Pour la Direction des Bâtiments

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

MISSIONS

Sous l’autorité du responsable du service de maintenance et du responsable du service logistique, vos missions seront les suivantes :

Secrétariat du Service Maintenance

Missions principales

Assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel du service Maintenance, en appui au Responsable de service et aux chargés d’opérations.

• Assister le Responsable du service dans le suivi administratif et financier des prestations (logiciel Atal).
• Assurer le suivi des habilitations, formations et obligations médicales des agents.
• Gérer le suivi des absences et contribuer à l’organisation du service.
• Apporter un appui administratif aux chargés d’opérations et gérer leurs agendas.
• Rédiger et assurer le suivi des courriers, comptes rendus, notes et présentations.
• Participer à la communication interne : travaux programmés (vacances scolaires) et travaux réalisés (affichage CTM).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des services communaux et des entreprises.
• Contribuer à la gestion administrative des contrats et marchés publics.
• Participer au recensement des actions d’amélioration des conditions de travail.

Missions spécifiques

• Programmer les badges et bips d’accès (HDV et CTM), en lien avec le technicien référent.
• Assurer le suivi des demandes de mobilier et des achats, dans le cadre d’accords-cadres.

Missions ponctuelles

• Garantir la continuité du service public en cas d’absence : remplacement de l’agent en charge du suivi des demandes et interventions (E-Atal / Atal).

Secrétariat du Service Logistique

• Assurer la gestion administrative et organisationnelle du service Logistique

Gestion administrative du service

• Traiter le courrier entrant et sortant du service.
• Rédiger et suivre les comptes rendus, courriers, notes et supports de présentation.
• Assurer le secrétariat téléphonique du Responsable de service.
• Gérer les agendas, organiser et préparer les réunions.
• Apporter un appui à la gestion administrative des marchés publics.

Gestion des ressources humaines

• Assurer le suivi des habilitations, formations et attestations des agents du service.

Outils métiers

• Administrer les comptes Atal et E-Atal pour le service Logistique.

Profil

Diplôme de secrétariat/assistanat administratif

• Compétences :
• Capacité d’initiative
• Qualités relationnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Polyvalence
• Connaissances requises :
• Maîtrise de l’outil informatique : de base le Pack office (Excel, Word, Outlook, PPT..) afin de concevoir et mettre à jour des outils de suivi.
• Connaissance du logiciel Atal apprécié
• Bon niveau d’orthographe, des qualités rédactionnelles et une capacité de synthèse
• Connaissance appréciée de l’environnement territorial

Rejoignez les équipes de la Ville de Guyancourt

Poste à pourvoir par voie statutaire (mutation, détachement ou intégration) ou par voie contractuelle

La ville de Guyancourt vous propose :

• Une rémunération comprenant IFSE, CIA et prime annuelle pour les permanents
• Participation aux frais de transport à hauteur de 75% et/ou un forfait mobilités durables si vous utilisez votre vélo personnel, une trottinette ou le covoiturage
• Participation employeur mutuelle et garantie maintien de salaire
• 25 jours annuels + 15 jours de RTT (temps complet 37H30)
• CNAS et Amicale du personnel (lorsque les conditions sont remplies) vous proposent des activités sportives telles que du badminton, course à pied ou marche nordique en forêt, natation et musculation par l’Amicale du personnel, des actions culturelles, CESU, chèques vacances, …
• Cadre de vie dynamique et agréable : réseau de bus dans toute la ville, RER C station St Quentin en Yvelines, nombreuses pistes cyclables et prochainement le métro M18, de grands espaces verts répartis à travers la commune : parcs, jardins, squares et forêt de la Minière.

Vous pouvez déposer votre lettre de motivation et votre CV par mail à recrutement@ville-guyancourt.fr ou par courrier : Monsieur le Maire 14 rue Ambroise Croizat – BP 32 78041 Guyancourt Cedex