.
À savoir
vous pouvez signer la convention avec l'Anah avant de signer le bail avec le locataire, mais l'emménagement du locataire dans le logement doit alors intervenir le plus rapidement possible.
Vous devez envoyer ces documents à la délégation locale de l'Anah dont dépend le logement :
Une fois la convention signée avec l'Anah, vous devez l'annexer au bail.
À savoir
vous pouvez signer la convention avec l'Anah avant de signer le bail avec le locataire, mais l'emménagement du locataire dans le logement doit alors intervenir le plus rapidement possible.
Vous devez envoyer ces documents à la délégation locale de l'Anah dont dépend le logement :
